COVID-19 zeigt Schwachstellen im Finanzabschlussprozess auf und beschleunigt Automatisierungsinitiativen
Mit der Umstellung auf Remote-Work wurden die Erwartungen für Finanzteams, die sich an ihre neue Arbeitsumgebung anpassen mussten, noch komplexer. Die Einhaltung von Fristen, die Aufrechterhaltung einer offenen Kommunikation und die Sicherstellung einer korrekten Finanzberichterstattung wurden in dieser neuen, dezentralen Arbeitsumgebung sowohl wichtiger als auch schwieriger. Erschwerend kam hinzu, dass die Finanzabteilung in der Vergangenheit bei der Einführung neuer Technologien, die die tägliche Arbeit verbessern und rationalisieren können, hinter anderen Geschäftsbereichen zurückgeblieben ist – stattdessen verließ man sich bei einem Großteil des Finanzabschlusses auf Tabellenkalkulationen und manuelle Prozesse. Die zusätzliche Arbeitsbelastung brachte viele Finanzteams an ihre Grenzen und die manuelle Abwicklung des Finanzabschlusses war nicht mehr ausreichend. Als Reaktion darauf begannen viele Unternehmen, ihre Pläne zur Einführung von Finanzautomatisierung zu beschleunigen.
Überblick über die Umfrage
Trintech’s 2021 Global Financial Close Benchmark Report beruht auf einer Umfrage aus dem ersten Quartal in 2021 und umfasste:
430 Unternehmen weltweit
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- 35% Large Enterprise Organisationsn
- 65% Organisationen aus dem Mittelstand
486 Befragte
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- 14% C-Suite
- 36% Manager und Direktoren
- 50% Finanzfachkräfte
Der Report beschäftigt sich mit:
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- Dem aktuellen Automatisierungsgrad des Financial Close
- Welche Prozesse gerade automatisiert werden
- Wo Unternehmen in der Zukunft Automatisierung einsetzen wollen
Rückblick 2020: Financial Close Herausforderungen
Wenn wir auf die letzten 12 Monate zurückblicken, gab es große Veränderungen in der Arbeitsweise von Unternehmen, da Organisationen auf eine Remote-Arbeitsumgebung umstellten und dabei mit noch nie dagewesenen Umständen zurechtkommen mussten. Im Zuge der Umstellung und des Versuchs, sich anzupassen, führten neue Erwartungen zu einer noch größeren Komplexität für Finanzteams, die sich an virtuelle Arbeitsumgebungen anpassen mussten.
Den Umfrageteilnehmern wurde eine Liste mit sieben allgemein bekannten Herausforderungen für das Office of Finance vorgelegt und sie wurden gebeten, die beiden auszuwählen, die im letzten Jahr die größten Auswirkungen auf ihre Organisation hatten. Die Befragten gaben an, dass sie hauptsächlich mit folgenden Problemen zu kämpfen hatten:
- Meeting Deadlines & Time-Pressures (51%)
- Remote Work (46%)
- Providing Analysis to Gain Business-Critical Insights (27%)
- Reduced Team Size (27%)
Von diesen vier wichtigsten Punkten wurden die Einhaltung von Terminen und Remote-Arbeit als die dringlichsten Herausforderungen beim Finanzabschluss genannt. Es steht außer Frage, dass viele Unternehmen mit der Umstellung auf Remote- oder Hybrid-Arbeitsumgebungen zu kämpfen haben.
Fehlende Automatisierung wird als der größte Faktor für einen ineffizienten Finanzabschlussprozess identifieziert
Während 88% der Befragten fehlende Automatisierung sowie manuelle Arbeit und Fehler als Gründe für einen ineffizienten Finanzabschlussprozess nannten, gaben 78% der Befragten an, dass sie noch keine ausgereifte Automatisierung für ihren Finanzabschluss haben. Und fast die Hälfte (45%) der Befragten gab an, dass ihre Automatisierung noch sehr einfach ist und sich nur auf den Export von Tabellenkalkulationen aus ihrem jeweiligen ERP-System erstreckt.
Mit der Umstellung auf eine dezentrale Arbeitsumgebung waren die Methoden und Tools, auf die sich die Finanzabteilung zuvor verlassen hatte, um ihren Finanzabschluss zu erstellen, keine praktikablen Optionen mehr, da viele von ihnen manuell waren und unterschiedliche Systeme nutzten. Dies führte letztendlich zu einer Verringerung der Effizienz und einer Erhöhung der Wahrscheinlichkeit, Fristen zu verpassen und ungenaue Berichte zu erstellen.
Was sind die zwei wichtigsten Faktoren, die Sie daran hindern, einen effizienten Finanzabschlussprozess zu haben?
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Was kommt als Nächstes? Optimierung des Finanzabschlusses in 2021
Auf die Frage nach den wichtigsten Bereichen, die in den kommenden 12 Monaten verbessert werden sollen, nannten die Befragten die folgenden Themen als ihre Priorität:
- Financial Process Automation: 36 % der Befragten gaben an, dass Bereiche wie Automated Matching ihr Hauptaugenmerk im Jahr 2021 sind
- Process Standardisation & Streamlining: 32 % der Befragten gaben an, dass Bereiche wie Recs Policy Standardization ihr Hauptaugenmerk im Jahr 2021 sind
- Improve Quality & Accuracy of Numbers: 12 % der Befragten nannten dies als ihren Hauptfokus im Jahr 2021
Es ist wichtig, an dieser Stelle zu erwähnen, dass die Standardisierung und Automatisierung der Finanzabschlussprozesse nicht in einem Vakuum erfolgen sollte. Die Standardisierung, wie ein Prozess durchgeführt wird, ist ein Teil eines Best-in-Class-Ansatzes für den Finanzabschluss, aber die Prozesse sollten effektiv wiederholt werden können, damit eine Automatisierung implementiert werden kann. Mit anderen Worten: Es ist am besten, über Standardisierung und Automatisierung parallel nachzudenken, um die Vorteile von beiden zu erhöhen.
Lesen Sie den vollständigen Bericht, um mehr über Best Practices und Next Steps zu erfahren.
Blick in die Zukunft: Herausforderungen für den Finanzabschluss in 5 Jahren
Die Umfrage ergab, dass Finanzexperten zukünftige Herausforderungen vor allem in zwei Bereichen sehen:
- Arbeitsfähigkeiten: Qualitativ hochwertige Arbeit durchzuführen, sicherzustellen, dass alles erledigt wird, und Fristen einzuhalten, wurden von 50% der Befragten als die größten Herausforderungen identifiziert
- Mitarbeiter-Management: Überstunden und Burnout von Mitarbeitern sowie die Akquise von Talenten wurden von 33 % der Befragten als größte Herausforderung genannt
Die durch die Pandemie hervorgerufene Unsicherheit und die damit verbundene Zunahme des Arbeitsvolumens wirkte sich deutlich auf die 50 % der Befragten aus, die sich Sorgen um ihre zukünftigen Arbeitsfähigkeiten machten. Bei der Bewältigung des neuen Umfelds und der Herausforderungen, die sich im Jahr 2020 ergeben haben, kommt es auf Ihr wertvollstes Kapital an – Ihre Mitarbeiter. Es ist entscheidend, über Menschen, Prozesse und Technologie parallel nachzudenken, denn sie sind die Schlüsselkomponenten für die Transformation des Office of Finance einer Organisation.
Das Jahr 2020 wird Finanzfachleuten wohl oder übel als das Jahr in Erinnerung bleiben, in dem sich ihre Rolle innerhalb des Unternehmens von der historischen Berichterstattung hin zu einer strategischen und zukunftsorientierten Abteilung verschob. Mit dieser Verschiebung stiegen die Erwartungen, wichtige Geschäftsentscheidungen durch die zeitnahe Bereitstellung von Finanzzahlen und -einblicken voranzutreiben. Letztlich erfordert diese Veränderung der Erwartungen auch eine Veränderung der Technologie für das Office of Finance. Historische Tools wie Tabellenkalkulationen und die damit verbundene manuelle Arbeit bieten Unternehmen einfach nicht die erforderlichen Einblicke und Effizienzgewinne, die erforderlich sind, um die gestiegene Arbeitslast und die Erwartungen zu erfüllen.