Was ist der Monatsabschluss – und warum ist er wichtig?

Stellen Sie sich vor es ist Monatsende. Das Finance Team jongliert mit Tabellen, E Mails und nachgereichten Belegen und kämpft gegen die Uhr, um die Bücher abzuschließen. Genau das ist der Monatsabschluss: eine kritische, oft hektische Phase, in der Buchhaltungsteams Konten abstimmen, Abweichungen analysieren und präzise Reports vor dem neuen Monat liefern.

Der Monatsabschluss sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen einen klaren, belastbaren Blick auf seine finanzielle Lage hat. Ob für Board-Meetings, Audits oder einfach als Versuch, die eigene Leistung im Blick zu behalten: Ein rechtzeitiger und korrekter Abschluss ist entscheidend. Mit wachsenden Datenmengen, engen Fristen und manuellen Arbeitsschritten wird der Abschluss der Bücher jedoch schnell zum allmonatlichen Marathon, der Teams davon abhält, sich um anderes zu kümmern. Aber: So muss das nicht laufen!

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch alles Wichtige: vom Ablauf des Monatsabschlusses bis hin zu den richtigen Tools für Schnelligkeit und Einfachheit. Nutzen Sie ihn einfach als Ihre kompakte Wissensquelle, um Ihr Finanz-Reporting zu beherrschen, Abstimmungen zu vereinfachen, spezialisierte Finanzabschluss-Software zu nutzen und Ihr Team auf KI vorzubereiten.

Schritt-für-Schritt-Ablauf beim Monatsabschluss

Der Monatsabschluss besteht nicht nur darin, Häkchen zu setzen. Er stellt die Korrektheit, Vollständigkeit und die Bereitschaft zum Reporting Ihrer Finanzdaten sicher. Die zentralen Schritte bei einem typischen Monatsabschluss sind:

1. Alle Transaktionen erfassen und analysieren

Stellen Sie sicher, dass alle monatlich auflaufenden Transaktionen zeitnah erfasst werden, um Verzögerungen beim Schließen der Bücher zu vermeiden. Dazu zählen Umsätze, Käufe, Lohn und Gehalt, Spesenabrechnungen, Bankbewegungen sowie Journalbuchungen.

2. Konten abstimmen

Stimmen Sie Key Accounts ab, wie z. B. Kasse, Bank, Kreditkarten, Verbindlichkeiten (VLL) und Forderungen (FLL). Stellen Sie sicher, dass Nebenbücher (z. B. VLL, FLL, Warenlager, Anlagenbuchhaltung) mit dem Hauptbuch übereinstimmen. Abstimmungen sichern die Übereinstimmung mit externen Belegen und helfen, Unstimmigkeiten oder Fraud zu erkennen.

3. Journalbuchungen prüfen und anpassen

Prüfen Sie Journalbuchungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Möglicherweise müssen Sie Anpassungsbuchungen für Abgrenzungen, Abschreibungen oder Korrekturen vornehmen. So werden Erträge und Aufwendungen periodengerecht erfasst.

4. Abweichungsanalyse durchführen

Vergleichen Sie Ist‑Werte mit Budgets oder Vorperioden, um Abweichungen zu identifizieren und aufzuklären. Diese Analyse kann Trends, Fehlklassifizierungen oder Performance‑Themen aufdecken – und stellt oft einen Meilenstein in der Vorbereitung auf Finanz-Reporting und Stakeholder‑Reviews dar.

Mehr Infos erhalten Sie hier: Leitfaden zur Abweichungsanalyse beim Monatsabschluss

5. Finanzberichte erstellen

Nachdem Abstimmungen und Anpassungen komplett sind, erstellen Sie Ihre Finanzberichte. Dazu gehören GuV, Bilanz und Kapitalflussrechnung. Diese Berichte zeigen die finanzielle Gesundheit und Performance Ihres Unternehmens.

6. Review und Freigabe

Lassen Sie die Abschlüsse durch Senior Accountants, Controller oder Finance‑Führungskräfte auf Korrektheit, Vollständigkeit und Compliance mit Rechnungslegungsstandards prüfen. Die Freigabe sichert Verantwortlichkeit, bevor Daten extern geteilt oder intern zur Entscheidungsfindung genutzt werden.

7. Bücher schließen

Nachdem Prüfung und Freigabe erfolgt sind, schließen Sie die Bücher offiziell für den Monat. Dies sperrt die Daten gegen nachträgliche Änderungen. Viele Teams dokumentieren diesen Schritt in einer Monatsabschluss‑Checkliste oder direkt in ihrer Monatsabschluss‑Software.

Checkliste für den Monatsabschluss – und wie Sie diese nutzen können

Beim Bücherabschluss zählen Details – ein ausgelassener Schritt kann das gesamte Zahlenbild verzerren. Genau deshalb ist eine Checkliste für den Monatsabschuss essentiell. Es schafft ein wiederholbares Rahmenwerk, das sicherstellt, dass jeder Schritt nachverfolgt, zugewiesen und fristgerecht erledigt wird.

Eine gute Checkliste schafft Struktur und Verantwortlichkeit. Sie sorgt dafür, dass keine Aufgaben vergessen werden, stärkt die Compliance und reduziert Last‑Minute‑Hektik. Bei komplexeren Monatsabschlussprozessen kann sie dabei helfen, Datenquellen aus mehreren Quellen zur Erstellung von Jahresabschlüssen systematisch zu aggregieren. Wenn Ihr Team wächst oder sich Zuständigkeiten verändern, fördert sie auch die Konsistenz und erleichtert das Onboarding von neuen Mitarbeitenden.

Starten Sie, indem Sie zunächst Ihren Prozess abbilden und klare Verantwortlichkeiten zuweisen. Um noch mehr Verantwortlichkeiten und Insights zu generieren, nutzen Sie eine Abschluss-Management-Software, um den Fortschritt zu überwachen und Engpässe leicht zu erkennen.

Wie lange dauert der Monatsabschluss?

Die für den Monatsabschluss erforderliche Zeit stellt seit jeher eine Herausforderung für Finanz- und Buchhaltungsteams dar. Sie ist stark abhängig von Unternehmensgröße, Komplexität der Finanzprozesse und insbesondere davon, ob manuell oder mit Automatisierung gearbeitet wird.

Der Monatsabschluss ist eine wichtige Kennzahl für jedes Buchhaltungsteam. Viele führenden Beratungsunternehmen wie PwC und KPMG verfolgen regelmäßig die durchschnittliche Dauer des Monatsabschlusses und veröffentlichen Berichte zu diesem Thema, um Benchmarks zu erstellen.

Ist Ihr Monatsabschluss bereit für KI?

Bei der Verkürzung des Finanzabschlusszyklus geht es nicht nur um Geschwindigkeit, sondern auch um Flexibilität und Genauigkeit. Ein schnellerer Abschluss ermöglicht es CFOs und Controllern, die Berichterstattung über die Vergangenheit in Richtung einer proaktiven Planung für die Zukunft zu entwickeln. Die Automatisierung Ihres Finanzabschlusses ist ein großer Schritt zur Beschleunigung und Verbesserung des Prozesses, aber heute gehen viele Finanzteams noch einen Schritt weiter und setzen KI in ihrem Finanzabschluss ein. Allerdings ist es ein Unterschied, ob man KI einsetzen möchte und ob man auch wirklich bereit dazu ist.

Wie unterscheidet sich ein KI‑gestützter Finanzabschluss von Automatisierung?

Die traditionelle Automatisierung folgt statischen Regeln. Ein KI-gestützter Finanzabschluss nutzt Lernalgorithmen, um sich im Laufe der Zeit anzupassen, Risiken zu priorisieren, Anomalien zu erkennen, Prozesse proaktiv durchzuführen und Benutzer während des gesamten Abschlussprozesses zu unterstützen. Ein KI-gestützter Finanzabschluss kombiniert Künstliche Intelligenz und Automatisierung – er liefert Insights, macht Vorschläge und lernt aus historischen Daten. Er hebt Automatisierung von der reinen Aufgabenausführung auf ein Niveau, bei dem der gesamte Finanzabschluss von Anfang bis Ende vorbereitet wird.

Wie machen sich Buchhaltungsteams bereit für KI?

Einer der grundlegenden Schritte bei der Vorbereitung auf die Integration von KI ist die Sicherstellung von Datenqualität. Saubere, gut strukturierte Daten sind entscheidend, damit KI-Systeme korrekt funktionieren und verlässliche Erkenntnisse liefern können

3 Tipps für KI-Bereitschaft in der Buchhaltung

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Die KI‑gestützte Finanzabschluss‑Software von Trintech definiert Tempo, Genauigkeit und Steuerung Ihres Monatsabschusses neu. Durch die Automatisierung von Abstimmungen, Journalbuchungen und Abschlussaufgaben – und ihre Erweiterung um KI‑Insights – wechseln Finanzteams vom reaktiven in den proaktiven Modus.

KI‑basierte Anomalieerkennung, Risikobewertung und intelligente Aufgabenpriorisierung unterstützen dabei, Probleme früher zu identifizieren und Teamressourcen für die wirklich kritischen Punkte zu bündeln und Fehler zu reduzieren, bevor sie das Reporting beeinträchtigen. Echtzeit‑Dashboards schaffen Transparenz und Kontrolle über alle Phasen des Abschlusses, erhöhen die Verantwortlichkeit und eliminieren Engpässe.

Mit skalierbaren Lösungen für mittelständische Unternehmen und globale Konzerne ermöglicht Trintech einen smarteren, schnelleren und verlässlicheren Finanzabschluss, damit sich Ihr Team auf strategische Arbeit konzentrieren kann.