Finanzteams auf der ganzen Welt kennen die Qualen der Abstimmung von Finanzinformationen, wie z.B. Kontoauszüge und Hauptbuchtransaktionen. Datenquellen sind nur selten leicht zu vergleichen, besonders wenn es sich um verschiedene Formate, Datenlayouts und Transaktionen handelt. Die Transaktionen sind fast nie übersichtlich nebeneinander aufgestellt und heben sich sauber auf.
An dieser Stelle greifen die meisten Buchhalter auf Excel-Tabellen zurück.
Transaktions-Matching mit Excel-Tabellen
Excel-Tabellen können einfach Daten formatieren und diese aus zwei verschiedenen Quellen umorganisieren, also könnte man sagen, dass der Datenabgleich und das Transaktionsmatching eine gradlinige Sache ist. Excels Formeln sind dafür gemacht, Berechnungen zu machen, Währungen umzuwandeln und spezifische Einträge zu finden. Jedoch haben Excel-Tabellen mehrere Nachteile, die sie generell zu einem ineffektiven Tool für Transaktions-Matching und die Bedürfnisse Ihrer Finanzabteilung machen.
Nachteile von Excel-Tabellen
Excel-Tabellen sind für bestimmte Aufgaben, für die sie nicht gemacht wurden, ungeeignet. Wenn diese Nachteile übersehen werden, kann dies die Genauigkeit und Verlässlichkeit Ihrer Konten in den folgenden Bereichen beeinträchtigen:
1. Quellen, die in verschiedenen Dateiformaten exportiert werden
Daten, die verglichen und abgestimmt werden müssen, können in vielen Formen auftreten und sind normalerweise vorformatiert. Bestimmte Dateiformate können sich jedoch negativ auf den gesamten Transaktionsabstimmungsprozess auswirken.
Exportieren Sie Ihre Daten immer als Comma-Separated-Value-Datei (CSV). Dies ist die einfachste Dateiart, da die Formatierung minimal ist und so weniger Fehler auftreten, wenn Sie die Datei in eine Excel-Tabelle importieren.
2. Excel-Tabellen können Daten falsch formatieren
Die meisten Werte sollten numerisch sein, aber Sie können leicht ausversehen als Textgfolge formatiert werden oder absichtlich aufgerundet werden. Wenn Daten in andere Zellen kopiert oder übertragen werden, kann dies dazu führen, dass die Werte in Text formatiert werden und andere Fehler passieren. Kontonummern könnten automatisch in Euro umgewandelt und aufgerundet werden. Eine solche Handhabung Ihrer Daten kann schnell zu Fehlern führen, die Sie erst später bemerken, vor allem, wenn Sie vorformatierte Exporte für die abzustimmenden Daten nutzen.
3. Menschliche Fehler
Manchmal werden Einträge aufgrund kleiner, kaum merklicher Fehler unrichtig – ein Fenster versteckt sich am unteren Bildschirmrand, was zum Anschein führt, dass alle Informationen kopiert oder gelöscht wurden. Ein Ausrutscher mit dem Finger kann dazu führen, dass eine Ziffer hinzugefügt oder entfernt wird, was Ihre Werte komplett verfälscht.
Selbst in den Händen eines hochqualifizierten Experten, können menschliche Fehler passieren. Ray Panko, Professor in IT-Management an der University of Hawaii, sagt, dass die Anzahl der Fehler in Excel-Tabellen 1% oder mehr ist.[1] Dieser Prozentanteil mag gering klingen, doch wenn Ihre Transaktionen einen Wert von über eine Millionen Euro betragen, können solche Fehlangaben gravierend sein.
4. Wiederholung
Es ist nicht ungewöhnlich, ausversehen Einträge in Excel-Tabellen falsch zuzuordnen. Was passiert, wenn Sie zwei Einträge gematcht haben und später herausfinden, dass ein anderer Eintrag besser passen würde? Wie Sie wissen, ist es nicht einfach, ein Match rückgängig zu machen. Welcher Wert muss zurückgenommen werden?
Wie Sie die Einschränkungen von Excel-Tabellen umgehen können
Da Excel-Tabellen als ein Mehrzweck-Tool erschaffen wurden, greifen sie in bestimmten Bereich zu kurz. Finanzen sind ein spezielles Gebiet, was bedeutet, dass die besten Tools für ihr Management ebenfalls spezialisert sein sollten. Im Zeitalter der digitalen Revolution steht Automatisierung an der Spitze der finanziellen Transformation.
Die Automatisierung Ihres Transaktions-Matching-Prozesses ist besonders wichtig, um den Transaktionsfluss besser zu überblicken und zu verwalten. Ein unübersichtlicher Matching-Prozess kostet Ihr Unternehmen Zeit und Geld und kann zu ernsthaften Schwierigkeiten in Ihrem Finanzabschlussprozess führen, da das Transaktions-Matching die Basis für den Finanzabschluss bildet. Der Abschlussprozess an sich ist bereits stressig und kompliziert genug, ohne dass Sie die Unstimmigkeiten vergangener Wochen wieder ausgleichen müssen.
Durch die Automatisierung Ihrer Finanzprozesse überwinden Sie die erheblichen Einschränkungen von Excel-Tabellen. Um mehr über Automatisierung und Transaktions-Matching zu erfahren, sehen Sie sich unsere Lösungen an.
Von Ashton Mathai
[1] Olshan, J. (2013, April 20). 88% of spreadsheets have errors. Von from https://www.marketwatch.com/story/88-of-spreadsheets-have-errors-2013-04-17
