Im Mai 2020 stellten sowohl Forrester Research als auch EY fest, dass Enterprise Organisationen gezwungen sind, neue Initiativen für Automatisierung und Robotic Process Automation (RPA) zu starten und zu beschleunigen, um sich von den Auswirkungen der COVID-19 Pandemie besser zu erholen. So müssen Organisationen die derzeitige Funktionsweise ihrer Geschäftsprozesse neu zu bewerten und auch in der Finanzabteilung, die bei technologischen Modernisierungsbemühungen oft übergangen wurde, ist das nicht anders.
Eine kürzlich von Forrester Research in Zusammenarbeit mit Trintech durchgeführte Studie ergab, dass 90% der befragten Finanz- und IT-Führungskräfte mit Herausforderungen während des Finanzabschlussprozesses zu kämpfen haben. So wurden die folgenden Herausforderungen, mit denen Unternehmen heute konfrontiert sind, identifiziert:
- Der Finanzabschluss ist ein zeitaufwendiger Prozess
- Das Risiko manueller Fehler
- Mangelnde Unterstützung zur Zielerreichung
Diese Probleme lassen sich auf die Instrumente zurückführen, die Buchhalter traditionell benutzt haben, um den Abschlussprozess durchzuführen: Tabellenkalkulationen, Papier-Ordner und manuelle Prozesse. Jahrelang war die Finanzabteilung relativ gut in der Lage, die Probleme zu ignorieren und mit den Problemen umzugehen, die ihre Abschlusswerkzeuge und manuellen Prozesse verursachen. COVID-19 betonte und beschleunigte jedoch die Notwendigkeit, den Finanzabschlussprozess zu transformieren. Viele Organisationen, die mit der Einführung von Finanzautomatisierung warteten, erlitten Rückschläge durch die Pandemie und begannen oder beschleunigten Projekte zur Implementierung einer automatisierten Abschlusslösung, die zur Rationalisierung ihrer Geschäftsfunktionen erforderlich ist.
Die Entscheidung für eine neue Finanztechnologie ist kein Luxus mehr – es geht um den Erfolg von Unternehmen im “New Normal”. Enterprise Organisationen benötigen angemessene Finanzprozesse, um ihre Organisationen gesund zu halten und ihre Ziele und Strategien in der gegenwärtigen globalen Situation umzusetzen.
Cadency bietet diese Unterstützung, indem es Ihren Buchhaltungsteams die Möglichkeit gibt, fortschrittliche Automatisierungstechnologien wie Künstliche Intelligenz (KI), Robotic Process Automation (RPA) und ERP-Bots zu nutzen, um einige der komplexesten Record to Report Herausforderungen zu unterstützen.
Die Bedürfnisse der Finanzabteilung sind mit Tabellenkalkulationen und manuellen Arbeiten nicht mehr zufriedenstellend zu decken. Stattdessen benötigen Buchhalter eine automatisierte Abschlusslösung wie Cadency, die Ihre Finanzabschlussprozesse so optimieren kann, wie man einen Zauberwürfel lösen kann: Schritt für Schritt.
Schritt 1: Ihr ERP
Der erste Schritt zur Lösung Ihres Zauberwürfels (d.h. Ihres Finanzabschlusses) besteht darin, sich mit Ihrem aktuellen ERP zu befassen. Einer der Hauptgründe dafür, dass die Finanzabteilung bei ihrem Finanzabschluss vor Herausforderungen steht, kann auf ihre komplexe ERP-Landschaft zurückgeführt werden. Eine Forrester-Studie stellte fest, dass jede Organisation im Durchschnitt 18 ERP-Instanzen von 9 verschiedenen Anbietern hatte, was die Integrität aller gespeicherten und verarbeiteten Daten erheblich beeinträchtigt.
Sie brauchen ein zentralisiertes ERP, um sicherzustellen, dass alle Daten genau, zuverlässig und leicht zugänglich sind. Ohne diese drei Faktoren kann das Management kein Vertrauen in geschäftliche Entscheidungen haben, die auf der Grundlage dieser Finanzabschluss-Daten getroffen werden. Es ist daher entscheidend, dass dieses Problem zuerst angegangen wird.
Schritt 2: Einrichten eines System of Controls
Sobald die für den Finanzabschluss verwendeten Daten korrekt sind, besteht der nächste Schritt darin, ein System of Controls (SOC) einzurichten. Das SOC ist der Ort, an dem alle Prozesse standardisiert werden, um die Effektivität sicherzustellen und das Risiko während Ihres Abschlusses zu reduzieren. Die Rationalisierung Ihres Finanzabschlusses in einem zentralisierten SOC bietet eine vollständige Blaupause des Abschlusszyklus mit Dashboard-Einblicken und integrierter Berichterstattung. Es bietet auch einen Rahmen für die Einhaltung von Branchen- oder Geschäftsstandards, die unternehmensspezifisch sind. Das SOC gibt Ihnen das volle Vertrauen in Ihre Finanzberichterstattung zurück, was in der aktuellen Situation von entscheidender Bedeutung ist.
Schritt 3: Umfangreiche Integration
Für einen nahtlosen Datentransfer zwischen Ihrem ERP und SOC ist eine umfassende Integration beider Systeme erforderlich. Dank APIs, ERP-Konnektoren und RPA-Konnektoren (Robotic Process Automation) von Drittanbietern brauchen Ihre Buchhalter Daten nicht mehr manuell einzugeben, zu manipulieren oder hochzuladen, was diesen nicht nur Zeit zurückgibt, sondern auch das hohe Risiko von Ungenauigkeiten, das mit manuellen Prozessen verbunden ist, erheblich reduziert.
Schritt 4: Automatisierung
Das integrierte ERP und SOC sind die Grundlage für die Automatisierung von Aufgaben, die zuvor manuell erledigt wurden. Cadency beinhaltet:
- ERP Bots: Die kürzlich von SAP zertifizierten ERP-Bots von Cadency erweitern den Workflow für den Finanzabschluss in Ihr ERP und andere Systeme. Dies ermöglicht einen schnelleren Abschluss und reduziert das Gesamtrisiko, da menschliche Eingriffe entfallen, wenn sie nicht erforderlich sind.
- Risk Intelligent RPA™ (RI RPA): Bei Trintech sind wir der festen Überzeugung, dass Risiko ein integraler Bestandteil der Arbeit der Finanzabteilung ist. RI RPA arbeitet unter Nutzung der spezifischen Risikoschwellen eines Kunden, um automatisierte Arbeitsabläufe zu konfigurieren und unnötige Aufgaben zu eliminieren. Dieser Ansatz legt den Schwerpunkt wieder auf risikoreiche Posten, anstatt die Aufmerksamkeit gleichmäßig auf alle Posten zu verteilen.
Bei der Automatisierung Ihrer Finanzprozesse ermöglichen diese branchenführenden Funktionen Ihren Buchhaltungsteams, mehr strategische Initiativen für das Unternehmen voranzutreiben.
Schritt 5: Optimierung mit Financial Controls AI™
Nachdem so viele Prozesse wie möglich automatisiert sind, können Unternehmen mit Financial Controls AI™ (FC AI) eine weitere Optimierung anstreben. Mit FC AI können Organisationen Risiken über verschiedene Elemente des gesamten Record to Report quantitativ bewerten.
- Risk Intelligent Inspect: Risk Intelligent Inspect fungiert als präventive Funktion vor dem Prüfungszyklus, indem es Risiken wie betrügerische Transaktionen und manuelle Anpassungen bis hinunter zur Transaktionsebene bewertet, um die Gültigkeit aller daraus resultierenden Finanzberichte schnell zu stärken.
- AI-Risikoeinstufung für JE: beinhaltet Regeln rund um Journalbuchungen, um eine Risikoeinstufung dafür zu liefern, wie der Ersteller die Aufgabe ausgeführt hat. Die Benutzer werden sofort bei der Erstellung des Journals auf das Risiko aufmerksam gemacht, sodass sie effektiv daran arbeiten können, das Journal “risikofrei” zu machen. Die AI-Risikoeinstufung für JE trägt zur Verbesserung der Journalbuchführung bei, indem sie Fehler, Risiken und Betrug mindert, Zeit spart und die Effizienz verbessert.
Risiko sollte alles, was Buchhalter tun, informieren, insbesondere in einer Zeit, in der sich Organisationen zusätzliche Risikofaktoren nicht leisten können.
Fazit
Eine zentrale Erkenntnis der Forrester-Studie ist die Schlussfolgerung, dass Organisationen mutige Investitionen in ihre Finanzfunktionen tätigen müssen, um zu wachsen und zu überleben. Eine der Möglichkeiten, wie Unternehmen dies erreichen können, ist der Beginn ihrer digitalen Transformation, um die Automatisierung in ihrer Finanzabteilung voranzutreiben.
Der Versuch, Ihren Zauberwürfel/Finanzabschluss selbst zu automatisieren und zu lösen, kann schwierig und frustrierend sein. Aus diesem Grund stellt Trintech erfahrene Record to Report Experten zur Verfügung, die Ihnen Einblicke und Anleitungen geben, wie diese Schritte für Ihre Organisation am besten durchgeführt werden können.
Der Status quo, der darin besteht, sich mit manuellen Prozessen und veralteten Tools durchzuschlagen, ist im heutigen Geschäftsumfeld nicht mehr tragbar. Die Automatisierung des Finanzabschlussprozesses ist eine Reise, die für das Überleben, die Gesundheit und das Wachstum der gesamten Organisation sofort begonnen werden sollte.
Erfahren Sie mehr über die Vorteile und den ROI, die Cadency für Ihre Finanzabteilung bieten kann.
Von Ashton Mathai
