5 Best Practices zur Optimierung Ihres Abstimmungsprozesses

Die Abstimmung von Konten gehört zu den wichtigsten Elementen beim „Bücherabschließen“ am Ende einer Rechnungsperiode. Obwohl Abstimmungen zu jedem Abschluss dazugehören, nehmen sie oft einen großen Teil des gesamten Prozesses in Anspruch. Insbesondere dann, wenn Buchhalter jede finanzielle Kennzahl mühsam in Tabellenkalkulationen abgleichen. Kommen dabei manuelle Methoden zum Einsatz, kann es mehrere Tage oder sogar Wochen dauern, bis Abstimmungen abgeschlossen sind.

Doch Abstimmungen müssen nicht immer so zeitaufwendig sein. Implementieren Sie diese fünf Best Practices, um Ihren Kontenabstimmungsprozess weiter zu verbessern und zu optimieren.

Best Practice #1: Aufbau einer risikobasierten Policy

Abstimmungen erfolgen fortlaufend – täglich, wöchentlich, bis hin zu quartalsweise. Unabhängig von der Häufigkeit ist die Entwicklung einer effizienten und effektiven risikobasierten Policy entscheidend, um Fehler und Risiken im gesamten Abschlussprozess zu reduzieren.

Risikobewertungen können von mehreren kontospezifischen Faktoren abhängen. Ein risikoarmes Konto könnte sich z. B. durch eine geringe monatliche Varianz im Saldo oder eine geringe Differenz zwischen den Endsalden des Haupt- und Nebenbuchs auszeichnen. Auf der anderen Seite könnte ein risikoreiches Konto durch einen unerwarteten Sollsaldo, eine ungewöhnlich hohe Varianz oder eine fehlgeschlagene Peer-Review-Abstimmung aus dem Vorzeitraum gekennzeichnet sein. Die Festlegung dieser Faktoren – und damit die Unterscheidung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Konten – ist essenziell, um bei Policy und Prozess standardisiert vorgehen zu können.

Durch die Definition von risikoarmen und risikoreichen Konten sowie der zugrunde liegenden Faktoren können Finanz- und Buchhaltungsteams eine Prio-Liste für Konten bei Abstimmungen erstellen. Statt alle Konten mit gleicher Präzision zu behandeln, sollte der Fokus auf risikoreichen Konten liegen. Diese weisen in der Regel ein höheres Fehlerrisiko auf und haben damit einen größeren Einfluss auf die Genauigkeit des Finanzberichts.

Die Implementierung solcher Richtlinien ist kein einmaliger Prozess. Um den Abschluss kontinuierlich zu verbessern und sicherzustellen, dass alle Konten korrekt berücksichtigt werden, sollten Führungskräfte diese risikobasierten Policies laufend überprüfen.

Best Practice #2: Standardisierung des Abstimmungsprozesses

Jedes Mal, wenn Abstimmungen durchgeführt werden, gehen Buchhalter nach bestimmten Schritten vor, um sicherzustellen, dass sie korrekt erfasst, dokumentiert und abgeglichen werden. Dieser wiederholbare Prozess basiert auf standardisierten Vorgehensweisen, um jedes Mal genaue Ergebnisse zu erzielen. Die Einführung eines standardisierten Abstimmungsprozesses ist entscheidend, um Risiken zu reduzieren, Berichtsfehler zu vermeiden und neue Mitarbeitende effektiv einzuarbeiten.

Egal, ob Sie für das gesamte Finanz- und Buchhaltungs-Team eine Vorlage oder einen ganzen Prozess zur Belegprüfung implementieren: Jedes Unternehmen sollte eine klar definierte und standardisierte Abstimmungsprozedur haben. Ähnlich wie bei einer risikobasierten Policy sollten Unternehmen diese Prozesse kontinuierlich analysieren, um Lücken oder Automatisierungspotenziale zu identifizieren.

Best Practice #3: Optimierte Abstimmungen durch Automatisierung der Finanzen

Technologie hat zweifellos erheblichen Einfluss darauf, wie Unternehmen agieren und interagieren. Auch wenn Automatisierung oft als „ultimative Lösung“ zur Sicherstellung genauer Reportings und vorausschauender Insights dargestellt wird, bleibt die Standardisierung der Prozesse ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Anstatt sich bei Kontofreigaben auf manuelle Dateneingaben in Tabellen, Abstimmung von Transaktionen, per E-Mail versandte oder auf einer Website geteilte Tabellen zu verlassen, können Finanz- und Buchhaltungsteams ihren Workflow erheblich verbessern, indem sie Automatisierung in einen standardisierten Abstimmungsprozess integrieren. Die Automatisierung der Finanzen unterstützt diesen Prozess, indem sie Datenintegration beschleunigt, Abweichungen hervorhebt, risikoarme Konten automatisch abstimmt und eine zentrale Plattform für das Management von Abschlussaufgaben bereitstellt. Darüber hinaus erhalten Führungskräfte durch die Automatisierung der Finanzen Echtzeit-Einblicke in den Fortschritt des Abschlusses, inklusive einer Visualisierung der Anzahl der Konten für den angegebenen Zeitraum sowie des Zeitplans und der Arbeitsbelastung für Ersteller und Prüfer. Auch wenn Automatisierung kein Wundermittel für alles ist, müssen Unternehmen sich der Bedeutung der Automatisierung von manuellen Prozessen im gesamten Finanzabschluss bewusst sein.

Best Practice #4: Bewertung von Key Performance Indicators (KPIs)

Zahlen sind für jedes Unternehmen entscheidend – ob in Form von Cashflow, Nettoeinkommen, Gewinn & Verlust oder anderen Kennzahlen. So wie diese Finanzkennzahlen für die Bewertung der aktuellen Lage eines Unternehmens entscheidend sind, sind auch KPIs zur Bewertung der Leistungsfähigkeit des Finanzabschlusses entscheidend.

Unabhängig davon, ob Abstimmungen manuell oder automatisiert durchgeführt werden, sollten relevante KPIs stets überwacht werden. Zum Beispiel im Hinblick auf die Zeit, die für die Abstimmung eines risikoreichen Kontos benötigt wird, oder auch den durchschnittlichen Zeitaufwand für Aufbereitung vs. Freigabe in einem bestimmten Zeitraum.

Durch den Fokus auf KPIs erhalten Finanz-Führungskräfte einen Überblick über den gesamten Abstimmungsprozess – von Anfang bis Ende – und können mögliche Schwachstellen identifizieren. Diese Erkenntnisse können von der Führungsebene genutzt werden, um Workflows zu optimieren und dem C-Level zentrale Kennzahlen zugänglich zu machen.

Best Practice #5: Kontinuierliche Verbesserung der Workflows

Abstimmungen sind für jedes Unternehmen ein notwendiger, sich wiederholender Prozess. Da ständig Transaktionen ein- und ausgehen, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit für Engpässe und unausgewogene Arbeitslasten. Deshalb müssen Finanzführungskräfte ihre Prozesse auch kontinuierlich überprüfen und optimieren.

Vielleicht gibt es bei Ihnen einen „Vorbereiter“, der eine große Anzahl von Hochrisiko-Konten abgleichen und überwachen muss, während ein anderer nur wenige risikoarme Konten hat. Standard-Policies verlangen, dass risikoreiche Konten monatlich abgestimmt werden, während risikoarme nur zweimal im Jahr dran sind. Diese ungleiche Verteilung erhöht nicht nur den Druck auf den Vorbereiter von risikoreichen Konten, sondern reduziert gleichzeitig auch die Produktivität des anderen. Derlei Ungleichgewichte können den Abschluss verzögern und die Qualität der Finanzberichte beeinträchtigen. Durch kontinuierliche Verbesserungen der Abschlussprozesse können Unternehmen die Produktivität steigern und die Belastung ihrer Finanz- und Buchhaltungsteams reduzieren.

Finanz- und Buchhaltungsteams können ihren Abstimmungsprozess erheblich verbessern und optimieren, wenn sie diese fünf Best Practices umsetzen. Mit zusätzlichen Vorteilen wie Zeitersparnis, Risikominimierung, ausgewogener Arbeitslast und leistungsstarken Analysen stärken Unternehmen ihre Position im Wettbewerb.

Autor: Alex Clem