Waren Sie vorbereitet, als Ihre Finanzabteilung plötzlich gezwungen war, von zu Hause aus zu arbeiten? Eine Studie von OwlLabs Anfang März 2020 ergab, dass mehr als ein Drittel aller US-Unternehmen nicht darauf vorbereitet waren, dass ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. In Deutschland ist die Situation nicht besser, wie eine Studie des Digitalverbands Bitkom von Anfang April 2020 zeigt. Unternehmen auf der ganzen Welt stehen gegenwärtig vor der Herausforderung, sich an eine Remote-Belegschaft anzupassen, die eine neue Normalität darstellen könnte.
Um sich an diese plötzlichen Veränderungen anzupassen, tun Unternehmen alles, um die Aktualität ihrer Finanzberichterstattung sicherzustellen. Zum Glück können Unternehmen dabei auf die Erfahrungen von Unternehmen, die bereits Erfahrungen mit Remote-Arbeit gesammelt haben, zurückgreifen.
Im Laufe der Zeit erkennen Unternehmen die drei wichtigsten Einflussbereiche, die die Remote-Arbeit auf die Finanzabteilung hat.
- Die Vorteile, die sich für Mitarbeiter ergeben
- Der Schaden, den die Integrität des Record to Report Prozesses nehmen kann, wenn Standardisierung und Automatisierung fehlen
- Der zunehmende Druck, ein hohes Qualitätsniveau in der Finanzberichterstattung aufrechtzuerhalten und den Bedarf an Echtzeitinformationen und -erkenntnissen zu decken, um kritische Geschäftsentscheidungen ermöglichen
Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität
Man kann davon ausgehen, dass Ihr Team während des ersten Übergangs zum Homeoffice Zeit braucht, um sich anzupassen und sich wohl zu fühlen. Die langfristigen Vorteile sprechen jedoch für sich. Sobald ein stabiler Prozess eingerichtet ist, steigen die Produktivität der Mitarbeiter und die Zufriedenheit der Mitarbeiter dramatisch an. Eine kürzlich von Fundera durchgeführte Umfrage ergab, dass 86% der Mitarbeiter angeben, dass sie am produktivsten sind, wenn sie alleine arbeiten, und häufige Ablenkungen im Büro wie ineffiziente Besprechungen, Büroklatsch oder laute Arbeitsbereiche vermeiden. Diese Behauptung wurde auch aus Sicht des Managements validiert, wo zwei Drittel der in derselben Studie befragten Manager berichteten, dass eine Arbeit von zu Hause aus die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigerte.
Diese Produktivitätssteigerung kann zumindest teilweise auf die Steigerung der Zufriedenheit und der Gesundheit von Remote-Mitarbeitern zurückgeführt werden. Eine Amerisleep-Studie mit über 1000 Remote-Mitarbeitern ergab, dass 80 % weniger Arbeitsstress hatten als in einer typischen Büroumgebung. Laut der Umfrage zur Remote-Arbeit von Indeed nahmen 50 % der Remote-Mitarbeiter weniger Krankheitstage in Anspruch, und 56 % hatten insgesamt weniger Abwesenheiten. Wenn sich der derzeitige Zustrom von Remote-Mitarbeitern in ihren neuen Arbeitsplan einfügt, können Unternehmen mit einem ähnlichen Produktivitäts- und Wohlfühlwachstum ihrer Mitarbeiter rechnen.
Die Probleme für die Prozessintegrität des Unternehmens
Während eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität definitiv positiv ist, hat eine lokal verteilte Belegschaft auch Nachteile für die Finanzabteilung. Am einflussreichsten sind die operativen Änderungen, die für die Durchführung des Record to Report Prozesses erforderlich sind, und die neuen Erwartungen, die an den CFO gestellt werden, um die Organisation in diesen unorthodoxen Zeiten zu leiten.
Leider stützt sich die durchschnittliche Finanzabteilung noch immer stark auf manuelle Prozesse und Tabellenkalkulationen, um Finanzprozesse durchzuführen. Tabellenkalkulationen sind von Natur aus isoliert und bieten keinen Einblick in den gesamten Arbeitsablauf. Um diese Probleme zu überwinden, werden die Kalender mit Besprechungen gefüllt, um den Status bestimmter Aufgaben zu bestimmen. Und alle Probleme, die zuvor möglicherweise gelöst wurden, indem Sie zum Schreibtisch eines Kollegen gingen, erfordern jetzt zeitaufwändigere Lösungen.
All dies erhöht die Komplexität in der Finanzabteilung, für die bereits ein pünktlicher Abschluss eine Herausforderung ist. Jetzt müssen zusätzlich Finanzinformationen und Einblicke in Echtzeit bereitgestellt werden, um wichtige Geschäftsentscheidungen treffen zu können. Wenn mehr Arbeit zu erledigen ist und weniger Zeit dafür zur Verfügung steht, treten zusätzliche Fehler auf, die die Integrität aller erstellten Finanzdokumentationen und getroffenen Entscheidungen infrage stellt.
Wie sich die Finanzabteilung anpassen kann
Um sich an die veränderte Arbeitsweise in einer Finanzorganisation anzupassen, muss bei den verwendeten Tools Veränderung stattfinden. Durch die Nutzung von Automatisierung können Ihre Mitarbeiter nicht nur ihre Aufgaben effizienter erledigen, indem sie zeitaufwendige manuelle Prozesse eliminieren, sondern Ihr Unternehmen erhält auch Zugriff auf Echtzeitdaten, die Ihnen helfen, Entscheidungen im Hinblick auf das aktuelle wirtschaftliche Umfeld zu treffen. Darüber hinaus kann der gesamte Record to Report Prozess zuverlässig verwaltet werden – mit den von Ihrer Organisation definierten Steuerelementen und einer Übersicht über den Fortschritt aller relevanten Abschlussaufgaben.
