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Automatisieren Sie 95% der manuellen Journalbuchungen und reduzieren Sie gleichzeitig das Risiko

Es gibt Tausende von Journal Entries (JEs), die von Unternehmen jeden Berichtszyklus in verschiedenen Ländern und Shared Service Centern verwaltet werden müssen. Die meisten dieser Unternehmen haben Probleme mit zwei verschiedenen Arten von manuellen Journalbuchungen: Ad-hoc und wiederkehrende manuelle JEs. Wiederkehrende manuelle JEs sind JEs, die in jedem Zeitraum wiederholt werden müssen, z. B. Rückstellungen, Abschreibungen und Amortisationen. Diese wiederholen sich häufig und können bei manueller Ausführung kostspielig sein. Ad-hoc-JEs können durch eine Abstimmung ausgelöst werden, z. B. wenn offene Posten erfasst werden. Offene Posten beinhalten ein gewisses Risiko, das sich auch auf die Gewinn-und-Verlust-Rechnung auswirken kann. Diese Sensibilität für die GuV-Rechnung und das finanzielle Risiko bei der Berichterstattung bedeutet, dass zusätzliche Kontrollen für die Überprüfung von Anpassungen erforderlich sind, die nicht wiederkehrend / nicht standardisiert sind. Der manuelle JE-Prozess ist für Unternehmen riskant, da Kontrollen und ordnungsgemäße Genehmigungen fehlen sowie das Management keine Sichtbarkeit über ausstehende oder abgelehnte Einträge hat.

Der traditionelle JE-Prozess ist ineffizient und sehr fehleranfällig. Die meisten Unternehmen verlassen sich auf Genehmigungen per Telefonanruf oder E-Mail, was lange dauern kann und ein schwieriger Prozess ist. Und die Informationen können am Ende inkorrekt sein. Ein manueller JE-Prozess kann nicht nur den Finanzabschluss verzögern, sondern auch zu fehlender oder unzureichender unterstützender Dokumentation und mangelnder Transparenz führen.

Der JE-Prozess kann überall während des Finanzabschlusses stattfinden. Sie können eine Reconciliation durchführen und auf einen Artikel stoßen, der gelöscht werden muss. Dies kann dann zu einer Buchung führen. Wenn Sie sich also Ihren JE-Prozess ansehen und wie er sich auf Ihren gesamten Record to Report-Prozess auswirkt, haben JEs einen enormen Einfluss auf das Endergebnis. Laut der Hackett Group automatisieren branchenführende Unternehmen 95 % ihrer JEs. Trintech sieht dies auch bei Kunden, die Cadency® by Trintech eingesetzt haben.

Wie kann Cadency helfen?

Cadency Journal Entry bietet ein vollständig integrierten Workflow, der Transparenz schafft und sicherstellt, dass die Informationen korrekt verarbeitet, genehmigt und veröffentlicht werden. Über das JE-Dashboard können Sie direkt den Status jeder Buchung einsehen und wie oft ein Journal abgelehnt wurde .

Genehmigungsprozesse:

Ein Administrator kann einen automatisierten Genehmigungsworkflow basierend auf Details wie Buchungskreis und Betrag einrichten, sodass Buchungen für eine ordnungsgemäße und risikobasierte Genehmigung weitergeleitet werden können. JEs können auch alle unterstützenden Dokumente beigefügt werden um dem Genehmigenden so die Bewertungsgrundlage einfach darstellen zu können. Die E-Mail-Benachrichtigung, die an den Genehmigenden gesendet wird, enthält einen direkten Link zur Aufgabe und die Möglichkeit, diese den Unternehmenskalendern hinzuzufügen.

Integration mit Reconciliations:

Viele JEs werden durch den Kontenabgleich erstellt. Wenn vor der Implementierung von Cadency ein Fehler vorhanden ist, müssen Sie in Ihr ERP gehen und einen separaten Eintrag ohne Verbindung zwischen der Abstimmung und dem JE vornehmen. Mit Cadency können Sie jetzt direkt aus Ihrer Abstimmung eine JE erstellen und diese Buchung dann automatisch in Ihr ERP-System posten, was eine Verbindung zwischen Ihrer Abstimmung und JE erstellt.

ERP-Integration:

Cadency Journal Entry bietet die Möglichkeit, mit den vorgefertigten, vordefinierten Trintech-Konnektoren für SAP®, Oracle® und NetSuite® direkt in Ihre ERP(s) zu posten. Mit diesen Konnektoren können Sie in Echtzeit den Status jedes JEs einsehen, was zu einem optimierten JE- und Abstimmungsprozess führt. Lesen Sie mehr über unser R2R Automation Framework & ERP-Konnektoren.

Wiederkehrende Journalbuchungen:

Sie können Ihre wiederkehrenden JEs proaktiv mit einem festgelegten Zeitplan automatisieren und definieren. So optimieren Sie den Prozess und stellen sicher, dass keine Fehler auftreten und Zeit und Aufwand erheblich reduziert werden. Sie können automatische Buchungen für ein Abgrenzungs-, Abschreibungs- oder Zuordnungsbuchungen planen. Nur Cadency verfügt über ein spezielles Dashboard für wiederkehrende Journalbuchungen, mit dem Sie alle JEs einsehen können.

Koordination:

Mit Cadency können Sie jetzt mehrere Vorbereiter für eine Buchung haben, sodass Sie mit anderen Mitgliedern Ihrer Organisation, die möglicherweise relevante Informationen für Ihre JE haben, arbeiten und sich koordinieren können, anstatt sich auf unsichere Kommunikationsformen wie E-Mails oder Telefonanrufe verlassen zu müssen. Jetzt können Sie den JE an einen weiteren Bearbeiter senden und ihn die fehlenden Informationen ausfüllen lassen, während Sie weiterhin Owner des JEs bleiben. Die Buchung wird am Ende des Vorbereitungsworkflows an Sie zurückgeleitet, sodass Sie es vor dem Absenden nochmals bearbeiten können.

Compliance:

Sie können Ihre Vorlagen jetzt mit unterschiedlichen Regeln und Funktionen konfigurieren, die auf den Richtlinien Ihres Unternehmens aufbauen. Die Vorlagenzugriffskontrolle bestimmt, wer Zugriff auf bestimmte Vorlagen hat und fügt Ihrem Abschlussprozess so eine weitere Kontrollebene hinzu.

Risk Intelligent RPA ™:

Mit Risk Intelligent RPA können Sie jetzt ein JE direkt mit einer Close-Aufgabe in Cadency Close verknüpfen. Sobald dieses Journal erfolgreich veröffentlicht wurde, wird die verknüpfte Abschlussaufgabe automatisch aktualisiert und geschlossen, wodurch der manuelle Aufwand verringert wird.

Cadency transformiert die Abschlussprozesse von Unternehmen, indem es die Effizienz erhöht, Fehler und Zeit reduziert und eine vollständige Transparenz über den gesamten Prozess bietet. Durch die Automatisierung von Aufgaben mit geringer Wertschöpfung kann sich Ihr Team auf Initiativen konzentrieren, die für Ihr Unternehmen strategischer sind.

Von Muna Syed