Die Führung einer einwandfreien Finanzbuchhaltung ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Ein wichtiger Teil dieses Prozesses ist die Abstimmung der Forderungen. Forderungen sind Gelder, die Kunden Ihrem Unternehmen schulden, und durch den Abgleich der Forderungen wird sichergestellt, dass die Salden in Ihren Büchern mit den tatsächlich gezahlten Beträgen übereinstimmen. Ohne diese Abstimmung riskieren Sie, falsche Angaben zu Ihren Einnahmen zu machen, den Überblick über überfällige Rechnungen zu verlieren oder Probleme bei der Steuerprüfung zu bekommen.

In dieser Anleitung erklären wir Ihnen, was unter der Abstimmung der Forderungen zu verstehen ist, warum sie so wichtig ist und wie Sie sie Schritt für Schritt durchführen.

Was ist eine Abstimmung der Forderungen?

Die Forderungsabstimmung ist der Prozess des Abgleichs des Saldos in Ihrem Hauptbuch mit den detaillierten Aufzeichnungen in Ihrem Nebenbuch für Forderungen oder Ihren Kundenkonten.

Vereinfacht gesagt, beantwortet sie die Frage: Stimmen die Beträge, die Ihnen laut Ihrer Buchhaltung von Kunden geschuldet werden, mit den tatsächlichen Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften in Ihren Unterlagen überein?

Zu den Dokumenten, die für die Abstimmung der Forderungen verwendet werden, gehören:

• Kundenrechnungen

• Gutschriften

• Barzahlungen oder Bankeinzahlungen

• Berichte zur Fälligkeit von Forderungen

Falls Abweichungen auftreten, müssen Anpassungen vorgenommen werden, damit beide Datensätze übereinstimmen.

Forderungen vs. Verbindlichkeiten: Die wichtigsten Unterschiede

Es ist leicht, Forderungen und Verbindlichkeiten zu verwechseln, dabei stellen sie das genaue Gegenteil dar:

• Forderungen: Geld, das Kunden Ihrem Unternehmen schulden.

• Verbindlichkeiten: Geld, das Ihr Unternehmen Lieferanten oder Verkäufern schuldet.

Beide Abstimmungen sind wichtig, aber bei der Abstimmung der Forderungen geht es vor allem darum, sicherzustellen, dass Ihre Einnahmen und Zahlungseingänge von Kunden korrekt erfasst werden.

Warum ist die Forderungsabstimmung so wichtig?

Die Abstimmung der Forderungen ist nicht nur eine buchhalterische Aufgabe, sondern hat direkten Einfluss auf die finanzielle Lage Ihres Unternehmens. Sie sorgt für:

• Präzise Umsatzerfassung: Stellt sicher, dass Ihre Gewinn-und Verlustrechnung dem tatsächlichen Stand entspricht.

• Cashflow-Management: Erleichtert Ihnen die Überwachung überfälliger Forderungen und die Nachverfolgung bei Kunden.

• Betrugsprävention: Erkennt unbefugte Abschreibungen oder ungewöhnliche Transaktionen.

• Audit-Bereitschaft: Erschafft einen klaren Prüfpfad und stärkt die Compliance.

• Entscheidungsfindung: Zuverlässige Daten geben Führungskräften einen klaren Überblick über die verfügbaren Barmittel.

Sind Forderungen ein Vermögenswert?

Ja, Forderungen gelten in der Bilanz als Umlaufvermögen, da sie Gelder darstellen, die Kunden voraussichtlich innerhalb eines Jahres zahlen werden.

Allerdings können unter Umständen nicht alle Forderungen eingezogen werden. Deshalb kann eine Überbewertung der Forderungen Ihr Unternehmen gesünder erscheinen lassen, als es tatsächlich ist. Aus diesem Grund sind Abstimmungen und die erforderlichen Anpassungen (z. B. die Erfassung von Forderungsausfällen) unerlässlich. In einigen Fällen kann ein Unternehmen Wechselforderungen an Kunden ausstellen, die nicht in der Lage sind, innerhalb des ursprünglich vereinbarten Zeitraums zu zahlen.

So gleichen Sie Forderungen ab (Schritt für Schritt)

1. Sammeln Sie Ihre Dokumente. Dazu gehören:

   • Saldo des Hauptbuchkontos für Forderungen
   • Nebenbuch für Forderungen oder Fälligkeitsbericht
   • Kundenauszüge und Rechnungen
   • Bankbelege oder Zahlungsaufzeichnungen 

2. Vergleichen Sie die Salden. Überprüfen Sie, ob der Schlusssaldo der Forderungen im Hauptbuch mit der Summe im Nebenbuch übereinstimmt.
3. Prüfen Sie Abweichungen. Suchen Sie nach nicht zugewiesenen Bargeldbeträgen, zeitlichen Abweichungen (z. B. durch zahlungsunfähige Unternehmen), falsch zugewiesenen Zahlungen oder fehlenden Rechnungen.
4. Erfassen Sie Anpassungen. Erstellen Sie Journalbuchungen für Abschreibungen, Korrekturen oder Umgliederungen.
5. Überprüfen und genehmigen Sie. Stellen Sie sicher, dass Unstimmigkeiten behoben und Genehmigungen dokumentiert werden.
6. Dokumentieren Sie die Ergebnisse. Bewahren Sie die Aufzeichnungen der Abstimmung für Audits und zukünftige Zwecke auf.

Weiter unten im Text erhalten Sie ein Beispiel für die Abstimmung von Forderungen, das Ihnen ein klareres Bild davon vermittelt, wie der Prozess in der Praxis abläuft.

Häufige Fehler und Versäumnisse bei der Abstimmung der Forderungen

Selbst erfahrene Buchhalter stoßen auf wiederkehrende Probleme. Dazu zählen:

• Doppelte Rechnungen oder Zahlungen

• Zahlungen, die auf ein falsches Kundenkonto verbucht wurden

• Nicht verbuchte Barzahlungen, die nicht mit Rechnungen abgeglichen wurden

• Forderungsausfälle, die nicht rechtzeitig abgeschrieben wurden

• Fehler bei der manuellen Dateneingabe 

Die Kontenabstimmung erfordert grundsätzlich eine hohe Aufmerksamkeit für Details. Wenn Sie sich dieser bewusst sind, können Sie Fehler schnell erkennen und vermeiden.

Best Practices für die Abstimmung von Forderungen

• Führen Sie monatliche Abstimmungen durch: Häufigere Abgleiche sorgen für weniger Überraschungen.

• Nutzen Sie Berichte zur Fälligkeit von Forderungen: Identifizieren Sie überfällige Forderungen und priorisieren Sie deren Einzug.

• Trennen Sie Aufgaben: Getrennte Buchung von Barzahlungen und Abstimmungen für bessere interne Kontrollen.

• Beheben Sie Unstimmigkeiten schnell: Verschieben Sie ungeklärte Abweichungen nicht auf später

• Führen Sie eine lückenlose Dokumentation: Erstellen Sie einen detaillierten Prüfpfad für einen optimalen Überblick.

Wie eine Finanzabschlusssoftware die Abstimmung der Forderungen vereinfacht

Die manuelle Abstimmung kann sehr zeitaufwendig sein, insbesondere für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen. Eine moderne Software für den Finanzabschluss unterstützt Sie durch:

• Automatischer Abgleich von Rechnungen mit Zahlungen

• Identifizierung doppelter Einträge oder nicht zugewiesener Barzahlungen

• Bereitstellung von Echtzeit-Dashboards für überfällige Konten

• Integration mit ERP- oder CRM-Systemen zur Reduzierung manueller oder doppelter Arbeitsschritte

• Bereitstellung eines aussagekräftigeres Prüfpfads

Eine Finanzabschlusssoftware beschleunigt nicht nur den Monatsabschluss, sondern erhöht auch die Präzision und reduziert Risiken.

Beispiel für eine Forderungsabstimmung

Schritt-für-Schritt-Anleitungen sind hilfreich, aber ein detailliertes Zahlenbeispiel erklärt den Prozess besser. Nehmen wir an, das Hauptbuch eines Unternehmens weist am Monatsende einen Endsaldo von 50.000 € für Forderungen aus. Sie vergleichen diesen Saldo nun mit Ihrem Nebenbuch für Forderungen (mit den Details auf Kundenebene).

Das Ergebnis sieht wie folgt aus:

Kunde	Offene Rechnung(en)	Zahlungseingänge	Offener Betrag
Kunde A	10,000€	5,000€	5,000€
Kunde B	8,000€	8,000€	0€
Kunde C	12,000€	7,000€	5,000€
Kunde D	20,000€	0€	20,000€
Kunde B	20,000€	0€	20,000€
Total	70,000€	20,000€	50,000€

Auf den ersten Blick stimmt die Summe des Nebenbuchs (50.000 €) mit dem Saldo des Hauptbuchs (50.000 €) überein. Bei der Überprüfung fällt Ihnen jedoch Folgendes auf:

• Die Zahlung von Kunde C in Höhe von 5.000 € ging am letzten Tag des Monats ein, wurde jedoch noch nicht verbucht. Diese zeitliche Differenz ist ein häufiger Grund für Abweichungen in der Buchhaltung.

• Der Saldo von Kunde E in Höhe von 20.000 € ist seit mehr als 120 Tagen überfällig und muss möglicherweise als Forderungsausfall abgeschrieben werden, wenn kein Inkasso zu erwarten ist.

Vorzunehmende Anpassungen:

1. Erfassen Sie eine Einzahlung für die Zahlung von Kunde C in Höhe von 5.000 €, sobald diese eingegangen ist.

2. Klären Sie mit der Geschäftsleitung, ob eine Wertberichtigung für uneinbringliche Forderungen oder eine Abschreibung für Kunde E vorgenommen werden soll

Sobald die Anpassungen gebucht sind, bleiben sowohl das Hauptbuch als auch das Nebenbuch mit 50.000 € ausgeglichen. Durch die Abstimmung erhalten Sie zudem wichtige Informationen zum Zahlungszeitpunkt und zum Kreditrisiko. Je detaillierter Sie diese Daten dokumentieren, desto einfacher werden Ihre zukünftigen monatlichen Abstimmungen und desto besser sind Sie auf eine Prüfung vorbereitet. Besonders wenn diese Aufgaben von Monat zu Monat von einer anderen Person übernommen werden, ist es für jeden einfacher, Ihre Bücher nachzuvollziehen. 

Dieses Beispiel zeigt, dass die Abstimmung weitausmehr ist als nur das „Abgleichen von Zahlen“ – sie hilft dabei, überfällige Konten zu identifizieren, den Zeitpunkt der Zahlungsabwicklung zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Finanzberichte des Unternehmens korrekt sind.

Häufig gestellte Fragen zur Abstimmung von Forderungen 

Ist die Abstimmung der Forderungen Teil des Monatsabschlusses?
Ja, sie ist ein Standardschritt im Monatsabschlussprozess, um eine genaue Berichterstattung zu gewährleisten. 

Wer ist für die Abstimmung der Forderungen verantwortlich?
Üblicherweise übernimmt das Buchhaltungs- oder Finanzteam die Forderungsabstimmung unter Aufsicht von Managern oder Controllern.

Worin besteht der Unterschied zu der Zuordnung von Zahlungseingängen?
Bei der Zuordnung von Zahlungseingängen werden Kundenzahlungen den Rechnungen zugeordnet. Durch den Abgleich wird sichergestellt, dass alle Zuordnungen von Zahlungseingängen und Rechnungen mit dem Hauptbuch übereinstimmen.

Fazit: 

Die Abstimmung der Forderungen ist mehr als nur ein Buchhaltungsvorgang – sie ist eine wichtige Kontrollmaßnahme, die eine genaue Finanzberichterstattung, einen gesunden Cashflow und die Bereitschaft für Audits gewährleistet. Durch die Einhaltung eines strukturierten Prozesses und – wo immer möglich – den Einsatz von Technologie können Unternehmen Fehler reduzieren, Zeit sparen und mehr Vertrauen in ihre Finanzergebnisse gewinnen.

Schauen Sie in unser Finanz- und Buchhaltungsglossar, um Antworten auf weitere Fragen zu Buchführungsverfahren und Best Practices zu finden.

 

Autorin: Lindsay Rose