Die Effizienzpioniere der Zukunft
Shared Service Center (SSCs) unterstützen die Finanzabteilungen ihres Unternehmens durch die zentralisierte Bearbeitung manueller Aufgaben. Dadurch werden personelle und monetäre Ressourcen gespart und finanzielle Prozesse durch Standardisierungsmaßnahmen effizienter gestaltet. Doch im Laufe der Zeit stagnieren die Kostenersparnisse der Zentralisierung – besonders im Vergleich zu dem anfänglich erzielten ROI.
Nun gibt es mehr und mehr vorausdenkende SCCs, die wissensbasierte Arbeitsansätze für den Record-to-Report-Prozess priorisieren und sich von der manuellen Bearbeitung einzelner Transaktionen und administrativen Aufgaben entfernen.
Eine neue Studie im Rahmen des „State of the Shared Services and Outsourcing Industry Report“ mit über 600 befragten Unternehmen hat gezeigt, dass dieser Trend nicht abnimmt. Mehr und mehr Unternehmen beginnen jetzt damit, Technologie einzusetzen, um Ihre SSCs durch die Automatisierung ihrer Arbeitsprozesse zu unterstützen.[1]
Die Automatisierung des Finanzabschlusses hat Unternehmen dabei geholfen, dasselbe Wachstum zu erreichen, das sie einst dazu inspiriert hat, SSCs zu nutzen. Im Folgenden geben wir Ihnen eine Übersicht über die Entwicklungstendenzen in SSCs, die seit vier bis sechs, sieben bis zehn und über zehn Jahren in Betrieb sind. Danach erörtern wir kurz, wie einige von ihnen manuelle Aufgaben automatisieren und neue Best Practices etablieren, um weiterhin innovativ zu sein.
Historische Entwicklung von auf Tabellenkalkulation-basierten SSCs
Altersgruppen 4-6 und 7-10 Jahre: Stagnierende Gewinne
Der „State of the Shared Services and Outsourcing Industry Report“ kategorisiert diese beiden Altersgruppen in der Studie als unterschiedlich. Jedoch sind ihre Entwicklungstendenzen und das Prozent ihrer Implementierung wissensbasierter Arbeitsansätze fast identisch. Diese beiden Altersklassen haben die zweitniedrigste Implementierungsrate wissensbasierter Prozesse unter allen SSCs . 46% der befragten Unternehmen sagten, dass wissensbasierte Aufgaben MINDESTENS die Hälfte ihrer Dienstleistungen ausmachten. In diesen beiden Altersgruppen fokussieren sich die SSCs jedoch immer noch stark auf die manuelle Bearbeitung von Transaktionen, so wie sie es schon immer getan haben.
Obwohl sich viele Unternehmen über die erhöhte Effizienz durch die Automatisierung manueller Aufgaben bewusst sind, kann es für sie schwierig sein, den Wechsel zu automatisierten Arbeitsprozessen zu wagen. Es ist einfach, sich einzureden, es gäbe nicht genügend Zeit oder Ressourcen für ein solches Unterfangen und dass sich die Bemühungen am Ende nicht lohnen würden. Doch mit dem Fortschreiten der Zeit realisieren mehr und mehr Unternehmen, dass die Kostenersparnisse, die sie einmal durch die Zentralisierung ihrer manuellen Aufgaben durch SSCs erreicht haben, nicht mehr so einschlägig sind, wie sie es einmal waren.
Es scheint so, als würden die SSCs, die seit 4 bis 6 und seit 7 bis 10 Jahren in Betrieb sind, langsam erkennen, dass die Zukunft von wissensbasierten Lösungsansätzen geprägt ist. In den letzten Jahren haben die SSCs dieser beiden Altersgruppen damit begonnen, ihre manuellen Aufgaben zu automatisieren, um effizienter und strategischer arbeiten zu können.
Obwohl sie sich noch in einer infantilen Phase in diesem Übergang befinden, gibt es klare Anzeichen dafür, dass sich die SSCs zurück in eine Position bewegen, wo sie wieder Mehrwert liefern können.
10+ Jahre: Der wiederentdeckte ROI
Sobald eine Organisation in ihrer Branche ein erfahrener Veteran geworden ist, sind ihre Arbeitsprozesse oft fest etabliert, sodass die Implementierung selbst kleiner Veränderungsmaßnahmen zu einem langwierigen Prozess werden kann. Dies hat die SSCs dieser Altersklasse jedoch nicht davon abgehalten, neuen innovativen Ansätzen zu folgen. Die SSCs in dieser Gruppe waren die einstigen Vorreiter, die den zentralisierten Prozess für manuelle Record-to-Report-Prozesse etabliert haben. Jetzt handeln sie genau so innovativ bezüglich der Automatisierung von manuellen Aufgaben und der Förderung wissensbasierter Services.
Mit der zweithöchsten Implementierungsrate von Automatisierungsinitiativen und einem klaren Trend zu wissensbasierten Dienstleistungen optimieren diese SSCs weiterhin ihre Best Practies.
Die Trends für die Zukunft
Für SSCs in den Altersklassen 4-6 und 7-10 Jahren wird deutlich, dass sie etwas hinter ihren erfahreneren Kollegen liegen. Jedoch suggerieren ihre Entwicklungstendenzen, dass sie manuelle Prozesse automatisieren und wissensbasierte Arbeitsansätze implementieren werden und somit bald aufholen werden. Da die Kostenersparnisse durch SSCs, die einst revolutionär waren, ein integraler Bestandteil des Finanzprozesses sind, werden sich SSCs aller Altersklassen kontinuierlich in die Richtung der Automatisierung ihrer Finanzprozesse bewegen. So müssen ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit der manuellen Verarbeitung von Daten verbringen und können stattdessen mehr Kapazitäten dafür aufwenden, die Daten zu analysieren, um gut informierte, umsetzbare Entscheidungen zu treffen.
Von Caleb Walter und Ben Cornforth
