Was ist die Abstimmung in der Buchhaltung?

Die Kontenabstimmung ist der Prozess, bei dem zwei Arten von Finanzunterlagen – in der Regel das Hauptbuch und die Kontoauszüge eines Unternehmens – verglichen werden, um sie auf Vollständigkeit und Konsistenz zu prüfen. Werden dabei Unstimmigkeiten festgestellt, müssen diese ermittelt und behoben werden. Unternehmen führen üblicherweise monatliche, vierteljährliche oder jährliche Kontenabstimmungen durch. Generell gilt: Je häufiger diese erfolgen, desto besser.

Der Kern der Kontenabstimmung

Unternehmen verlassen sich auf den Kontenabstimmungsprozess, um die Richtigkeit ihrer Finanzunterlagen und die Integrität ihrer Konten zu gewährleisten. Dies hilft, Betrug aufzudecken und die Qualität ihrer Buchhaltung sicherzustellen. Dabei gibt es verschiedene Methoden der Kontenabstimmung.

Warum ist die regelmäßige Kontenabstimmung wichtig?

Damit ein Unternehmen verlässliche Prognosen erstellen, präzise Budgets aufstellen und die Bedürfnisse seiner Stakeholder erfüllen kann, sind verlässliche Finanzinformationen unerlässlich. Genau hier kommt die Kontenabstimmung ins Spiel.

Werden Abstimmungen jedoch nur vierteljährlich oder gar jährlich durchgeführt, können Betrugsfälle für längere Zeit unentdeckt bleiben. Zudem fallen systembedingte Fehler, die zu Liquiditätsproblemen führen und den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen, erst weitaus später auf. Aus diesen Gründen empfiehlt sich eine monatliche Kontenabstimmung.

Sollten Ihnen die Ressourcen für eine manuelle monatliche Abstimmung fehlen, können automatisierte Abstimmungslösungen wie die von Trintech viel Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Transparenz erhöhen.

Warum die Abstimmung für Unternehmen so wichtig ist

Eine genaue Buchführung bietet Unternehmen vielfältige Vorteile: Betrugsprävention, korrekte Steuerzahlungen, leichtere Investorensuche, präzisere Budgetplanung und gute Lieferantenbeziehungen.

Gerade bei Lieferanten führt ein Zahlungsverzug unweigerlich zu Vertrauensverlust und gefährdet wichtige Geschäftsbeziehungen. Regelmäßige Abstimmungen gewährleisten einen stets genauen Überblick über Ihre Finanzen und ermöglichen pünktliche und sichere Rechnungszahlungen. Automatisierte Abstimmungssoftware unterstützt Sie dabei, fristgerechte Zahlungen sicherzustellen und Ihren Ruf als zuverlässiger Kunde zu festigen.

Wie Sie eine Kontenabstimmung in der Buchhaltung durchführen, Schritt für Schritt

Im Kern geht es bei der Kontenabstimmung um den Vergleich der Informationen im Hauptbuch mit den monatlichen Kontoauszügen externer Stellen, also meist Banken. Die genauen Abläufe der Abstimmung können zwar von Unternehmen zu Unternehmen variieren, folgen aber im Wesentlichen demselben Schema.

1. Sammeln Sie die erforderlichen Unterlagen: Sie benötigen den aktuellsten Kontoauszug und das Hauptbuch bzw. die Unternehmensbücher. Diese Unterlagen gleichen Sie miteinander ab.
2. Vergleichen Sie die Einzahlungsbelege: Vergleichen Sie die im Hauptbuch verbuchten Bankeinzahlungen mit denen im Kontoauszug. Alle Einträge auf der Sollseite der Bankspalte im Hauptbuch müssen mit der Habenseite des Kontoauszugs übereinstimmen und umgekehrt.
3. Passen Sie den Kontoauszug an: Falls Einzahlungen in Bearbeitung sind, Schecks ausstehen oder Bankfehler vorliegen, müssen diese berücksichtigt werden. Passen Sie den Banksaldo entsprechend an, um das Hauptbuch mit dem Kontoauszug abzugleichen. Bankfehler bestehen üblicherweise darin, dass eine Einzahlung fehlt oder ein falscher Einzahlungsbetrag erfasst wurde. In solchen Fällen müssen Sie sich gegebenenfalls mit der Bank in Verbindung setzen, um den Kontoauszug abzugleichen.
4. Berücksichtigen Sie Zinsen und Gebühren: Monatliche Bankgebühren, Gebühren für ungedeckte Schecks, Überziehungsgebühren usw. müssen berücksichtigt und vom Bankkonto abgezogen werden. Umgekehrt müssen alle seit dem letzten Abgleich angefallenen Zinsen dem Bankkonto gutgeschrieben werden.
5. Vergleichen Sie die angepassten Salden: Nach diesen Schritten sollten Ihr Hauptbuch und Ihr Kontoauszug übereinstimmen. Falls nicht, müssen Sie den Abstimmungsprozess wiederholen.

Unstimmige Konten können auch auf Betrug hindeuten. Suchen Sie nach einer Anleitung zur Abstimmung der Debitorenkonten? Lesen Sie unseren Blog.

Was sind häufige Gründe für Abweichungen bei der Kontenabstimmung?

Im Rahmen des Abstimmungsprozesses treten immer wieder Unstimmigkeiten auf. Im Folgenden werden einige der häufigsten Gründe für solche Unstimmigkeiten aufgeführt.

Zeitliche Unterschiede

Oftmals verbucht ein Unternehmen eine Einzahlung oder Zahlung in seinem Hauptbuch, bevor diese von der Bank verbucht wurde. Dies geschieht üblicherweise bei Zahlungen und Einzahlungen gegen Monatsende.

Beispielsweise kann ein Scheck am 30. Juni eingegangen und im Juni-Konto verbucht worden sein. Die Bank kann die Zahlung jedoch erst einige Tage später bearbeiten, sodass der Scheck erst auf dem Juli-Kontoauszug erscheint.

Menschliches Versagen

Sowohl im Unternehmen als auch bei der Bank können Fehler bei der manuellen Dateneingabe auftreten. Vielleicht wurde versehentlich ein Komma verschoben, eine falsche Zahl eingegeben oder Ziffern vertauscht. Zur Information: Ist die Abweichung ein Vielfaches von 9, handelt es sich höchstwahrscheinlich um einen Vertauschungsfehler.

In der Regel treten monatlich nicht mehr als ein oder zwei solcher Fehler auf. Das ist deshalb positiv, da sie schwer aufzuspüren sind.

Fehlende Transaktionen

Gebühren für Scheckdruck, Kreditkartengebühren und Zinsen, elektronische Einzahlungen und vieles mehr können im Transaktionsdschungel leicht untergehen. Oftmals bemerkt man sie erst, wenn sie auf dem Kontoauszug erscheinen. Glücklicherweise sind sie meist leicht zu erkennen, und die Korrektur erfordert lediglich die Eingabe der Informationen in die Buchhaltung des Unternehmens.

Betrug

Schätzungen zufolge verlieren Unternehmen jährlich bis zu 5 % ihres Umsatzes durch Betrug. Angesichts der Billionen von Euro, um die es hier geht, ist das eine erschreckende Vorstellung. Betrug kann viele Formen annehmen, darunter unter anderem:

• Barzahlungen, die in fremden Taschen statt in der Kasse landeten.
• Gefälschte Schecks an nicht existierende „Lieferanten“.
• Diebstahl von Warenbeständen oder anderen Vermögenswerten.
• Elektronische Überweisung von Geldern auf Offshore-Konten.

Die Automatisierung des Abstimmungsprozesses kann Betrugsfälle deutlich reduzieren, die Betrugserkennung beschleunigen und eine lückenlose Dokumentation aller Personen erstellen, die Buchungen vorgenommen haben, sowie wann und welche Buchungen erfolgten.

Weiterlesen: In „7 Schritte zur Prüfung Ihres Bankabstimmungsberichts“ erhalten Sie eine praktische Checkliste für die interne Bankprüfung.

Abstimmung in der Buchhaltung: Manuelle vs. automatisierte Prozesse

Lassen Sie uns die Vorteile automatisierter Kontenabstimmungsprozesse mit den risikoreichen manuellen Prozessen vergleichen.

1. Zeit & Effizienz

• Manuell: Arbeitsintensiv und zeitaufwändig; die Mitarbeiter verbringen den Großteil ihrer Zeit mit dem Abgleich bereits übereinstimmender Transaktionen.
• Automatisiert: KI-gestützte Systeme gleichen die meisten Einträge sofort ab und schaffen so Zeit für die Bearbeitung von Ausnahmefällen und strategische, erkenntnisorientierte Arbeit.

2. Genauigkeit und Fehlerreduzierung

• Manuell: Anfällig für menschliche Fehler wie Dateneingabefehler, Vertauschungen und Auslassungen, insbesondere bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen.
• Automatisiert:Reduziert die manuelle Dateneingabe, minimiert das Risiko gängiger Fehler und wird kontinuierlich besser durch maschinelles Lernen.

3. Skalierbarkeit

• Manuell:Schwierig zu skalieren bei steigendem Transaktionsvolumen – Teams haben oft Schwierigkeiten, während der Abschlusszyklen oder bei der Expansion des Unternehmens Schritt zu halten.
• Automatisiert: Skaliert problemlos mit dem Unternehmenswachstum und der Transaktionskomplexität, einschließlich Transaktionen mit mehreren Unternehmen und Währungen.

4. Betrugserkennung und interne Kontrollen

• Manuell: Eingeschränkte Transparenz, fragmentierte Prüfprotokolle und verzögerte Erkennung verdächtiger Aktivitäten.
• Automatisiert: Verbesserte Sicherheit, vollständige Prüfprotokolle und schnellere Betrugserkennung durch Mustererfassung und Zugriffsprotokolle.

5. Echtzeit-Transparenz

• Manuell: Abstimmungen erfolgen üblicherweise rückwirkend und hinken den tatsächlichen Transaktionen oft um Wochen hinterher.
• Automatisiert: Unterstützt Abstimmungen nahezu in Echtzeit und bietet so aktuelle Finanztransparenz für bessere Entscheidungen.

6. Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen

• Manuell: Höheres Risiko der Nichteinhaltung aufgrund inkonsistenter Dokumentation und Versionskontrollproblemen.
• Automatisiert: Integrierte Compliance-Funktionen, Benutzerberechtigungen und Dokumentationsfunktionen unterstützen die Einhaltung deutscher und europäischer Vorschriften.

7. Kosten

• Manuell: Laufende Ressourcenkosten, Ineffizienzen und Opportunitätskosten durch Nacharbeiten und verlängerte Abschlusszyklen.
• Automatisiert: Höhere Anfangsinvestitionen, aber signifikanter, langfristiger ROI durch Zeitersparnis, Risikominderung und Prozessoptimierung.

Suchen Sie Beispiele zur Kontenabstimmung oder häufig gestellte Fragen zur Kontenabstimmung? Lesen Sie unseren Blog.

Wie sieht eine automatisierte Kontenabstimmung aus?

Wie kann KI für den Abgleich in der Buchhaltung eingesetzt werden?

Künstliche Intelligenz revolutioniert den Abstimmungsprozess und wandelt ihn von einer mühsamen, manuellen Aufgabe in einen optimierten, intelligenten Prozess um, der Genauigkeit, Geschwindigkeit und Kontrolle deutlich verbessert. Angesichts des stetig wachsenden Umfangs und der zunehmenden Komplexität von Finanztransaktionen ist der Einsatz von KI kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit.

1. Automatisierung des Transaktionsabgleichs in großem Umfang

Traditionell werden über 90 % des Aufwands für den Abgleich von Buchungen auf bereits übereinstimmende Einträge entfallen. KI beseitigt diese Ineffizienz, indem sie große Mengen an Einträgen aus verschiedenen Systemen – unabhängig von Format oder Häufigkeit – sofort abgleicht. Dadurch können sich Buchhaltungsteams auf die Untersuchung von Ausnahmen konzentrieren, anstatt Routineaufgaben zu erledigen.

2. Beschleunigtes Ausnahmemanagement

Wo Buchhalter Tabellenkalkulationen nach Unstimmigkeiten durchsuchen, kennzeichnen KI-Algorithmen nicht übereinstimmende Einträge und heben Anomalien zur schnellen Behebung hervor. Diese intelligenten Systeme lernen kontinuierlich aus vorherigen Lösungen, verbessern so ihre Genauigkeit und verkürzen die Zeit für die Behebung von Unstimmigkeiten.

3. Lernen von Geschäftsregeln und kontinuierliche Anpassung

KI wendet nicht nur statische Regeln an, sondern lernt aus historischen Daten und passt sich veränderten Abstimmungsmustern an. Das bedeutet, dass wiederkehrende Anpassungen, Richtlinienänderungen oder sich entwickelnde Geschäftslogik keine manuelle Neuprogrammierung erfordern. Das System optimiert seine Logik automatisch, um Leistung und Präzision zu verbessern.

4. Echtzeit-Abstimmung ermöglichen

Der heilige Gral der modernen Buchhaltung – die Echtzeit-Abstimmung, auch kontinuierlicher Abschluss genannt – wird mit KI zur Realität. Anstatt bis zum Monatsende zu warten, können KI-gestützte Systeme Transaktionen kontinuierlich abstimmen und Finanzteams so stets aktuelle Einblicke in Liquiditätspositionen, Verbindlichkeiten und Abweichungen ermöglichen.

Fazit

Regelmäßige und präzise Kontenabstimmungen sind unerlässlich, um die finanzielle Integrität zu stärken, Betrug aufzudecken, die Einhaltung regulatorischer Vorgaben zu gewährleisten und das Vertrauen von Stakeholdern und Investoren zu gewinnen.

Doch mit der Skalierung des Unternehmens und der Zunahme von Transaktionen wird die manuelle Abstimmung zu einem operativen Engpass. Daher setzen führende Finanzteams verstärkt auf KI-gestützte und cloudbasierte Automatisierungslösungen, um ihre Abstimmungsprozesse zu transformieren.

Die Abstimmungs- und Finanzabschlusslösungen von Trintech eigenen sich für mittelständische und große Unternehmen und ermöglichen ihnen:

• Optimierung und Automatisierung wiederkehrender Abstimmungsaufgaben
• Verbesserung der Genauigkeit und Reduzierung menschlicher Fehler und Risiken
• Echtzeit-Einsicht in Finanzdaten
• Stärkung interner Kontrollen und der Compliance-Prozesse
• Freisetzung des Buchhaltungspersonals für strategische Aufgaben

Egal, ob Sie Ihren Finanzabschluss modernisieren, Prüfungsrisiken minimieren oder Ineffizienzen beseitigen möchten – Trintech unterstützt Finanzteams dabei, ihre Abschlüsse souverän zu gestalten.

Erfahren Sie mehr darüber, wie die Lösungen von Trintech Ihren Abstimmungsprozess optimieren können. Entdecken Sie unsere Software für Kontenabstimmungen oder kontaktieren Sie noch heute einen unserer Experten.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Glossar für Finanzen und Rechnungswesen.