Die Kontenabstimmung im Rechnungswesen umfasst den Vergleich zweier Aufzeichnungen einer Transaktion oder einer anderen Finanzaktivität, um deren Übereinstimmung sicherzustellen. Ziel der Abstimmung ist es, Fehler, Versäumnisse und Unstimmigkeiten aufzudecken und die Richtigkeit der Unternehmensbuchhaltung zu gewährleisten. Die Lohnabstimmung ist der Prozess des Informationsabgleichs zur Mitarbeitervergütung, in welchem deren Richtigkeit geprüft wird.

Definition der Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird allgemein als der Vergütungsprozess von Mitarbeitern für ihre Leistungen definiert. Sie umfasst jedoch mehr als nur die Auszahlung von Gehalts- oder Stundenlohnzahlungen. Sie beinhaltet die Berechnung des Bruttogehalts, den Abzug von Lohnsteuer sowie anderen Abgaben, die Berücksichtigung der dem Mitarbeiter zustehenden Sozialleistungen, die Erstellung einer Gehaltsabrechnung mit detaillierter Aufstellung des Nettobetrags und – heutzutage gängig – die direkte Überweisung des Nettobetrags auf das Bankkonto des Mitarbeiters.

Kurz: Die Lohn- und Gehaltsabrechnungsprüfung stellt sicher, dass die Vergütung des Mitarbeiters korrekt ist und pünktlich ausgezahlt wird. Sie trägt außerdem dazu bei, dass die Finanzberichte zur allgemeinen wirtschaftlichen Lage des Unternehmens korrekt sind und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen sowie die korrekte Abführung der Steuersätze gewährleistet sind.

Typischer Lohnabstimmungsprozess

Auch wenn der genaue Ablauf von Unternehmen zu Unternehmen etwas variieren kann, beschreiben die folgenden Schritte im Kern den Prozess der Lohnabrechnungsabstimmung:

Schritt 1: Überprüfen Sie das Lohnregister

Das Lohnregister enthält Details zur Lohnabrechnung der Mitarbeiter während eines bestimmten Abrechnungszeitraums. Dazu gehören grundlegende Informationen wie Namen, Abteilungen, Personalnummern usw. Das Register sollte außerdem das Datum des Abrechnungszeitraums, die von jedem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden, den Stundenlohn, Sozialleistungen, Abzüge sowie Brutto- und Nettolohn enthalten.

Achten Sie bei der Überprüfung des Lohnregisters auf Unstimmigkeiten, wie z. B. eine ungewöhnlich hohe Anzahl geleisteter Arbeitsstunden, einen Abteilungswechsel, eine Erhöhung des Stundenlohns usw.

Schritt 2: Stundenzettel genehmigen

Der nächste Schritt im Abgleichprozess ist die Prüfung und Genehmigung der Stundenzettel der Mitarbeiter. Dabei wird geprüft, ob die geplante Arbeitszeit mit der geleisteten Arbeitszeit übereinstimmt. Bei der Prüfung der Stundenzettel ist es wichtig, alle Abwesenheiten zu erfassen, egal ob bezahlt oder unbezahlt, geplant oder ungeplant.

Hinweis: Die meisten Unternehmen nutzen heutzutage Lohnabrechnungssoftware, die im Vergleich zum manuellen Abgleich von Stundenzetteln in Papierform oder Excel-Tabellen viel Zeit spart

Schritt 3: Gehaltssätze prüfen

Der nächste Schritt im Lohnabrechnungsprozess ist die Überprüfung der Stundensätze aller Mitarbeiter. Stundensätze gelten sowohl für Angestellte mit festem Gehalt als auch für Stundenlohnempfänger. Dabei ist zu prüfen, ob ein Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung erhalten hat, ob Schichtzulagen gezahlt und ob Überstunden geleistet wurden. Falls einer dieser Punkte zutrifft, muss sichergestellt werden, dass diese Angaben im Lohnregister korrekt erfasst sind.

Schritt 4: Abzüge prüfen

Stellen Sie sicher, dass die Lohnsteuer und alle anderen anfallenden Abzüge korrekt erfasst und vom Gehalt des Mitarbeiters einbehalten werden. Typische gesetzliche Abzüge umfassen Lohnsteuer, Beiträge zu Versicherungen oder anderen Sozialleistungen, Rentenbeiträge oder -versicherung und mehr. Je nach Unternehmen können weitere Abzüge anfallen.

Schritt 5: Reichen Sie Ihre Gehaltsabrechnung ein.

Sobald alle Gehaltsdaten sorgfältig geprüft wurden, kann die Gehaltsabrechnung eingereicht werden. Unabhängig davon, ob Sie Gehaltsschecks ausstellen oder per Überweisung zahlen, sollten Sie nun sicher sein, dass die Vergütung für jeden Mitarbeiter korrekt ist und alle Angaben auf den Gehaltsabrechnungen stimmen.

Schritt 6: Im Hauptbuch eintragen

Der letzte Schritt im Lohnabrechnungsprozess ist die Erfassung der Lohn- und Gehaltszahlungen im Hauptbuch Ihres Unternehmens. Im Hauptbuch werden Finanztransaktionen in Vermögen, Verbindlichkeiten, Kapital, Erträge und Aufwendungen unterteilt. Mitarbeiterlöhne werden als Aufwand verbucht, Abzüge hingegen als Gutschriften.

Fazit

Zwar fügt die Lohnabstimmung dem Lohnabrechnungsprozess einen zusätzlichen Schritt hinzu, jedoch lohnt sich der Aufwand: Er trägt dazu bei, Probleme in der Lohnabrechnung zu vermeiden, die Genauigkeit der Buchhaltung sicherstellt und einen reibungslosen Finanzabgleich zu ermöglichen. Dabei kann die manuelle Durchführung des Finanzabgleichs sehr arbeitsintensiv sein, weshalb sich viele Unternehmen für die Vereinfachung durch die Finanzabgleichssoftware von Trintech entscheiden.