So beseitigen Sie Engpässe im Finanzabschluss

Der Monatsabschluss gehört zu den wichtigsten wiederkehrenden Aufgaben im Finanzwesen. Konten müssen abgestimmt, Finanzdaten geprüft und Ergebnisse für Reporting und Audit vorbereitet werden. Gleichzeitig stehen Finance Teams jeden Monat unter hohem Zeitdruck.

Fehlende Daten, uneinheitliche Prozesse, unklare Zuständigkeiten und zahlreiche manuelle Arbeitsschritte können den Abschluss unnötig verzögern. Gerade wenn mehrere Systeme, Gesellschaften oder Standorte beteiligt sind, wird schnell deutlich, wo Prozesse an ihre Grenzen stoßen.

Welche Probleme treten besonders häufig auf? Wir zeigen sechs typische Fehler beim Monatsabschluss – und wie Finance Teams sie vermeiden können.

1. Unklare Abläufe und Zuständigkeiten

Das Problem:
Wenn nicht eindeutig definiert ist, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen und wer dafür verantwortlich ist, entstehen Verzögerungen. Abhängigkeiten werden zu spät erkannt, Aufgaben bleiben liegen und wichtige Schritte müssen kurzfristig nachgeholt werden.

Die Lösung:
Stellen Sie klare Dokumentation und Schulungen zu Ihrem Monatsabschlussprozess bereit. Neue Mitarbeitende, Vertretungen und funktionsübergreifende Beteiligte sollten alle einen klaren Überblick darüber haben, wie und wann ihr Beitrag benötigt wird.

2. Uneinheitliche Abschlussprozesse

Das Problem:
Unterschiedliche Teams, Standorte oder Gesellschaften arbeiten häufig nach eigenen Abläufen. Das erschwert nicht nur die Steuerung des Monatsabschlusses, sondern auch dessen Optimierung. Gleichzeitig wird es schwieriger, einheitliche Kontrollen und verlässliche Ergebnisse sicherzustellen.

Die Lösung:
Standardisieren Sie wiederkehrende Abläufe und schaffen Sie einen klar definierten Abschlussprozess. Einheitliche Workflows, Checklisten und Vorlagen helfen dabei, Aufgaben konsistent auszuführen und gleichzeitig unterschiedliche Geschäfts- und Compliance-Anforderungen zu berücksichtigen.

3. Fehlende oder schwer zugängliche Daten

Das Problem:
Finanzdaten liegen häufig in unterschiedlichen ERP-Systemen, Nebenbüchern, Tabellen oder anderen Datenquellen. Müssen Mitarbeitende Informationen manuell zusammentragen, prüfen und aufbereiten, kostet das wertvolle Zeit und erhöht das Fehlerrisiko.

Die Lösung:
Verbinden Sie relevante Systeme und automatisieren Sie die Datenübertragung, wo immer dies möglich ist. Dadurch stehen benötigte Informationen schneller und konsistenter zur Verfügung und Finance Teams verbringen weniger Zeit mit manueller Datenaufbereitung.

4. Dokumente und Nachweise sind über verschiedene Systeme verteilt

Das Problem:
Belege, Vorlagen, Abstimmungen und andere Dokumente befinden sich häufig in unterschiedlichen Ordnern, E-Mail-Postfächern oder lokalen Dateien. Mitarbeitende verlieren dadurch Zeit mit der Suche nach Informationen. Gleichzeitig wird es schwieriger, Änderungen und Freigaben nachzuvollziehen.

Die Lösung:
Bündeln Sie relevante Dokumente und Nachweise an einem zentralen Ort. Dadurch greifen alle Beteiligten auf dieselben Informationen zu und können schneller nachvollziehen, welche Unterlagen aktuell sind. Das erleichtert auch die Vorbereitung auf Audits.

5. Fehlende Transparenz über den Abschlussstatus

Das Problem:
Ohne einen zentralen Überblick lässt sich nur schwer erkennen, welche Aufgaben bereits abgeschlossen sind, wo Verzögerungen auftreten und welche Teams Unterstützung benötigen. Besonders bei mehreren Gesellschaften oder verteilten Teams kann dies schnell zum Engpass werden.

Die Lösung:
Schaffen Sie einen zentralen Überblick über Aufgaben, Fristen, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten. Dashboards und automatisierte Statusinformationen helfen Finance Teams, Verzögerungen frühzeitig zu erkennen und gezielt gegenzusteuern.

6. Zu starke Abhängigkeit von Excel und manuellen Prozessen

Das Problem:
Excel ist flexibel und aus vielen Finanzabteilungen nicht wegzudenken. Bei komplexen Abschlussprozessen stößt es jedoch schnell an seine Grenzen. Manuelle Eingaben erhöhen das Fehlerrisiko, verschiedene Dateiversionen erschweren die Zusammenarbeit und Freigaben lassen sich nur eingeschränkt nachvollziehen.

Die Lösung:
Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben und verlagern Sie zentrale Abschlussprozesse in eine dafür entwickelte Lösung. Dadurch lassen sich manuelle Arbeitsschritte reduzieren, Kontrollen standardisieren und Prozesse besser nachvollziehen.

Wie Trintech den Monatsabschluss unterstützt

Die Finanzabschluss-Software von Trintech von Trintech unterstützet Unternehmen dabei, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren, Prozesse zu standardisieren und mehr Transparenz über den gesamten Abschluss zu schaffen.

1. Klare Workflows für den gesamten Abschlussprozess

Konfigurierbare Workflows führen Mitarbeitende strukturiert durch ihre Aufgaben. Verantwortlichkeiten, Fristen und Abhängigkeiten sind klar definiert. Dadurch lassen sich bewährte Prozesse leichter im gesamten Unternehmen etablieren und neue Teammitglieder schneller einarbeiten.

2. Automatisierte Datenerfassung und integrierte Systeme

Trintech lässt sich in ERP-Systeme, Nebenbücher und weitere relevante Datenquellen integrieren. Finanzdaten können dadurch automatisiert erfasst und validiert werden. Das reduziert die manuelle Datenaufbereitung und schafft eine verlässlichere Grundlage für den Monatsabschluss.

3. Transparenz über den aktuellen Abschlussstatus

Dashboards und Reporting-Funktionen zeigen, welche Aufgaben abgeschlossen sind, wo Verzögerungen auftreten und wo Handlungsbedarf besteht. Finance Teams und Führungskräfte erhalten dadurch einen aktuellen Überblick und können schneller reagieren.

4. Zentrale Dokumentation

Abstimmungen, Journalbuchungen, Belege und Prüfvermerke lassen sich zentral verwalten. Statt Informationen jeden Monat erneut in Ordnern, Tabellen und E-Mails zu suchen, stehen die benötigten Unterlagen direkt im jeweiligen Prozess zur Verfügung.

5. Einheitliche Prozesse über Teams und Gesellschaften hinweg

Standardisierte Workflows helfen Unternehmen, den Finanzabschluss über verschiedene Teams, Standorte und Gesellschaften hinweg einheitlich zu steuern. Gleichzeitig können lokale Anforderungen berücksichtigt werden. Das schafft mehr Konsistenz und erleichtert die zentrale Kontrolle des Abschlusses.

6. Weniger manuelle Arbeit in Excel und bessere Nachvollziehbarkeit

Automatisierte Prozesse und integrierte Kontrollen reduzieren die Abhängigkeit von Excel und einzelnen Dateien. Aufgaben, Änderungen und Freigaben bleiben nachvollziehbar dokumentiert – eine wichtige Grundlage für interne Kontrollen und Audits.

Ein strukturierter Monatsabschluss schafft Zeit für wichtigere Aufgaben

Ein effizienter Monatsabschluss bedeutet nicht nur, schneller fertig zu werden. Entscheidend ist, einen Prozess zu schaffen, der verlässlich, transparent und skalierbar ist.

Klare Verantwortlichkeiten, standardisierte Abläufe, integrierte Daten und Automatisierung helfen Finance Teams dabei, Fehlerquellen zu reduzieren und Engpässe frühzeitig zu erkennen. Gleichzeitig bleibt mehr Zeit für Aufgaben, bei denen die Expertise des Teams wirklich gefragt ist – etwa Analysen, die Bewertung von Ergebnissen und die Unterstützung strategischer Entscheidungen.Diese Fehler sind kein Zeichen des Scheiterns – sie zeigen vielmehr, dass Ihr Team über informelle Methoden hinausgewachsen ist. Indem Sie diese sechs Punkte angehen, gelangen Sie zu einem schnelleren und zuverlässigeren Monatsabschluss. Ein Prozess, der die Transparenz verbessert, Risiken reduziert und Zeit für wertvolle Aufgaben wie Analyse und Strategieentwicklung schafft.

Erfahren Sie, wie Trintech Unternehmen dabei unterstützt, ihren Finanzabschluss zu standardisieren, zu automatisieren und effizienter zu gestalten.

Autorin: Lindsay Rose