Ralph Lauren verkürzt Abstimmungsprozesse um über 90 % und reduziert Kassenabweichungen deutlich
Case Study
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Was passiert, wenn ein globales Retail-Unternehmen seine Abstimmungsprozesse konsequent automatisiert? Bei Ralph Lauren wurden Kassen- und Bankdaten lange manuell abgeglichen – ein zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess. Mit Trintech automatisierte das Unternehmen diese Abläufe, verkürzte die Abstimmungszeit um über 90 % und reduzierte Kassenfehlbeträge deutlich.
Warum Automatisierung notwendig war
In den Polo Ralph Lauren Stores wurden Kassen- und Bankdaten manuell abgestimmt: Die Kassendaten des Vortages wurden täglich mit den Bankeinzahlungen verglichen und notwendige Anpassungen im Hauptbuch verbucht.
Dieser ressourcenintensive und fehleranfällige Prozess führte zu Verzögerungen im Monatsabschluss. Abweichungen wurden häufig erst spät erkannt und nicht konsequent weiterverfolgt.
Neben der Optimierung der Abstimmungsprozesse in der Zentrale verfolgte das Management weitere Ziele:
- Reduzierung von Verlusten durch Fehler und Betrug
- Bessere Transparenz über Store-Performance
- Aussagekräftigere Reports für Filial- und Bezirksleitungen
- Höhere Kontrolle über Bargeldkonten
- Schnellere Monats- und Periodenabschlüsse
- Minimierung von Risiken durch Inventurdifferenzen und Datenabweichungen
Die Entscheidung für Trintech
Ralph Lauren entschied sich für die Abstimmungslösung von Trintech, um Prozesse zu automatisieren, zeitnahe Managementberichte bereitzustellen und die Bearbeitung von Abweichungen deutlich effizienter zu gestalten. Bereits in der ersten Implementierungsphase wurden 260 Filialen und 44 Bankkonten integriert. Zu den zentralen Funktionen gehörten die tägliche Überprüfung der Zahlungseingänge sowie die automatisierte Erkennung von Unstimmigkeiten – für eine schnelle Klärung und höhere Prozesssicherheit.
Trintech hat unser Reporting spürbar verändert. Wir erstellen zahlreiche individuelle Berichte und teilen sie schnell mit unseren Stores, Bezirksleitern und den internen Prüfstellen. Das Management schätzt diese Informationen sehr und verlässt sich zunehmend darauf. Außerdem ist unsere Performance jederzeit transparent und nachvollziehbar.“
Die Lösung im Einsatz
Seit der Einführung unterstützt die Lösung das Accounting für alle unternehmenseigenen Stores. Die Ergebnisse sind messbar: Monatliche Kassenfehlbeträge wurden um mehrere Tausend Dollar reduziert. Der Zeitaufwand für die Abstimmung sank von vier Wochen mit zahlreichen manuellen Prozessschritten auf eine tägliche Abstimmung durch eine einzelne Person.
Auch der Monatsabschluss wurde verkürzt, da O&S-, NSF- und Bankgebühreninformationen automatisiert exportiert und direkt ins Hauptbuch hochgeladen werden können. Darüber hinaus profitieren das Unternehmen und das Management von zeitnahen Berichten, der sofortigen Benachrichtigung bei Bargeldabweichungen sowie der Einhaltung interner und regulatorischer Anforderungen in Bezug auf Audit, Rechenschaftspflicht und Reporting.
Über Ralph Lauren
Die Ralph Lauren Corporation ist ein börsennotiertes US-amerikanisches Unternehmen mit Sitz in New York. Seit der Gründung im Jahr 1967 steht die Marke für hochwertige Mode, Accessoires, Düfte und Wohnartikel im Premiumsegment. Heute betreibt Ralph Lauren weltweit 400 eigene Stores, 500 Shop-in-Shop-Flächen sowie sieben E-Commerce-Websites und zählt zu den bekanntesten Marken der Modebranche.
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