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Wie man genaue und effiziente “Top-Sided Journal Entries” in SAP BPC & S/4Hana sicherstellt

Viele Unternehmen arbeiten als Muttergesellschaft (oder Holdinggesellschaft) mit mehreren Tochtergesellschaften. In solchen Firmen gibt es Anpassungen, die von der Muttergesellschaft in der Buchhaltung ihrer Tochtergesellschaften während der Erstellung der konsolidierten Jahresabschlüsse vorgenommen werden. Diese Praxis wird als „Top-Sided Journal Entry“ (Top-Down-Buchung) bezeichnet und ist im Rahmen der allgemein akzeptierten Buchhaltungsgrundsätze (Generally Accepted Accounting Principles (GAAP)) erlaubt. Es ist eine völlig legitime Praxis, einen Teil der Einnahmen oder Ausgaben der Muttergesellschaft ihren Tochtergesellschaften zuzuordnen, um die Geschäftstätigkeit genau widerzuspiegeln. Sie kann jedoch auch zur unzulässigen Reduzierung von Passivkonten, zur Erhöhung der Einnahmen oder zur Senkung der Ausgaben verwendet werden.

In der Regel werden diese Anpassungen von den Unternehmen nach der Konsolidierung von Journalen oder Hauptbüchern und unmittelbar vor der Erstellung der Jahresabschlüsse erfasst. Sie spiegeln sich auch nicht zwangsläufig in den Haupt- und Nebenbüchern eines Unternehmens wider, da dies nach dem Ende der Periode geschehen kann. CFOs sollten darüber nachdenken, welche Kontrollen vorhanden sind, um das Unternehmen vor solchen Risiken zu schützen.

Trintech hilft vielen Firmen, die Kontrollen zu verbessern und manuelle Schritte rund um die Buchung von Top-Down-Journalbuchungen in Konsolidierungs- oder Offenlegungsmanagementsystemen zu automatisieren, um das wesentliche Risiko von Falschangaben in der Finanzberichterstattung zu reduzieren.

Das unten stehende Diagramm zeigt den typischen Ablauf, den Firmen für die Buchung von Top-Down-Journaleinträgen häufig verwenden:

  1. Manuelle Abstimmung von Hauptbuch und Nebenbüchern und Buchung von Journalbuchungen (JE) mithilfe von benutzerdefinierten hausinternen Tools während der gesamten Buchungsperiode
  2. Haupt- und Nebenbücher von Tochtergesellschaften in Konsolidierungssysteme wie SAP® BPC oder S/4HANA konsolidieren (mit integriertem Konsolidierungssystem)
  3. Einholen der Genehmigung für die Erstellung von Top-Down-Journalbuchungen per E-Mail oder durch einen häufig nicht standardisierten Genehmigungsprozess vom Führungsteam; Manuelle Buchung von Top-Down-Buchungen im Konsolidierungssystem unter Umgehung von Haupt- und Nebenbüchern
  4. Finanzberichte erstellen

Wie Sie sehen, erhöht dieser manuelle Ansatz nicht nur die Betriebskosten, sondern auch das Risiko wesentlicher Falschangaben aufgrund des Mangels an adäquaten Kontrollen bei der Buchung von Top-Down-JEs erheblich. Trintech kann dabei helfen, diesen Prozess zu rationalisieren und zu automatisieren, wodurch das materielle Risiko reduziert wird.

Nun werden Sie sich vielleicht fragen, warum Sie Trintech einsetzen sollten, wenn Sie bereits Investitionen in ein teures ERP-System, ein Konsolidierungssystem, eine Vielzahl von Tools von Drittanbietern und selbst entwickelte Lösungen innerhalb Ihres ERP, SAP® ECC6 getätigt haben oder einen Umstieg auf S/4HANA planen. SAP® ECC6 und S/4HANA leisten hervorragende Arbeit bei dem, wofür sie geschaffen wurden, bieten jedoch nicht die Automatisierung oder Kontrolle über Tops-Down-Journalbuchungen in Konsolidierungssystemen wie SAP BPC oder S/4HANA. Es gibt zahlreiche Anwendungsfälle, die über die System-/Tool-Grenzen hinausgehen, und genau hier setzt Trintech’s Cadency-Lösung an, um die Lücken über das „System of Accounting Intelligence“ zu schließen. Sie können einige dieser Herausforderungen durch die Eigenentwicklung einer spezifischen Integration lösen, aber die meisten Anpassungen sind unerschwinglich teuer und nicht zukunftssicher (z.B. wenn Firmen zu/von SAP® ECC6 oder S/4HANA migrieren). Bei einem solchen Ansatz kommt es jedes Mal zu einem Durcheinander, wenn Sie einen neuen Anwendungsfall bewältigen wollen. Was Ihr Unternehmen braucht, ist ein holistischer Ansatz, wie unser System of Accounting Intelligence™ (SOAI):

  • System of Integration – Einsatz speziell entwickelter ERP- und JE-Konnektoren  für die wichtigsten ERPs, APIs und RPA-Schnittstellen von Drittanbietern für führende RPA-Tools
  • System of Controls – Automatisieren Sie wichtige “Record to Report”-Prozesse, einschließlich Reconciliation (Balance Sheet, Intercompany und High-Volume), Journaleinträge, Abschluss- sowie Compliance-Prozesse, und ermöglichen Sie einen nahtlosen Workflow von einem Prozess zum anderen.
  • System of Automation – Wenden Sie innovative Risk Intelligent RPA™ wie z. B. dynamische Kontoführung, dynamisches Genehmigungs-Routing usw., auf Ihre Prozesse an, sowie eine Reihe von ERP Bots, die eine native Automatisierung innerhalb führender ERPs bieten, um die Automatisierung von Journalbuchungen und die Automatisierung von Close Tasks zu ermöglichen.
  • Financial Controls AI™ (FC-AI) – Verwenden Sie Algorithmen des maschinellen Lernens und künstliche Intelligenz, um Trends in Ihren Daten im Laufe der Zeit zu untersuchen, Anomalien zu identifizieren und Arbeitsabläufe auf der Grundlage des damit verbundenen Risikos zu automatisieren.

Bei der Buchung von Journalbuchungen in SAP® BPC oder S/4HANA bietet Cadency eine nahtlose und umfassende Lösung durch die Nutzung von Cadency Journal Entry (System of Controls), Cadency JE Konnektor (System of Integration) und ERP Bots (System of Automation) zur Verbesserung der Kontrollen und zur Reduzierung manueller Schritte. Mit Cadency können Kunden:

  1. Cadency ERP Konnektor verwenden, um Haupt- und Nebenbuch-Daten in Cadency zu importieren und abzugleichen
  2. Cadency Journal Entry  mit ERP Konektoren und Bots verwenden, um Echtzeit-Journaleinträge in Ihrem ERP mit integrierter Validierung, Steuerberechnung usw. zu buchen.
  3. Alle Journale und Hauptbücher in einem Konsolidierungssystem wie SAP® BPC oder S/4HANA konsolidieren.
  4. Verwenden Sie Cadency JE mit ERP-Konnektoren und Bots, um Top-Down-JEs in SAP BPC oder S/4HANA zu buchen. Dies bietet die gewünschten Kontrollen, Überprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit und verringert das Risiko von Unregelmäßigkeiten.
  5. Laden konsolidierter Daten in Cadency mit dem ERP Konnektor für automatische Reconciliations
  6. Buchen Sie JEs entsprechend den in Schritt 4 vorgenommenen Top-Down-Buchungen

So sieht es nach der Einführung von Cadency aus:

Die Nutzung des oben genannten Prozesses führt zu einer wesentlichen Verringerung der Risiken in der Finanzberichterstattung und verbessert die Rückverfolgbarkeit und Prüfbarkeit. Nun stellen Sie sich dies für Hunderte von anderen Szenarien vor. Für weitere Informationen darüber, wie Cadency Ihr Rechnungswesen transformieren kann, kontaktieren Sie uns.