Seit mehr als 20 Jahren arbeitet ein führender regionaler Krankenversicherer mit Trintech zusammen, um Treasury-Prozesse zu automatisieren und die Abstimmung großer Transaktionsvolumen zu vereinfachen. Heute verarbeitet das Treasury-Team monatlich mehr als 10.000 Transaktionen mit Trintech. So kann ein schlankes Team die Genauigkeit der Finanzdaten sicherstellen und zugleich die laufende digitale Transformation des Unternehmens unterstützen.

Im Zuge der Modernisierung seiner Finanztechnologie mit Workday hat das Unternehmen seine Automatisierungsstrategie erweitert: Es führte den Workday Connector von Trintech ein und gehörte zu den ersten Anwendern von Beacon, dem integrierten KI-Assistenten von Trintech. Gemeinsam ermöglichen diese Lösungen kontinuierliche Abstimmungen, einen schnelleren Zugriff auf Finanzdaten und eine frühere Erkennung von Problemen im Finanzabschluss. Zugleich reduzieren sie den Verwaltungsaufwand und schaffen eine Grundlage für zunehmend autonom gesteuerte Finanzprozesse.

„Wir möchten beim Thema KI möglichst früh dabei sein. Zum Glück haben wir Partner wie Trintech, die bereits viel Vorarbeit geleistet haben. Wir müssen die Lösung nicht selbst entwickeln oder herausfinden, wie alles funktioniert.“

Die Herausforderung

Bevor das Unternehmen Trintech einführte, liefen die Kontenabstimmungen vollständig über Tabellen. Die Treasury-Mitarbeitenden luden Banktransaktionen und Buchungsdaten manuell herunter, verglichen die Daten in Excel und untersuchten Abweichungen von Hand. Mit steigenden Transaktionsvolumen wurde dieser zeitaufwendige Prozess immer schwieriger.

„Wir haben alle Kontenabstimmungen in Excel vorgenommen. Der Prozess war sehr manuell: Wir haben die Banktransaktionen in eine CSV-Datei heruntergeladen, anschließend die Buchungsdaten exportiert und beides miteinander verglichen.“

Die Komplexität ging über das Transaktionsvolumen hinaus. Die Finanzdaten stammten aus verschiedenen Systemen und lagen in unterschiedlichen Formaten und Strukturen vor. Das machte die Abstimmung zunehmend arbeitsintensiv.

„In unserer Branche gibt es sehr große Datenmengen. Die Daten aus dem ERP-System sind anders strukturiert als die Bankdaten.“

Mit dem Wachstum des Unternehmens stieg auch der Bedarf an einer Lösung, die höhere Volumen bewältigen kann, ohne dass dafür das Team entsprechend wachsen muss.

Ein verlässlicher Partner bei der digitalen Transformation

Der führende regionale Krankenversicherer nutzt Trintech bereits seit 2005, um Kontenabstimmungen für Zahlungskonten und den Transaktionsabgleich zu automatisieren. Im Rahmen seiner jüngsten Modernisierung der Finanzprozesse prüfte das Unternehmen auch andere Lösungen für Kontenabstimmungen. Am Ende entschied es sich, die Partnerschaft mit Trintech fortzusetzen.

Ausschlaggebend waren die bewährte Fähigkeit von Trintech, große Abstimmungsvolumen zu bewältigen, die fundierte Kenntnis der bestehenden Systemlandschaft und die kontinuierlichen Investitionen in Innovationen.

„Trintech kann große Volumen bei Kontenabstimmungen und beim Transaktionsabgleich hervorragend bewältigen.“

Kontinuierliche Kontenabstimmungen mit Workday

Im Zuge der Workday-Einführung integrierte der Krankenversicherer den Workday Connector von Trintech. Dadurch entfielen die monatlichen Exporte der Buchungsdaten – und die Kontenabstimmungen veränderten sich grundlegend.

Früher mussten die Buchungsdaten einmal im Monat aus Workday exportiert werden, bevor die Abstimmungen beginnen konnten. Heute werden die Daten täglich automatisch synchronisiert. Transaktionen lassen sich dadurch laufend abgleichen, statt bis zum Monatsende zu warten.

Das hat auch den Finanzabschluss verändert. Statt Probleme erst nach Ende der Buchungsperiode zu entdecken, erkennen Treasury-Analystinnen und -Analysten fehlende oder fehlerhafte Buchungen im Laufe des Monats. So bleibt den Teams Zeit, sie zu beheben, bevor sie den Finanzabschluss beeinträchtigen.

„Ich kann Fehler und Versäumnisse erkennen, bevor daraus größere Probleme werden. Wenn ich sehe: ‚Dieser Eintrag wurde nicht gebucht, obwohl er hätte gebucht werden müssen‘, kann ich die zuständige Person direkt darauf hinweisen.“

Da im Laufe des Monats mehr Transaktionen abgeglichen werden, bleiben zum Periodenende weniger Ausnahmen offen. Das Team kann Kontenabstimmungen schneller freigeben und muss weniger Zeit für die Untersuchung von Abweichungen aufwenden.

„Zum Monatsende sind bereits mehr Positionen abgeglichen. Außerdem gibt es weniger Ausnahmen zu untersuchen, weil wir Fehler früher erkennen.“

Mit KI von Trintech auf dem Weg zu autonom gesteuerten Finanzprozessen

Der führende Krankenversicherer baut seine Automatisierungsstrategie weiter aus und gehörte zu den ersten Unternehmen, die Beacon von Trintech im Rahmen ihrer umfassenderen KI-Initiative erproben. Beacon ersetzt keine bestehenden Prozesse, sondern hilft dabei, viele Verwaltungsaufgaben zu vereinfachen, die das Treasury-Team bisher viel Zeit gekostet haben.

Besonders hilfreich ist die Fähigkeit von Beacon, vorhandene Dokumentationen zu Kontenabstimmungen zu analysieren und passende Abgleichsregeln vorzuschlagen.

„Erst gestern habe ich herausgefunden, dass ich eine Tabelle hochladen kann und Beacon daraufhin Abgleichsregeln vorschlägt.“

Das reduziert den Aufwand für die Einrichtung neuer Abstimmungen erheblich – besonders für ein Team, das über viele Jahre umfangreiches internes Wissen aufgebaut hat.

„Statt sich daran erinnern zu müssen, wo man Zugriffsrechte vergibt, kann man den KI-Assistenten einfach fragen, wie das geht.“

Während das Unternehmen die Automatisierung weiter ausbaut, soll Beacon künftig die Einarbeitung beschleunigen, den Konfigurationsaufwand senken und die Verwaltung der Plattform weiter vereinfachen.

Ergebnisse

Kontinuierliche statt monatliche Kontenabstimmungen: Die tägliche Synchronisierung zwischen Workday und Trintech ermöglicht Abstimmungen, sobald Transaktionen anfallen. Dadurch lassen sich Kontenabstimmungen schneller freigeben und der Finanzabschluss reibungsloser durchführen.

„Die Freigaben erfolgen jetzt viel schneller – deutlich früher als zuvor.“

Finanzielle Probleme früher erkennen: Das Treasury-Team findet fehlende Buchungen und Ausnahmen bei Kontenabstimmungen im Laufe des Monats und kann sie beheben, bevor sie den Finanzabschluss beeinträchtigen.

„Der Workday Connector hilft uns, Daten schneller und genauer in Trintech zu übernehmen.“

Höhere Genauigkeit der Finanzdaten: Der laufende Zugriff auf aktuelle Buchungsdaten verbessert die Übersicht über die Zahlungsströme und reduziert unerwartete Abweichungen zum Monatsende.

„Es ist sehr hilfreich, dass unsere Buchungsdaten jetzt genauer sind.“

Wachstum ohne entsprechendes Personalwachstum: Der Erfolg zeigt sich besonders an der Skalierbarkeit. Obwohl das Unternehmen monatlich mehr als 10.000 Transaktionen verarbeitet, kann es weiter wachsen, ohne das Treasury-Team im gleichen Maß zu vergrößern.

„Wenn wir unsere Prozesse ausschließlich manuell in Excel erledigen würden, wäre das unmöglich. Unser Team müsste fünfmal so groß sein wie heute.“

Die Automatisierung hilft dem Unternehmen außerdem, zusätzliche Aufgaben zu übernehmen, ohne jede frei werdende Stelle neu zu besetzen.

„Wenn Menschen in den Ruhestand gehen oder das Unternehmen verlassen, müssen wir ihre Stellen nicht immer neu besetzen. Trintech hilft uns, Aufgaben anders zu verteilen.“

Gut auf den Einsatz von KI vorbereitet: Beacon befindet sich noch in einer frühen Phase. Der Krankenversicherer sieht KI jedoch als nächsten Schritt in der Automatisierung von Treasury-Prozessen. Sie soll manuelle Arbeit weiter reduzieren und die Produktivität steigern.

„Wir haben mit Beacon von Trintech bereits viele gute Ergebnisse erzielt und sind gespannt, was als Nächstes kommt.“

Ausblick

Nach mehr als zwei Jahrzehnten der Zusammenarbeit baut das Unternehmen seine Investitionen in die Automatisierung weiter aus. Automatisierte Kontenabstimmungen, die kontinuierliche Anbindung an das ERP-System über den Workday Connector und neue KI-Funktionen mit Beacon verändern die Treasury-Prozesse: Aus einem reaktiven Monatsabschluss wird ein kontinuierlicher, intelligenter Arbeitsablauf.

Das Ergebnis: Das Finanzteam verbringt weniger Zeit mit dem Abgleich von Transaktionen und kann sich stärker auf Aufgaben konzentrieren, die einen strategischen Beitrag leisten.