Im ersten Teil dieser Blogreihe haben wir uns den demografischen Hintergründen des steigenden Aufkommens von Robotic Process Automation (RPA) im Finanz- und Rechnungswesen gewidmet. In Teil 2 geht es um die Business-Strömungen, die diesen Wandel unterstützen und beschleunigen. Die Haupttrends können als zwei wechselwirkende Tendenzen zusammengefasst werden:
- Das Streben nach stetig sinkenden Arbeitskosten bei gleichbleibender Qualität.
- Der Wunsch nach hoher Skalierbarkeit und sinkenden Arbeitskosten im Finanz- und Rechnungswesen. Unternehmen möchten expandieren, doch sie wollen keine neuen Mitarbeiter einstellen – genau darin liegt das Potential für den Einsatz von Robotic Process Technologie.
I. Roboshoring
“Roboshoring” ist das neuste Schlagwort, wenn es um den Übergang von outgesourcten/offshore, menschlichen Arbeitsprozessen zu automatisierten, maschinellen Arbeitsprozessen geht.
Seit Anfang der 1990er Jahre sourcen mehr und mehr Unternehmen kostenintensive Back-Office-Tätigkeiten out, um Kosten zu reduzieren, darunter an erster Stelle Aktivitäten im Finanz- und Rechnungswesen (US Bureau of Labor Statistics, December 2008). Um diese Ziele zu erreichen, haben viele Unternehmen ihre Finanzabteilungen outgesourct. In vielen Fällen führte dies zu geringeren Arbeitskosten, jedoch zu einer Steigerung von Fehlern und Überarbeitungen, die den Gesamtwert der Arbeit reduzierten. In Deloitte’s 2014 Global Outsourcing and Insourcing Survey findet die Organisation „einen kleinen, aber wachsenden Trend, Aufgaben, die zuvor outgesourct wurden, zurück ins eigene Haus zu holen.“ Die Umfrage identifizierte „Probleme mit der Qualität der Arbeit sowie das Verfehlen von Kostenzielen als Hauptursachen“ für den Sinneswandel. Insgesamt haben viele Unternehmen begonnen, Offshoring/Outsourcing in Frage zu stellen – besonders mit Blick auf erhöhte ordnungspolitische Risiken und Datensicherheitsprobleme (CFO Magazine, May 13, 2015, US Firms Eyeing Benefits of Onshoring).
Was also tun? Wie verbessern wir Bearbeitungszeit und Qualität, ohne dabei die Arbeitskosten zu steigern? Eine Rückkehr zum Status Quo steht im Angesicht der Vorteile, die viele Unternehmen einst durch Outsourcing genossen haben, nicht zur Wahl.
Angesichts des sinkenden Ertrags bei der Nutzung menschlicher Ressourcen ist der nächste logische Schritt, unsere besten und intelligentesten Mitarbeiter durch skalierbare Technologie, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann, zu replizieren. Viele Finanzaufgaben in modernen Unternehmen, wie z.B. großvolumige Abstimmungen, Abstimmungen im Monatsabschluss, Journalbuchungsvorbereitung und Finanzabschlussmanagement, sind regelbasiert. Bevor wir daraus jedoch den logischen Schluss ziehen, wenden wir uns erst der zweiten Herausforderung zu – die Herausforderung der Skalierbarkeit.
II. Die Herausforderung der Skalierbarkeit
Einhergehend mit Roboshoring und den sinkenden Erträgen durch menschlich ausgeführte Prozesse steht die Herausforderung der Skalierbarkeit des Unternehmenswachstums ohne die Kosten proportional anzuheben. Egal ob das Wachstum durch natürliche Expansion oder Ankäufe entstanden ist, ist die Motivation dahinter, höhere Erträge zu generieren. Genau hier tut sich eine Herausforderung auf: Der schnellste Weg zu skalieren, ist es, Mitarbeiter einzustellen – jedoch ist es langfristig betrachtet auch der kostenintensivste. Doch beim Wachstum des Unternehmens wird schnell klar, dass Kosten eingespart werden müssen, also werden kostenintensive Bereiche wie die Finanzabteilung outgesourct. Die Arbeitskosten erhöhen sich mit der Beschleunigung des Konjunkturzyklus – folglich entlassen Unternehmen Ressourcen und nutzen Outsourcing, um in Rezessionszeiten Puffer zu haben. Dieser Prozess wiederholt sich immer wieder.
Um also Wachstum zu erzielen, ohne dabei die Kosten zu steigern, analysieren viele Unternehmen ihre Probleme in ähnlicher Weise, wie sie es einst bei der Frage getan haben, ob sich Outsourcen für sie lohnen würde (siehe obiges Bild). Doch anstelle Mitarbeiter mit outgesourcten Ressourcen zu ersetzen, geht es jetzt darum, Robotic Process Automation (RPA) einzusetzen. RPA bietet die Möglichkeit, die Qualitäten der besten menschlichen Mitarbeiter durch Technologie herzustellen. RPA-Prozesse melden sich nicht krank, suchen sich keinen neuen Arbeitgeber und müssen nicht entlassen werden, um den Kostenfaktor zu kontrollieren. Selbst in dieser frühen Phase von RPA betragen die Ersparnisse 15% im Vergleich zu outgesourcter Arbeit und 60% im Vergleich zu weiteren Alternativen (Everest Group 2015 FAO Annual Report).
Im letzten Teil dieser Blogreihe werden wir uns den aktuellen Stand im Bereich RPA-Technologie und ihre Förderer genauer ansehen und erörtern, was die Entwicklung zur wachsenden Nutzung von RPA für das Finanzwesen bedeutet.
Von Ben Cornforth
