Im Laufe der Jahre habe ich mit mehreren Enterprise-Organisationen, die versucht haben Intercompany-Herausforderungen zu lösen, zusammengearbeitet. Bei Hunderten Gesellschaften, Tausenden daraus resultierenden Beziehungen und Hunderttausenden von konzerninternen Transaktionen können diese Herausforderungen die Buchhaltungsteams überlasten.
Für viele Unternehmen ist ein erheblicher Teil dieser Transaktionen eine Gütertransaktion und kann häufig über den Standardprozess “Procure to Pay” innerhalb des ERP abgewickelt werden. Andere Transaktionen können jedoch problematisch sein, da beide Parteien eine Vereinbarung treffen müssen, bevor die Gebühren für jedes Unternehmen manuell gebucht werden.
Die mit diesen Arten von Transaktionen verbundenen Herausforderungen können erheblich zunehmen, wenn Unternehmen durch Fusionen oder Übernahmen wachsen oder Änderungen an ihrer internen Struktur vornehmen. Diese Änderungen können zu nicht standardmäßigen Kontenplänen, unterschiedlichen ERPs und anderen Systemen oder sogar zu Abhängigkeiten von Schlüsselpersonen führen, die unternehmensübergreifende Transaktionen erschweren.
Während die kontinuierliche Verbesserung von kundenorientierten Prozessen seit einiger Zeit priorisiert wird, sind Back-Office-Kontrollen wie Korektur- und Abgrenzungsbuchungen sowie Prozesse zur Auflösung von Diskrepanzen möglicherweise aus dem Fokus geraten.
Best-in-Class-Finanzorganisationen haben sich in erster Linie der Verwendung von Kontrollen zugewandt, die Diskrepanzen zwischen Unternehmen verhindern, anstatt sich auf nachträgliche Abstimmungen zu verlassen. In diesem Blog werde ich diese Art von Lösung und ihre Vorteile vorstellen.
Herausforderungen und Auswirkungen
Probleme bei der Intercompany-Rechnungslegung können umfassende finanzielle Auswirkungen haben.
Beispielsweise können ungelöste Diskrepanzen zwischen Unternehmen, die mehrere Tage lang nicht beseitigt werden, dazu führen, dass das Risiko von Abschreibungen ohne einen formellen Auflösungsprozess erhöht wird.
Ebenso nutzen Unternehmen, die konzerninterne Abstimmungen zum Monatsende abschließen, häufig Anpassungen von oben, also auf den einzelnen Gesellschaften übergeordneten Ebene. Dies kann die Korrektheit und Vollständigkeit der Steuerverbindlichkeiten und der statistischen Berichterstattung negativ beeinflussen und zu Konflikten mit SOX-Audits und nationalen Offenlegungsvorschriften führen.
Eine kürzlich von Deloitte durchgeführte Studie ergab, dass mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen keine definierte Eigenverantwortung für den Intercompany-Prozess hatte und dass das Management keinen Einblick in den Prozess und die wichtigsten Aktivitäten hatte. Dieses Fehlen von Verantwortung kann durch eine übermäßige Abhängigkeit von Schlüsselpersonen bei der Verfolgung und Abstimmung von Transaktionen verursacht werden. Die Verantwortung und die Integrität der Transaktionen sind daher nicht im Hauptbuch enthalten, wodurch es keine eindeutige und zuverlässige Datenquelle gibt.
Die Lösung ist präventiver Natur
Führende Unternehmen auf der ganzen Welt wenden sich Technologie zu, um Intercompany-Herausforderungen zu lösen. Die Intercompany-Lösung von Trintech ermöglicht detektivische und präventive Kontrolle, um den Intercompany-Prozess außerhalb mehrerer unterschiedlicher ERPs zu verwalten.
Heutzutage werden detektivische Kontrollen am häufigsten von Organisationen verwendet, bei denen die Muttergesellschaft nachträgliche Abstimmungen für konzerninterne Transaktionen durchführt. Eine High-Volume-Matching-Engine gleicht einzelne Transaktionen zwischen den Gesellschaften A und B sowie alle anderen Transaktionen ab, die nicht über die dedizierte Intercompany-Lösung initiiert wurden. Elemente werden automatisch miteinander abgeglichen und Unstimmigkeiten werden einem Benutzer zur Behebung angezeigt.
Eine vorbeugende Lösung kann jedoch in Kombination mit Matching verwendet werden, da Transaktionen von beiden Gesellschaften vorab genehmigt werden können, bevor sie gleichzeitig in separate Hauptbücher oder ERPs gebucht werden.
Mit einer präventiven Lösung kann Gesellschaft A Gesellschaft B eine Transaktion vorschlagen. Sobald A die erforderlichen Informationen sowie die entsprechenden Unterlagen beigefügt hat, sendet der dynamische Workflow den Vorschlag an Gesellschaft B. Der Arbeitsablauf kann durch Toleranzen und Schwellenwerte bestimmt werden, sodass der Vorschlag, wenn er einen Betrag überschreitet, zur Genehmigung an eine in Gesellschaft B definierte Person weitergeleitet werden kann.
Bevor Gesellschaft B die Transaktion genehmigen kann, müssen möglicherweise zusätzliche Informationen hinzugefügt werden. Wenn beide Parteien beispielsweise unterschiedliche ERPs mit nicht standardmäßigen Kontenplänen verwenden, muss B möglicherweise relevante GL-Informationen für sein ERP eingeben.
Sobald sich beide Unternehmen auf den Betrag mit den beigefügten Belegen geeinigt haben, werden vom System automatisch Buchungen für die Nebenbücher für Verbindlichkeiten und Forderungen erstellt sowie die Rechnungen ausgestellt.
Fazit
Intercompany-Accounting wird weiterhin ein wichtiger Fokus für globale Organisationen sein. In Kombination mit andauernder Transformation von Personen und Prozessen kann Technologie die Lösung für Unternehmen sein, die derzeit nicht über einen effizienten Intercompany-Prozess verfügen. Das Ergebnis werden verbesserte Kontrollen und ein geringeres Risiko sowie eine höhere konzerninterne Verarbeitungseffizienz sein, insbesondere beim Umgang mit mehreren Finanzsystemen.
Um mehr darüber zu erfahren, wie Trintech Sie bei der Verbesserung Ihrer Intercompany-Prozesse unterstützen kann, sehen Sie sich unser Webinar an:
Von: Thomas Edwards, ACMA CGMA
(aus dem Englischen übersetzt)
Herr Edwards ist Senior Manager für Finance Transformation bei Trintech mit Sitz in London. Als Chartered Accountant und mit Hintergrund in der Implementierung von SAP S/4HANA stützt er sich auf sein Fachwissen, um Kunden bei der Lösung von Herausforderungen mit ihrem Finanzabschlussprozess zu beraten.
