Der manuelle Prozess der Kontoabstimmung kann sich anfühlen wie ein Puzzle, bei dem zahlreiche Teile fehlen – insbesondere wenn zehntausende oder sogar hunderttausende Transaktionen innerhalb einer Periode verarbeitet werden müssen. Verpasste, falsch verbuchte oder fehlerhaft behandelte Buchungen können den Monatsabschluss verzögern, Compliance-Risiken verursachen und das Vertrauen von Stakeholdern untergraben.

Genau deshalb ist eine schnelle, effiziente und präzise Kontoabstimmung entscheidend. In diesem Leitfaden erklären wir die Grundlagen moderner Kontoabstimmungsprozesse, beleuchten typische Herausforderungen für Finanzteams und zeigen, wie eine automatisierte Lösung die Abstimmung in Minuten statt Tagen ermöglicht.

Was ist Kontoabstimmung? 

Der Transaktionsabgleich ist der geordnete, sogar systematische Vergleich mehrerer Datenquellen, um zu bestätigen, dass jede Transaktion in jedem System korrekt erfasst wird. Dies umfasst in der Regel Kontoauszüge, Nebenbücher der Forderungen und mehr. 

Die Kontoabstimmung ist der systematische Vergleich verschiedener Datenquellen, um sicherzustellen, dass Kontosalden vollständig und korrekt sind. Dazu gehören unter anderem Bankauszüge, Hauptbuchkonten sowie Debitoren- und Kreditorennebenbücher.

Ein zentraler Bestandteil moderner Kontoabstimmung ist der Transaktionsabgleich auf Einzelpostenebene. Dabei werden Buchungen anhand definierter Kriterien wie Datum, Betrag oder Referenznummer automatisch einander zugeordnet. Nicht abgestimmte Positionen werden als Ausnahmen gekennzeichnet und vor der Kontozertifizierung geprüft.

Im Gegensatz zu einer rein saldobasierten Prüfung arbeitet die automatisierte Kontoabstimmung auf Transaktionsebene. Dadurch werden Ursachen von Differenzen direkt identifiziert, statt sie durch Korrekturbuchungen zu überdecken.

Warum ist Kontoabstimmung wichtig? 

Die Kontoabstimmung ist ein zentraler Bestandteil des Financial Close. Sie hilft, Fehler frühzeitig zu erkennen, fehlende Buchungen aufzudecken und potenzielle Risiken zu minimieren, bevor Monats- oder Quartalsabschlüsse finalisiert werden. Ohne eine strukturierte Abstimmung können fehlerhafte oder nicht erfasste Transaktionen zu falschen Salden führen und regulatorische Anforderungen gefährden.

Automatisierung verkürzt den Abschlusszyklus erheblich, reduziert manuelle Prüfungen und ermöglicht es Teams, sich auf die Analyse von Ausnahmen zu konzentrieren. Gerade in Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen ist eine skalierbare, präzise Kontoabstimmung entscheidend für Qualität, Compliance und Vertrauen in die Finanzberichterstattung.

Welche Herausforderungen gibt es bei der manuellen Kontoabstimmung? 

Die Zeiten, in denen man sich auf Tabellenkalkulationen und manuell durchgeführte Monatsabschlüsse verließ, sind längst vorbei. Der gesamte Prozess ist langsam und anfällig für Fehler in jeder Phase. Bei der manuellen Kontoabstimmung tut sich das System schwer, das Transaktionsvolumen in besonders arbeitsintensiven Monaten zu bewältigen – was das potenzielle Wachstum genau dann bremst, wenn es am dringendsten benötigt wird.

Ungereimtheiten bei von Menschen angewandten Regeln, wie subjektive Datumstoleranzen, Rundungsfehler und dergleichen, können ständige Anpassungen und Nacharbeiten erforderlich machen. Unterschiedliche Datumsformate können dieses Problem von einer Plattform oder einem System ins andere verschärfen, wenn Daten umgewandelt werden müssen.

Mit steigendem Transaktionsvolumen und wachsender Komplexität können Teilzahlungen, Rückbelastungen oder konzerninterne Transfers dazu führen, dass Tabellenkalkulationen an ihre praktischen Grenzen stoßen – was eine manuelle Untersuchung unhaltbar macht.

Wie funktioniert die automatisierte Kontoabstimmung?

Der Prozess ist detaillierter, als Sie vielleicht denken, lässt sich jedoch in einige wesentliche Schritte unterteilen. 

Zunächst importiert das System alle benötigten Daten und Transaktionsdateien aus verschiedenen Quellen – wie ERP-Konten, Kreditkartenfeeds, Kontoauszügen und dergleichen – und normalisiert die Daten dabei. Anschließend werden Überprüfungsregeln auf diese Daten angewendet, die einfache Paare anhand von Datum, Betrag oder Referenzwerten zuordnen.

Wenn jedoch Ausnahmen vorliegen, die die Kriterien nicht erfüllen und nicht zugeordnet werden können, werden sie zur manuellen Überprüfung markiert. Dies kann äußerst komplex sein und erheblichen menschlichen Rechercheaufwand erfordern, bevor passende Daten aus fragmentierten Systemen gefunden werden.

Mit fortschrittlicher automatisierter Kontoabstimmung können weitaus komplexere Zuordnungen ohne menschliches Eingreifen erzielt werden – wodurch Finanzexperten entlastet werden und sich auf die Untersuchung von Ausnahmen statt auf manuelle Dateneingabe konzentrieren können.

Welche Vorteile bietet die automatisierte Kontoabstimmung?

• Skalierbarkeit: Die Automatisierung führt die Kontoabstimmung in Minuten statt Tagen durch und verkürzt so den Finanzabschlusszyklus.
• Effizienzsteigerungen: Algorithmenbasierte Regeln reduzieren menschliche Fehler und erfassen Unstimmigkeiten, die bei manueller Überprüfung übersehen werden könnten.

• Verbesserte Genauigkeit: Hochvolumenabgleich verarbeitet Tausende von Transaktionen ohne zusätzliches Personal. 

• Prüfungsvorbereitung: Detaillierte Prüfpfade dokumentieren jede Kontoabstimmung und jede Ausnahme, was die Überprüfung der Einhaltung regulatorischer Vorschriften vereinfacht. 

Welche Arten der Kontoabstimmung gibt es?

1-zu-1-Abgleich 

Der 1-zu-1-Abgleich ist in der Regel der einfachste, da er eine Transaktion in einem System einer Buchung in einem anderen zuordnet. Ein Beispiel wäre, eine Darlehenszahlung mit einem entsprechenden Buchungseintrag abzugleichen. 

1-zu-viele-Abgleich 

Beim 1-zu-viele-Abgleich hat eine einzelne Transaktion in einem System mehrere entsprechende Buchungen in anderen Systemen. Dies könnte beispielsweise eine große Zahlung sein, die auf mehrere Rechnungen verteilt wird – wie in einem Zahlungsplan.  

Viele-zu-1-Abgleich 

Beim Viele-zu-1-Abgleich werden mehrere kleinere Transaktionen zusammengefasst einer einzigen größeren Buchung in einem anderen System zugeordnet. Diese Art des Abgleichs ist typisch bei der Abstimmung von Bareinnahmen.  

Viele-zu-viele-Abgleich 

Der Viele-zu-viele-Abgleich ist ohne Zweifel der komplexeste und spiegelt oft die Verrechnung konzerninterner Transfers gegen mehrere Rechnungen und Zahlungen wider. 

Was sind gängige Anwendungsfälle für die Kontoabstimmung? 

• Bankabstimmung: Finanzinstitute nutzen diesen Prozess, um täglich Zeilen von Kontoauszügen automatisch mit Buchungseinträgen abzugleichen und so die Bücher schneller abzuschließen.

• Kreditkartenabstimmung: Die Kontoabstimmung kann dabei helfen, Gebühren von Kartenanbietern mit den Ausgabenaufzeichnungen in Einklang zu bringen, um betrügerische oder doppelte Belastungen rasch zu identifizieren.

• Intercompany Abstimmung: Intercompany-Abstimmung: Transaktionen, die sich über verschiedene Rechtseinheiten erstrecken, lassen sich im Rahmen der Kontoabstimmung einfach zuordnen, was die Konsolidierung vereinfacht und Ungleichgewichte reduziert.

Wie haben Kontoabstimmungssoftware anderen Unternehmen geholfen? 

Es mag schwierig sein, sich ein klares Bild davon zu machen, was Software für die automatisierte Kontoabstimmung für Ihr Team bewirken kann. Hier sind einige Szenarien, in denen die Kontoabstimmung den Monatsabschluss erheblich verbessert hat.

1. Ruby Slipper Cafe: Nachdem auf Excel verzichtet wurde, führt das Finanzteam des Cafés nun täglich automatisierte Kontoabstimmungen von Bank-, Forderungs-, Geschenkkarten- und Firmenkartentransaktionen durch.

2. CNG Holdings: Vor Trintech verarbeitete CNG etwa eine Million Transaktionen pro Monat in Excel, was zu Fehlern und Verzögerungen führte. Nach der Implementierung von Trintech mit Unterstützung von The Recon Group wurde die Kontoabstimmung in eine Datenbank überführt, 1-zu-viele- sowie viele-zu-1-Abgleiche automatisiert und die Ausnahmeraten drastisch gesenkt.

3. H&R Block: Durch Skalierung von saisonalen Spitzen wurden 10-fache Transaktionsvolumina verarbeitet, ohne dass zusätzliches Personal eingestellt werden musste – was pünktliche Steuerjahresabschlüsse sicherstellt. 

Wie startet man mit Kontoabstimmungstools? 

Beginnen Sie damit, alle Ihre Datenquellen zu erfassen – wie Bankfeeds, ERP-Systeme und Kreditkartentransaktionsdateien. Sobald diese Quellen Ihrer Kontoabstimmungsplattform zugeordnet sind, definieren Sie die grundlegenden Regeln, die die Zuordnungen bestimmen, und testen den Vorgang an einer kleinen Teilmenge von Daten oder Konten.

Wenn sich Muster abzeichnen, überprüfen und verfeinern Sie Ihre Ausnahmeregeln. Schulen Sie Ihr Team in den Dashboard-Workflows, die die Untersuchung markierter Einträge vorgeben, und erweitern Sie mit zunehmendem Vertrauen die Regelkomplexität, um mehr 1-zu-viele- und viele-zu-viele-Szenarien abzudecken.

Integrieren Sie schließlich die Kontoabstimmungsprozesse in Ihre Monatsabschluss-Checkliste, um Konsistenz und kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten.  

Wie unterstützt Trintech bei der Kontoabstimmung?

Die automatisierte Lösung von Trintech bewältigt ein enormes Transaktionsvolumen und komplexe Abgleiche, die bei weitem alle anderen Kontoabstimmungstools auf dem Markt übertreffen – von denen die meisten nur einen 1-zu-1-Abgleich durchführen können. Mit nativer Unterstützung für 1-zu-1, 1-zu-viele, viele-zu-1 und viele-zu-viele Regeln kann der manuelle Eingriff nahezu vollständig abgeschafft werden.

Fortschrittliche Workflows und KI-gestützte Abgleichsvorschläge können dazu beitragen, die Untersuchungszeit weiter zu reduzieren. Mit durchgängigen Prüfpfaden und Echtzeit-Dashboards erhalten Finanzteams deutlich mehr Einblick in und Kontrolle über den gesamten Abschlussprozess.

Autorin: Lindsay Rose