Der manuelle Transaktionsabgleich kann sich anfühlen, als würde man ein Puzzle zusammensetzen, bei dem man genau weiß, dass zahlreiche Teile fehlen – insbesondere wenn man weiß, dass man es mit zehntausenden, ja sogar hunderttausenden Transaktionen in einem bestimmten Zeitraum zu tun haben könnte. Verpasste, falsch verbuchte oder anderweitig fehlerhaft behandelte Transaktionen können den Monatsabschluss verzögern, Compliance-Probleme verursachen und das Vertrauen der Stakeholder in Ihre Abläufe untergraben. 

Genau aus diesem Grund ist ein schneller, effizienter und präziser Transaktionsabgleich entscheidend. In diesem Leitfaden gehen wir auf die Grundlagen ein, um zu verstehen, was Transaktionsabgleich eigentlich ist und welchen spezifischen Herausforderungen Finanzteams begegnen können. Sie erfahren, wie automatisierter Transaktionsabgleich diese in Minuten lösen kann und warum die Lösung von Trintech die Branche mit Innovation und Präzision im großen Stil anführt. 

Was ist Transaktionsabgleich? 

Der Transaktionsabgleich ist der geordnete, sogar systematische Vergleich mehrerer Datenquellen, um zu bestätigen, dass jede Transaktion in jedem System korrekt erfasst wird. Dies umfasst in der Regel Kontoauszüge, Nebenbücher der Forderungen und mehr. 

Ein „Match“ wird typischerweise erreicht, wenn vordefinierte Attribute sich in ausreichendem Maße angleichen, um innerhalb vorgegebener Toleranzen zu liegen. In den meisten Fällen umfassen die wesentlichen Attribute Datum, Uhrzeit, Betrag und Referenznummer. Nicht abgestimmte Positionen werden zu Ausnahmen, die vor der Zertifizierung des Kontos einer weiteren manuellen Überprüfung unterzogen werden müssen. 

Im Gegensatz zu umfassenderen Methoden der Kontenabstimmung, die Salden auf einer höheren, zusammenfassenden Ebene überprüfen könnten, arbeitet der Transaktionsabgleich auf Ebene einzelner Positionen. Das bedeutet, dass er eine der Hauptursachen für Saldenabweichungen beseitigt, anstatt sie mit Buchungen zu kaschieren. 

Warum ist Transaktionsabgleich wichtig? 

Transaktionsabgleich ist ein wesentlicher Bestandteil des Finanzabschlussprozesses, der dabei hilft, Fehler, fehlende Daten und potenziellen Betrug bereits zu erkennen – und das lange bevor die Monatsendberichte finalisiert werden. Ohne diesen systematischen Abgleich können falsch verbuchte oder nicht erfasste Buchungen zu fehlerhaften Salden führen. 

Der automatisierte Abgleich beschleunigt den Abschlusszyklus, entlastet Teams von manuellen Prüfungen und befähigt sie, Ausnahmen zu untersuchen. Der automatisierte Abgleich kann die für den Abgleich von Transaktionen aufgewendete Zeit um bis zu 80% reduzieren. In Umgebungen mit hohem Transaktionsvolumen – wie in großen Unternehmen oder Finanzinstituten – ist ein effektiver und präziser Abgleich ein kritischer Bestandteil zur Aufrechterhaltung der Qualitätskontrolle, zur Einhaltung regulatorischer Anforderungen und Fristen sowie zur Stärkung des Vertrauens von Kunden und Stakeholdern in präzise und termingerechte Finanzberichte. 

Welche Herausforderungen gibt es beim manuellen Transaktionsabgleich? 

Die Zeiten, in denen man sich auf Tabellenkalkulationen und manuell durchgeführte Monatsabschlüsse verließ, sind längst vorbei. Der gesamte Prozess ist langsam und anfällig für Fehler in jeder Phase. Beim manuellen Abgleich tut sich das System schwer, das Transaktionsvolumen in besonders arbeitsintensiven Monaten zu bewältigen – was das potenzielle Wachstum genau dann bremst, wenn es am dringendsten benötigt wird.  

Ungereimtheiten bei von Menschen angewandten Regeln, wie subjektive Datumstoleranzen, Rundungsfehler und dergleichen, können ständige Anpassungen und Nacharbeiten erforderlich machen. Unterschiedliche Datumsformate können dieses Problem von einer Plattform oder einem System ins andere verschärfen, wenn Daten umgewandelt werden müssen.  

Mit steigendem Transaktionsvolumen und wachsender Komplexität können Teilzahlungen, Rückbelastungen oder konzerninterne Transfers dazu führen, dass Tabellenkalkulationen an ihre praktischen Grenzen stoßen – was eine manuelle Untersuchung unhaltbar macht. 

Wie funktioniert der automatisierte Transaktionsabgleich? 

Der Prozess ist detaillierter, als Sie vielleicht denken, lässt sich jedoch in einige wesentliche Schritte unterteilen. 

Zunächst importiert das System alle benötigten Daten und Transaktionsdateien aus verschiedenen Quellen – wie ERP-Konten, Kreditkartenfeeds, Kontoauszügen und dergleichen – und normalisiert die Daten dabei. Anschließend werden Überprüfungsregeln auf diese Daten angewendet, die einfache Paare anhand von Datum, Betrag oder Referenzwerten zuordnen. 

Wenn jedoch Ausnahmen vorliegen, die die Kriterien nicht erfüllen und nicht zugeordnet werden können, werden sie zur manuellen Überprüfung markiert. Dies kann äußerst komplex sein und erheblichen menschlichen Rechercheaufwand erfordern, bevor passende Daten aus fragmentierten Systemen gefunden werden.  

Mit fortschrittlichem automatisiertem Transaktionsabgleich können weitaus komplexere Zuordnungen ohne menschliches Eingreifen erzielt werden – wodurch Finanzexperten entlastet werden und sich auf die Untersuchung von Ausnahmen statt auf manuelle Dateneingabe konzentrieren können. 

Welche Vorteile bietet der automatisierte Transaktionsabgleich? 

• Skalierbarkeit: Die Automatisierung führt den Abgleich in Minuten statt Tagen durch und verkürzt so den Finanzabschlusszyklus. 

• Effizienzsteigerungen: Algorithmenbasierte Regeln reduzieren menschliche Fehler und erfassen Unstimmigkeiten, die bei manueller Überprüfung übersehen werden könnten. 

• Verbesserte Genauigkeit: Hochvolumenabgleich verarbeitet Tausende von Transaktionen ohne zusätzliches Personal. 

• Prüfungsvorbereitung: Detaillierte Prüfpfade dokumentieren jeden Abgleich und jede Ausnahme, was die Überprüfung der Einhaltung regulatorischer Vorschriften vereinfacht. 

Welche Arten des Transaktionsabgleichs gibt es? 

1-zu-1-Abgleich 

Der 1-zu-1-Abgleich ist in der Regel der einfachste, da er eine Transaktion in einem System einer Buchung in einem anderen zuordnet. Ein Beispiel wäre, eine Darlehenszahlung mit einem entsprechenden Buchungseintrag abzugleichen. 

1-zu-viele-Abgleich 

Beim 1-zu-viele-Abgleich hat eine einzelne Transaktion in einem System mehrere entsprechende Buchungen in anderen Systemen. Dies könnte beispielsweise eine große Zahlung sein, die auf mehrere Rechnungen verteilt wird – wie in einem Zahlungsplan.  

Viele-zu-1-Abgleich 

Beim Viele-zu-1-Abgleich werden mehrere kleinere Transaktionen zusammengefasst einer einzigen größeren Buchung in einem anderen System zugeordnet. Diese Art des Abgleichs ist typisch bei der Abstimmung von Bareinnahmen.  

Viele-zu-viele-Abgleich 

Der Viele-zu-viele-Abgleich ist ohne Zweifel der komplexeste und spiegelt oft die Verrechnung konzerninterner Transfers gegen mehrere Rechnungen und Zahlungen wider. 

Was sind gängige Anwendungsfälle für den Transaktionsabgleich? 

• Bankabstimmung: Finanzinstitute nutzen diesen Prozess, um täglich Zeilen von Kontoauszügen automatisch mit Buchungseinträgen abzugleichen und so die Bücher schneller abzuschließen.  

• Kreditkartenabstimmung: Der Abgleich kann dabei helfen, Gebühren von Kartenanbietern mit den Ausgabenaufzeichnungen in Einklang zu bringen, um betrügerische oder doppelte Belastungen rasch zu identifizieren.  

• Konzerninterne Abstimmung: Transaktionen, die sich über verschiedene Rechtseinheiten erstrecken, lassen sich einfach zuordnen, was die Konsolidierung vereinfacht und Ungleichgewichte reduziert.  

• AP/AR-Abgleich: Stimmen Sie Kundenzahlungen mit Lieferantenrechnungen ab, um die Berichterstattung über Forderungen und Verbindlichkeiten akkurat zu halten.  

Wie hat Transaktionsabgleichssoftware anderen Teams geholfen? 

Es mag schwierig sein, sich ein klares Bild davon zu machen, was Software für den automatisierten Transaktionsabgleich für Ihr Team bewirken kann. Hier sind einige Szenarien, in denen der Transaktionsabgleich den Monatsabschluss erheblich verbessert hat.  

1. Ruby Slipper Cafe: Nachdem auf Excel verzichtet wurde, führt das Finanzteam des Cafés nun täglich automatisierte Abgleiche von Bank-, Forderungs-, Geschenkkarten- und Firmenkartentransaktionen durch. 

https://youtu.be/Abrqmg177SQ

2. CNG Holdings: Vor Trintech verarbeitete CNG etwa eine Million Transaktionen pro Monat in Excel, was zu Fehlern und Verzögerungen führte. Nach der Implementierung von Trintech mit Unterstützung von The Recon Group wurde die Abstimmung in eine Datenbank überführt, 1‑zu‑viele- sowie viele‑zu‑1-Abgleiche automatisiert und die Ausnahmeraten drastisch gesenkt. 

3. H&R Block: Durch Skalierung von saisonalen Spitzen wurden 10-fache Transaktionsvolumina verarbeitet, ohne dass zusätzliches Personal eingestellt werden musste – was pünktliche Steuerjahresabschlüsse sicherstellt. 

Wie startet man mit Transaktionsabgleichstools? 

Beginnen Sie damit, alle Ihre Datenquellen zu erfassen – wie Bankfeeds, ERP-Systeme und Kreditkartentransaktionsdateien. Sobald diese Quellen Ihrer Abgleichsplattform zugeordnet sind, definieren Sie die grundlegenden Regeln, die die Zuordnungen bestimmen, und testen den Vorgang an einer kleinen Teilmenge von Daten oder Konten.  

Wenn sich Muster abzeichnen, überprüfen und verfeinern Sie Ihre Ausnahmeregeln. Schulen Sie Ihr Team in den Dashboard-Workflows, die die Untersuchung markierter Einträge vorgeben, und erweitern Sie mit zunehmendem Vertrauen die Regelkomplexität, um mehr 1‑zu‑viele- und viele‑zu‑viele-Szenarien abzudecken.  

Integrieren Sie schließlich die Abgleichsprozesse in Ihre Monatsabschluss-Checkliste, um Konsistenz und kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten.  

Wie unterstützt Trintech beim Transaktionsabgleich

Die automatisierte Lösung von Trintech bewältigt ein enormes Transaktionsvolumen und komplexe Abgleiche, die bei weitem alle anderen Transaktionsabgleichstools auf dem Markt übertreffen – von denen die meisten nur einen 1‑zu‑1-Abgleich durchführen können. Mit nativer Unterstützung für 1‑zu‑1, 1‑zu‑viele, viele‑zu‑1 und viele‑zu‑viele Regeln kann der manuelle Eingriff nahezu vollständig abgeschafft werden. 

Fortschrittliche Workflows und KI-gestützte Abgleichsvorschläge können dazu beitragen, die Untersuchungszeit weiter zu reduzieren. Mit durchgängigen Prüfpfaden und Echtzeit-Dashboards erhalten Finanzteams deutlich mehr Einblick in und Kontrolle über den gesamten Abschlussprozess.