Eine gemeinsame Lösung für komplexe Prozesse

Lyse ist ein norwegischer Konzern für Energie und Telekommunikation. Das Unternehmen versorgt Privat- und Geschäftskunden unter anderem mit Strom, Internet, TV und weiteren Dienstleistungen.

In einer Phase starken Wachstums und tiefgreifender organisatorischer Veränderungen sah sich Lyse AS mit einem wachsenden Bedarf konfrontiert, seine Abstimmungs- und Dokumentationsprozesse zu standardisieren und zu automatisieren. Als großer Konzern mit einer umfangreichen internen Rechnungsfunktion war es nicht ungewöhnlich, dass fragmentierte Arbeitsabläufe und unterschiedliche individuelle Herangehensweisen zu Herausforderungen führten. Gleichartige Prozesse wurden teils unterschiedlich bearbeitet. Das kostete unnötig Zeit und Ressourcen.

Gleichzeitig arbeitete der Konzern daran, die interne Zusammenarbeit zu stärken. Auch die Abstimmung mit dem externen Abschlussprüfer sollte effizienter werden.

– „Es war notwendig, dass wir uns auf eine gemeinsame Lösung einigen, um flexibler zu werden, unsere Arbeit zu vereinfachen und Zeit freizusetzen“,erklärt Jørgen Simonsen, Leiter Konzernrechnungswesen bei Lyse.

Mit der stetig steigenden Arbeitsbelastung in der Rechnungsabteilung wurde es immer wichtiger, zeitaufwendige Aufgaben zu automatisieren.

Mit der wachsenden Arbeitsbelastung in der Rechnungsabteilung wurde es immer wichtiger, zeitaufwendige Aufgaben zu automatisieren.“

Warum Trintech Adra?

Auf der Suche nach einer Automatisierungslösung sprach Lyse mit mehreren Anbietern und holte auch Erfahrungen aus dem eigenen Rechnungswesen ein. Das Ziel war zweigeteilt: ein Tool zu finden, mit dem sich Prozesse beschreiben und überwachen lassen, und gleichzeitig die Arbeit bei Abstimmung und Dokumentation zu vereinfachen.

Ein wichtiger Treiber war die übergeordnete Vision des Konzerns, Technologie gezielt einzusetzen, um das Unternehmen für weiteres Wachstum aufzustellen.

– „Mit der stetig steigenden Arbeitsbelastung in der Rechnungsabteilung war es entscheidend, zeitaufwendige Aufgaben zu automatisieren“, sagt Simonsen.

Am Ende entschied sich Lyse für die Adra Suite von Trintech. Ausschlaggebend waren gute interne Erfahrungen und die Fähigkeit der Lösung, den Bedarf des Konzerns mit einer integrierten, benutzerfreundlichen und effizienten Plattform für Abstimmung und Dokumentation zu erfüllen.

Teamarbeit durch den gesamten Prozess

Die Implementierung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit den Beratern von Trintech. Von Beginn an stand Lyse ein dedizierter Consultant zur Seite, der die Anforderungen und Arbeitsabläufe des Unternehmens genau verstand. Seine Erfahrung und der Austausch bewährter Methoden aus anderen Kundenprojekten sorgten für einen reibungslosen Übergang und schnelle erste Erfolge.

– „Trintech war während des gesamten Prozesses ein geduldiger und verlässlicher Partner. Wir haben Unterstützung dabei erhalten, unsere Integrationen und Lösungen weiterzuentwickeln“ – Simonsen.

So verändert Trintech Adra den Arbeitsalltag

Lyse nutzt Adra Balancer und Adra Matcher inzwischen seit etwas mehr als einem Jahr. Rund 30 Mitarbeitende aus dem Rechnungswesen sowie die Rechnungswesenleitung, das Konzernrechnungswesen-Team und externe Prüfer arbeiten aktiv mit den Lösungen. Adra Balancer wird für die Abstimmung und Dokumentation aller Bilanzkonten eingesetzt. Adra Matcher automatisiert den Abgleich von Transaktionen und die Abstimmung konzerninterner Posten.

Die vollständige Integration in Microsoft Dynamics 365 sorgt für einen durchgängigen und reibungslosen Datenfluss.

Mehr Zeit, bessere Zusammenarbeit und klarere Prozesse

Die Einführung von Adra hat bei Lyse konkrete Ergebnisse gebracht:

• Effiziente Kommunikation mit dem Wirtschaftsprüfer: Die Dokumentation ist jederzeit leicht verfügbar und vollständig nachvollziehbar.
• Bessere zusammenarbeit: Einheitliche Prozesse erleichtern die Abstimmung sowohl horizontal als auch vertikal in der Organisation.
• Flexibilität und Transparenz: Sowohl das Buchhaltungs-Team als die Vorgesetzten haben heute deutlich mehr Transparenz über Status und Dokumentation. Das verbessert die Kontrolle, unterstützt die Priorisierung und macht die Nachverfolgung von Abstimmungsprozessen effizienter.

– „Mit Adra Matcher verschwenden wir keine Zeit mehr damit, Abweichungen zu suchen – die Antwort liegt bereits vor“- Simonsen.

Das Team erlebt außerdem eine gleichmäßigere Auslastung, und die Vorteile der Automatisierung wachsen mit der Zeit weiter.

Weitere Integration und Optimierung

Lyse blickt klar in die Zukunft und plant, Adra weiter auszubauen. Dazu gehören eine erweiterte Integration mit Drittanbietersystemen, ein noch breiterer Einsatz von Matcher für weitere Abstimmungsarten sowie strukturierte und effiziente Arbeitsabläufe über mehrere Abteilungen hinweg mithilfe von Adra Task Manager.

„Nehmen Sie sich die Zeit, die Möglichkeiten der Lösung wirklich zu verstehen, und formulieren Sie klare Erwartungen an die Anwender. Dann holen Sie das Maximum aus Ihrer Investition heraus“, rät Simonsen.

Eine Investition, die sich auszahlt

Für Lyse hat sich die Investition in Adra schnell bezahlt gemacht. Zeitersparnis, schlankere Prozesse und mehr operative Flexibilität haben die Kapazitäten der Rechnungsabteilung gestärkt und das Unternehmen besser für weiteres Wachstum und Entwicklung aufgestellt.

In einer Branche, in der Zeit knapp ist, lohnt sich jede Maßnahme, die unnötigen Aufwand reduziert. Viele sind überrascht, wie effizient sich Aufgaben mit Adra erledigen lassen.“

Jørgen Simonsen

Leiter Konzernrechnungswesen bei Lyse