Also, glaubst du, dass dein ERP Matching leisten kann?

Entdecken Sie 5 Gründe, in eine speziell entwickelte Matching-Lösung zu investieren

Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme sind darauf ausgelegt, verschiedene Geschäftsprozesse und Funktionen in ein zentrales Steuerungssystem zu integrieren. Obwohl sie in der Regel einfache Abgleichsaufgaben wie Bankabstimmungen (wenn auch nicht unbedingt umfassend) bewältigen können, sind sie in der Regel nicht in der Lage, komplexere Anforderungen zu erfüllen, die oft durch Faktoren wie Anzahl der Transaktionen, Anzahl der Quellsysteme, Datenqualität usw. entstehen.

Wenn Ihr Team seine Zeit damit verbringt, Transaktionen manuell abzugleichen, verpasst Ihre Organisation eine Chance auf Effizienzsteigerungen. Durch den Einsatz einer erstklassigen, speziell entwickelten Lösung können Unternehmen von einer höheren automatischen Abstimmungsrate profitieren und wertvolle Zeit zurückgewinnen, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.  

Nachfolgend finden Sie 5 Gründe, warum Sie in eine speziell entwickelte Matching- und Abstimmungslösung investieren sollten, anstatt zu versuchen, Ihre Anforderungen an die Standardfunktionen Ihres ERP-Systems anzupassen.

1. Fehlende Funktionalität

Bei komplexeren Matching-Anforderungen wird das Automatisierungsniveau oft durch die Qualität und Tiefe der verfügbaren Matching-Funktionalität bestimmt, die es ermöglicht, Matching-Regeln zu konfigurieren. Wenn mehrere Datenquellen beteiligt sind – wie Bestellungen, Rechnungen, Quittungen und Zahlungen – erfordert der Abgleich dieser Transaktionen ausgeklügelte Algorithmen und Logik, um Genauigkeit und hohe automatische Abgleichsquoten sicherzustellen.

Viele Unternehmen haben komplexe Regeln dafür, wie Transaktionen abgeglichen werden sollen, beispielsweise durch Rabatte, Rückvergütungen und andere maßgeschneiderte Preisvereinbarungen. Eine Matching-Lösung sollte die technische Möglichkeit bieten, One-to-One-, One-to-Many- und Many-to-Many-Szenarien abzubilden, und sie sollte auch in der Lage sein, anhand mehrerer Felder abzugleichen, anstatt auf Datum und Wert beschränkt zu sein.

Generative KI (GenAI) bietet nun eine enorme Möglichkeit, komplexe Matching-Assoziationen vorzuschlagen, aber sie muss zuerst lernen, dies zu tun – und die Fähigkeit, komplexe Matching-Assoziationen zu erstellen, ist der schnellste Weg, ihr das beizubringen. Darüber hinaus muss sie vollständige Rückverfolgbarkeit/Audit-Trails bieten, um sicherzustellen, dass der Prozess ausreichend kontrolliert und sichtbar ist.

2. Datenqualität

ERP-Systeme verlassen sich stark auf genaue und konsistente Daten. Wenn die in das System eingegebenen Daten unvollständig, inkonsistent oder ungenau sind, kann dies zu Schwierigkeiten beim effektiven Abgleich von Transaktionen führen. Darüber hinaus erfordern komplexe Abstimmungen auch, dass Daten mit externen Systemen abgeglichen werden, was häufig bedeutet, dass es eine Herausforderung hinsichtlich der verfügbaren Datenqualität gibt.

Der effektivste Weg, mit diesen Inkonsistenzen umzugehen, besteht darin, sicherzustellen, dass Sie über die Möglichkeit verfügen, Ihre Daten anzureichern oder zu transformieren – sogenannte Extract, Transform, Load (ETL)-Funktionen –, um die automatische Erkennungsrate zu maximieren. Dies kann die Notwendigkeit beinhalten, einzelne Transaktionen auf einer Seite zusammenzufassen oder zu gruppieren, um sie mit zusammengefassten oder saldenbezogenen Daten auf der anderen Seite abzugleichen. Ebenso kann es erforderlich sein, durch Verkettung bestimmte Variablen innerhalb längerer Datenstrings auszuwählen und diese zu nutzen, um spezifischere Abgleichsregeln zu erstellen.

Einzigartige Identifikatoren fehlen in den Daten oft und müssen von Grund auf neu erstellt werden, um überhaupt eine Chance auf einen Abgleich zu haben. Anwendungs-/API-Nachschlagetabellen bieten eine Möglichkeit, diese fehlenden Datenpunkte genau zu erstellen. Dies ist in einem ERP-System nicht ohne Weiteres verfügbar und würde die Verwendung einer Zwischenanwendung wie Excel erfordern, um die erforderliche Zuordnung durchzuführen.

3. Inkonsistente Datenformate 

Es ist selbstverständlich, dass Datendateien in einem maschinenlesbaren Format vorliegen müssen, um effektiv gelesen und verarbeitet zu werden. Dennoch haben viele ERPs Schwierigkeiten, mit Dateiformaten umzugehen, die nichts anderes als die einfachsten Flachdateierweiterungen (.txt, .csv, etc.) darstellen. Es ist immer noch üblich, dass Quelldateien irgendeine Art von Manipulation erfordern, um sie in unterstützte Dateiformate zu konvertieren, und dies fügt dem Prozess einen unerwünschten Mehraufwand hinzu.

Obwohl diese Konvertierung mithilfe von Anwendungen Dritter automatisiert werden kann, bietet eine speziell für den Abgleich entwickelte Lösung sofort einsatzbereite Funktionen, um mit komplexeren Quelldateien wie .xlsx umzugehen, ohne dass eine Vor-Konvertierungsarbeit erforderlich ist. Selbst wenn ein besonders ungewöhnliches Dateiformat nicht „unterstützt“ wird, ist es sehr wahrscheinlich, dass eine spezialisierte Lösung den Konvertierungsprozess umfassender automatisiert.

Für diejenigen, die in GenAI investiert haben, ist es jetzt auch möglich, Eingabedateien aus nicht maschinenlesbaren Quelldateien wie PDF-Dokumenten zu lesen und zu erstellen – ähnlich wie bei einer optischen Zeichenerkennung (OCR) auf Steroiden.

4. Transaktionsvolumen

 ERP-Systeme sind speziell dafür konzipiert, große Transaktionsvolumen für die tägliche Aufzeichnung und Berichterstattung zu verarbeiten. Allerdings kann die Verwaltung und der Abgleich großer Transaktionsvolumen für ERP-Systeme eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn sie über mangelnde Skalierbarkeit oder Verarbeitungsleistung/Ressourcen verfügen, abhängig von der Komplexität und Größe der Anforderungen. Letztlich kann dies die Leistung in einem Produktionssystem beeinträchtigen, wenn es nicht angemessen dimensioniert und skaliert wird.

Spezialisierte Matching- und Abstimmungslösungen wurden entwickelt, um Transaktionsvolumen zu bewältigen, aber nicht alle sind gleich. Beispielsweise verarbeiten bestimmte Branchen, darunter der Einzelhandel, Finanzinstitute und Regierungsbehörden, jedes Jahr Millionen von Transaktionen, und der Abgleichsprozess ist oft ein kritischer Input für nachgelagerte Aktivitäten, die den Monatsabschluss beeinflussen. Tatsächlich hängt der Versuch vieler zukunftsorientierter Unternehmen, zu einem kontinuierlichen Abschlussprozess überzugehen, von verlässlichen, täglichen Abstimmungen ab, die die Arbeitsbelastung der Buchhaltungsteams am Monatsende reduzieren (einschließlich Offene-Posten-Management, Intercompany- und Treasury-Abstimmungen usw.).

5. Integrationsherausforderungen 

ERP-Systeme müssen oft mit anderen Systemen und Plattformen integriert werden, wie z. B. E-Commerce-Plattformen, Lieferkettenmanagementsystemen und Bankensystemen. Die Sicherstellung der Integration und Datensynchronisierung über diese Systeme hinweg kann eine Herausforderung darstellen und die Fähigkeit beeinträchtigen, Transaktionen effektiv abzugleichen.

Spezialisiert entwickelte Matching-Lösungen bieten vorgefertigte ERP-Konnektoren und offene APIs, um eine nahtlose Integration über mehrere Systeme hinweg zu ermöglichen, ohne dass Zeit und Geld für Routinen zum Dateiextrakt investiert werden müssen, die mit Änderungen im Unternehmen und/oder in Drittsystemen (wie Änderungen von Bank-Dateiformaten) schnell veralten.

Fazit 

Zeit ist kostbar – einmal vergangen, wird sie nie wieder zurückkehren. Es ist unerlässlich, dass wir alle unsere Zeit weise nutzen und uns auf die Aufgaben und Aktivitäten konzentrieren, die den größten Mehrwert für unser Leben bieten. Die speziell entwickelte Suite von Matching-Lösungen von Trintech wurde entwickelt, um spezifische Branchenanforderungen sowohl im Unternehmens- als auch im Mittelstandsbereich zu erfüllen. Wir bieten eine weltklasse durchschnittliche automatische Abstimmungsrate von 85%, um unseren Kunden dabei zu helfen, den Zeitaufwand für die Identifizierung manueller Matching-Assoziationen zu reduzieren, den Einfluss menschlicher Fehler zu verringern und Zeit freizumachen, um sich auf die Lösung von Ausnahmen und die Durchführung höherwertiger Aktivitäten zu konzentrieren. Lassen Sie Ihre Zeit mit Trintech zählen.

Geschrieben von: Scott Vipond, Managing Director – EMEA