Im Durchschnitt kostet die Implementierung eines neuen ERP-Systems 5% des Jahresumsatzes einer Organisation, und fast 60% dieser Implementierungen überschreiten den geplanten Zeitrahmen um mindestens 25%1. Obwohl diese Investition in der Tat kostspielig ist, können die Auswirkungen, die ein ordnungsgemäß implementiertes ERP-System auf die Finanzabteilung hat, nicht hoch genug eingeschätzt werden.
Durch die Zentralisierung von Informationen und Arbeitsabläufen liegt der Wert eines ordnungsgemäß implementierten ERP-Systems wie SAP oder S/4HANA in seiner Fähigkeit, die Zusammenarbeit zu verbessern, Aufgaben zu rationalisieren und die Prozesse des Finanzabschlusses zu unterstützen, indem es als System of Record fungiert. Und mit diesen Vorteilen ist es verständlich, dass Unternehmen so viel Zeit und Geld aufwenden, um den Nutzen zu maximieren, den ihr ERP bietet.
Trotz der hohen Investition kann ein ERP-System einem Unternehmen jedoch nicht wirklich die einzigartigen Automatisierungsmöglichkeiten bieten, die für einen effizienten und effektiven Abschlussprozess erforderlich sind. Im Folgenden finden Sie drei Fragen, die Sie sich stellen sollten, um zu sehen, ob Ihr Unternehmen den Wert seiner SAP-Investition maximiert.
1. Wie, wenn überhaupt, werden Informationen auf ihre Richtigkeit überprüft?
Die meisten Unternehmen verfügen über Systeme zur Verwaltung von Transaktionen, die über ihr ERP-System hinausgehen, wie z.B.: Bankkonten, Point of Sale und Bestands- oder Anlagenverwaltung. Die SAP-Investition eines Unternehmens trägt zwar zur Rationalisierung des Abschlussprozesses bei, gewährleistet jedoch nicht die Integrität Ihrer Originaldaten. Selbst wenn es ein System gibt, das die Genauigkeit des Hauptbuchs unterstützt, wird der Validerungsprozess in der Regel manuell durchgeführt. Die manuelle Verwaltung dieses Prozesses schmälert Ihre SAP-Investition, da die Möglichkeit menschlicher Fehler und damit das Risiko besteht, dass diese in Ihre Bilanz und andere Abschlüsse aufgenommen werden.
2. Wie viele Informationen werden außerhalb des ERP-Systems verarbeitet?
Aufgrund von Ereignissen wie Fusionen und Übernahmen, der Notwendigkeit vertikal-spezifischer IT-Anforderungen oder einfach aufgrund des Wachstums der Organisation haben Unternehmen natürlich ihre eigenen, einzigartigen internen IT-Ökosysteme aufgebaut. Dies führt in der Regel zu einer Ansammlung verschiedener Arten von ERP-Systemen und in vielen Fällen zu mehreren Instanzen derselben ERP-Instanz, wie z.B. SAP oder S/4HANA, die nicht unbedingt miteinander kommunizieren. Aus diesem Grund gibt es in der Regel keine Integration auf Datenebene, und eine beträchtliche Menge an Informationen muss aus dem ERP-System herausgezogen und manuell in einer Vielzahl von Tabellenkalkulationen an jedem Periodenende verarbeitet werden.
Wenn Finanzinformationen für die manuelle Verarbeitung exportiert werden, verlieren Sie die Zusammenarbeit und Zentralisierung, für die ERP-Systeme implementiert sind, und erhöhen das Fehlerrisiko erheblich. Einige der Schlüsselfaktoren, die zu diesem erhöhten Risiko führen, sind das völlige Fehlen von:
- Transparenz und Kontrolle
- Policy-, Qualitäts- und Auditmanagement
- Unterstützende Belege
- Berichterstattung und Aging
- Risikobewertung
3. Wie gehen Sie mit dem Intercompany-Prozess und den unvermeidlichen Diskrepanzen um?
Heutzutage können Intercompany-Transaktionen den Außenumsatz großer Organisationen in den Schatten stellen. Tatsächlich finden laut einem Bericht der Welthandelsorganisationen mehr als zwei Drittel des Welthandels innerhalb der Wertschöpfungsketten großer globaler Organisationen statt.1
Trotz der großen Auswirkungen, die diese Menge an bewegtem Geld sowohl auf eine einzelne Organisation als auch auf die Weltwirtschaft hat, wird der Intercompany Buchhaltung selten die Aufmerksamkeit geschenkt, die sie verdient. Häufig wird der Prozess bis zum Quartalsende vertagt, wobei wenig Zeit bleibt, um sicherzustellen, dass etwaige Diskrepanzen erkannt und angemessen behandelt werden.
Aber der Prozess der Intercompany Buchhaltung ist viel mehr als nur Abstimmungen. Die mit einer konzerninternen Transaktion verbundene Journalbuchung ist viel komplizierter, und es gibt viel mehr Schritte, bei denen etwas schiefgehen kann, was letztlich das Risiko erhöht, dass die Hauptbücher der beiden oder mehr Einheiten nicht übereinstimmen.
Wenn es an der Zeit ist, diese Fragen zu prüfen, kann die unterstützende Dokumentation leicht verloren gehen oder ganz fehlen, und die Abhilfe, sei es durch eine eigenständige Lösung oder manuell, besteht darin, den Prozess durchzuführen und die Daten außerhalb des ERP-Systems zu bearbeiten. Letztendlich wird dadurch das ERP als Ihr System of Records geschwächt und die Auswirkungen, die jede SAP-Investition für Ihr Unternehmen haben kann, werden effektiv minimiert.
Wie sie den Wert Ihrer SAP-Investition maximieren
Mit dem Wachstum eines Unternehmens wachsen auch die Probleme und das Fehlerrisiko, welche mit der Datenmanipulation außerhalb des ERP-Systems verbunden sind. Einfach ausgedrückt: Dieser Prozess ist nicht nachhaltig.
Damit Unternehmen sowohl ein zuverlässiges System of Records besitzen als auch sicherstellen können, dass der potenzielle Nutzen für die Finanzabteilung maximiert wird, muss das ERP durch starke Investitionen in dedizierte Systeme unterstützt werden, die den Bedürfnissen der Finanz- und Buchhaltungsteams gerecht werden.
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