Eine der wichtigsten Kompetenzen eines modernen CFOs, ist die Fähigkeit, flexibel zu sein und sich schnell an Veränderungen anzupassen.
Unternehmen haben den Wert von Technologie für die digitale Transformation erkannt und beginnen, ihre Strategien entsprechend zu erweitern. 2020 hat die Veränderungsbereitschaft in vielen Unternehmen weiter gestärkt. Gut durchdachte Finanzpläne, Optimierungspotentiale und Geschäftsstrukturen mussten sich schnell weiterentwickeln, da COVID-19 große, unerwartete Veränderungen in vielen Unternehmen mit sich brachte.
Schon vor der Pandemie waren viele CFOs bestrebt, ihre Funktionen mithilfe von Technologie zu transformieren, um weniger Zeit für die Verwaltung von Daten aufzuwenden und stattdessen Risiken zu analysieren, die Daten-Qualität voranzutreiben und Business Intelligence bereitzustellen. COVID-19 drängte die CFOs dazu, ihren Fokus auf die Digitalisierung zu verstärken und Prozesse agiler, effektiver und effizienter für die Organisation zu gestalten.
“Seit ich diesen Job habe, habe ich gesehen, wie sich die Dinge verdoppelt und verdreifacht haben – die Geschwindigkeit, mit der man in den Markt kommt, die Geschwindigkeit, mit der die Kunden erwarten, dass man Dinge digital erledigt – all das hat sich dramatisch verändert. Die Rolle des CFOs musste sich damit verändern.” – Leeny Oberg, Executive Vice President und CFO, Marriott International Inc.
Für den Erfolg eines Unternehmens ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Finanzabteilung bei Initiativen zur digitalen Transformation eingeschlossen ist. Bevor jedoch Automatisierung und fortschrittliche Technologien wie Risk Intelligent RPA, Smart Bots und künstliche Intelligenz implementiert werden, gibt es ein wichtiges Element, das bei Finanzprozessen nicht fehlen darf: Standardisierung.
Probleme, die durch unzureichende Standardisierung verursacht werden
Eine aktuelle Forrester-Studie ergab, dass 90 % der Unternehmen mit Probleme mit ihrem Finanzabschlussprozess haben. Als die Unternehmen die Gründe für ihre Schwierigkeiten genauer untersuchten, ergaben sich mehrere Schwierigkeiten und Risikofaktoren.
- Undefinierte oder unklare Struktur der Prozesse (d.h.: Mangel an standardisierten Prozessen)
- Abhängigkeit von manuellen Prozessen (z. B. Dateneingabe), die die Genauigkeit beeinträchtigen
- Schlechte Kommunikation zwischen den Abteilungen des CFO und des CIO, die Datenumgebungen verkomplizieren
Für Unternehmen, die ein erhebliches Volumen an Reconciliations, Journalbuchungen, Close Tasks etc. verarbeiten, ist der Einfluss dieser Faktoren auf das Risikoprofil des Unternehmens erheblich.
Die Studie zeigte auch einen weiteren Grund auf, warum Unternehmen mit dem Abschluss zu kämpfen haben: ihre komplexe ERP-Landschaft. Forrester fand heraus, dass Unternehmen im Durchschnitt neun ERP-Anbieter mit 18 weltweit eingesetzten Instanzen nutzen. Diese extreme Komplexität führt dazu, dass Organisationen Risiken eingehen und zu viel Zeit für manuelle Prozesse aufwenden, die zur Unterstützung dieser ERP-Umgebung erforderlich sind. Unternehmen müssen ihre fragmentierten Datenumgebungen angehen und standardisieren, um ein zuverlässiges Reporting zu erhalten.
Warum ist Standardisierung in der Finanzabteilung wichtig?
Im ersten Quartal 2021 veröffentlichte Accenture einen Bericht, in dem weltweit mehr als 1.300 CFOs und leitende Angestellte im Finanzbereich befragt wurden. Die Studie ergab, dass die heutigen CFOs von einer deutlichen Weiterentwicklung der Aufgaben der Rolle im Vergleich zu ihren Vorgängern berichten.
Während die frühere Generation von CFOs in Unternehmen Entscheidungen im Wert von 100 Millionen Dollar auf monatlicher oder vierteljährlicher Basis traf, treffen heutige CFOs Entscheidungen im Wert von 1 Milliarde Dollar wöchentlich – oder sogar täglich.
Stellen Sie sich vor, dass diese 1-Milliarde-Dollar-Entscheidungen jede Woche (oder jeden Tag) auf Daten beruhen, die sich später als ungenau herausstellen. Die Anforderungen an ein genaues und zuverlässiges Finanz-Reporting sind heute höher als je zuvor, was eine solide Integrität der Finanzprozesse erfordert, die in das Reporting einfließen.
Die Finanzabteilung beeinflusst die strategischen Aktivitäten des Unternehmens
Darüber hinaus wird von CFOs nicht nur erwartet, dass sie für eine korrekte Finanzberichterstattung sorgen, sondern auch, dass sie sich aktiv an der strategischen Entwicklung ihrer Organisationen beteiligen.
So hat Accenture herausgefunden, dass 72 % der CFOs das letzte Wort bei der technologischen Ausrichtung des Unternehmens haben.
Als Reaktion auf diese erweiterte Rolle haben 86 % der CFOs die Häufigkeit und den Umfang der Zusammenarbeit mit ihren C-Suite-Partnern wie dem Chief Information Officer (CIO) und Chief Accounting Officer (CAO) erhöht. CFOs haben heute eine ganze Reihe neuer Aufgaben und Verantwortlichkeiten übernommen, die nicht nur auf die Finanzfunktion beschränkt sind.
Umso wichtiger ist es, dass die strategischen Entscheidungen, die sie beeinflussen, auf genauen Finanzdaten basieren und durch vorausschauende Erkenntnisse vorangetrieben werden.
Wie man Finanzprozesse standardisiert
Obwohl Automatisierung oft als die “ultimative Lösung” für die Sicherstellung eines akkuraten Berichtswesens und den Zugang zu vorausschauenden Erkenntnissen positioniert wird, ist die Standardisierung der Prozesse der Schlüssel zum Erfolg. Ein unorganisierter, fehlerhafter Prozess, der automatisiert wird, führt immer noch zu Fehlern und erhöht das Risikoprofil einer Organisation. Daher muss bei Automatisierung der Finanzabteilung die Standardisierung der Finanzprozesse beachtet werden.
Wo die Standardisierung im Finanzwesen beginnt
Der erste Schritt zur Standardisierung besteht darin, den Zustand der aktuellen Prozesse zu verstehen. Finanzleiter sollten sich die Zeit nehmen, ihre aktuellen Arbeitsabläufe und Prozesse durch Flow-Charts, Diagramme und andere notwendige Mittel zu dokumentieren. Dies wird helfen, Prozesslücken, Abhängigkeiten und Auslöser zwischen den Prozessen, den Umfang der aktuellen Prozesse und den Bedarf an Transparenz aufzudecken. Einige Schlüsselbereiche des Abschlusses, in denen eine Standardisierung besonders wichtig ist, sind:
- Abschlusskalender und Schlüsselaufgaben: Das Entwerfen und Ausführen eines Abschlusskalenders, der festlegt, wann die wichtigsten Aufgaben erledigt sein müssen, ist eine gängige Praxis von Weltklasse-Organisationen mit einem Abschluss unter sieben Tagen.
- Stammdaten und Strukturen: Die Qualität der Daten, die in den Abschlussprozess einfließen, ist vielleicht einer der wichtigsten Indikatoren dafür, wie genau die Daten sein werden, wenn sie in das Berichtswesen einfließen. Der Umgang mit komplexen Datenumgebungen, wie der ERP-Landschaft, ist entscheidend für die Kontrolle und Konsistenz der Stammdaten.
- Richtlinien, Prozessdesign und Service-Platzierung: Bewerten Sie, ob Ihr Prozess-Framework, einschließlich der Kontrollstrukturen, Ihre Compliance-Anforderungen unterstützt. Wenn nicht, wie kann dies optimiert werden, um die Compliance-Standards einzuhalten?
- Rollen und Verantwortlichkeiten: Klären Sie Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Abschlussprozesses, insbesondere bei Übergaben innerhalb der Finanzprozesse und bei Übergaben zwischen vor- und nachgelagerten Prozessen.
Bei der Untersuchung von Finanzprozessen ist es auch wichtig, die größte Ressource der Organisation im Auge zu behalten: Mitarbeiter und ihre Rollen in den Prozessen. Arbeiten die Teams an wertschöpfenden Aufgaben oder an banalen, sich wiederholenden Arbeiten? Die Bestimmung, welche dieser Routineaufgaben mit geringem Wert automatisiert durchgeführt werden können, hilft dabei, ein Bild davon zu erstellen, wie ein idealer, optimierter Finanzabschluss für Ihr Unternehmen aussehen wird.
Sobald die Finanzprozesse standardisiert sind, kann Automatisierung eingefügt werden, um den vollen Nutzen und ROI der Finanztransformation zu erreichen.
Den richtigen Partner für die Finanztransformation finden
Die Standardisierung von Prozessen kann knifflig sein, vor allem in einem großen Unternehmen, in dem verschiedene Komplexitäten zu berücksichtigen sind. Aus diesem Grund ist es wichtig, Experten für den Finanzabschluss zu finden, die Ihr Unternehmen während der gesamten Finanztransformation begleiten.
Der richtige Partner, wie Trintech, wird Zeit mit Ihrer Organisation verbringen, um Ihre Finanzprozesse zu optimieren und die Endziele und ROI-Anforderungen zu definieren, sodass Sie, wenn Sie mit der Automatisierung des Finanzabschlusses beginnen, Vertrauen in Ihre Prozesse haben.
“[Trintech] haben uns an die Hand genommen und uns durch den Prozess geführt. Wenn wir eine andere Softwarelösung implementieren würden, würden wir unsere Erfahrungen mit der Trintech-Implementierung als Vorbild nehmen.” – Panera Bread
Die Transformation des Finanzwesens ist heute entscheidend für die Unterstützung der CFOs, ihrer Finanzfunktion und den Erfolg des gesamten Unternehmens – und sie beginnt mit der Standardisierung. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine intelligente Finanzfunktion schaffen, die den Unternehmenserfolg unterstützt, mit dem gemeinsamen On-Demand-Webinar von Accenture und Trintech.
Von Ashton Mathai
