Die Finanzabteilung ist eine der dynamischsten Abteilungen einer Organisation. Abhängig von sich ständig ändernden Gesetzen und Vorschriften sowie von Marktschwankungen und Führungserwartungen ist die Finanzabteilung ein kritischer Knotenpunkt für jede Organisation. Audit, die fortgeschrittene Datenanalyse und die Bedarfsplanung sind nur einige der Aufgaben, die von den Finanz- und Buchhaltungsteams erwartet werden.
Leider ist die Abteilung häufig nicht in der Lage, den Record to Report Prozess effektiv zu verwalten. Stattdessen werden ineffektive Prozesse und Hilfsmittel genutzt, wie z.B. komplizierte Tabellenkalkulationssysteme und manuelle Methoden. Aus diesem Grund sind viele Unternehmen bestrebt, neue Technologien, wie z.B. Robotic Process Automation (RPA), in ihrer Finanzabteilung zu implementieren, und dieser Prozess beginnt mit der Planung Ihrer Finanztransformations-Roadmap.
Einige Unternehmen zögern vielleicht aufgrund des globalen Klimas, die nächsten Schritte bei einem Finanztransformationsprojekt zu unternehmen. Aber jetzt könnte tatsächlich der beste Zeitpunkt sein, um mit der Planung der digitalen Finanztransformation Ihres Unternehmens zu beginnen.
Der Schub zur Digitalisierung
Laut einer kürzlich durchgeführten Trintech-Umfrage waren nur 19% der Unternehmen vollständig darauf vorbereitet ihre Finanzprozesse in Folge von COVID-19 virtuell durchzuführen. Für diejenigen, die unvorbereitet waren, wurde der Vorstoß zur Digitalisierung der Finanzprozesse noch dringlicher. Mit der Pandemie kam die Erkenntnis, dass Unternehmen die rasante Geschwindigkeit, mit der sich das globale Geschäft verändert, nicht ignorieren können. Eine Umfrage, die kurz nach der globalen Umstellung auf virtuelles Arbeiten von der Hackett Group durchgeführt wurde, ergab, dass fast 80 % der Unternehmen beschlossen, ihre Roadmaps für die Finanztransformation weiter zu verfolgen, um ihren Mitarbeitern an vielen verschiedenen Standorten und den neuen Anforderungen an das Unternehmen insgesamt gerecht zu werden. Der ständige Bedarf an Finanzmodellen und -prognosen (und Anpassungen) erfordert sofort verfügbare, transparente, genaue und relevante Informationen. Die meisten CFO-Teams sind auf diesen Bedarf an Informationen für die Führung des Unternehmens nicht wirklich vorbereitet.
“…fast 80% der Unternehmen setzen ihren Transformationsprozess fort. Und in den Gesprächen, die wir mit unseren Kunden geführt haben, macht Digitalisierung einen Unterschied. Wir wissen, dass Transformationsprojekte, die bereits im Gange sind, beschleunigt werden. Und wenn sich diese Projekte in der Planungsphase befunden hätten, werden sie jetzt grünes Licht erhalten. Die Umstellung auf Digitalisierung ist gerade jetzt unglaublich wichtig und dringend geworden”. – Bill Marchionni, Account-to-Report Global Advisory Program Leader, The Hackett Group
Diese Unternehmen wissen, dass die Fortsetzung ineffektiver, fragmentierter manueller Vorgehensweisen das Unternehmen unter anderem wegen ungenauer Daten, Verstößen gegen Richtlinien und versäumten Fristen in Gefahr bringt. Dies gilt insbesondere jetzt, da viele Unternehmen nach den Auswirkungen der Pandemie auf virtuelles Arbeiten umgestellt haben.
Und obwohl die wirtschaftlichen und gesundheitlichen Auswirkungen der Pandemie nachlassen werden, wird die Erwartung, dass Unternehmen ihren Buchhaltern die Möglichkeit bieten können, von überall zu arbeiten, präsenter denn je sein. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über die geeigneten Technologien und Kontrollen verfügen, um sowohl der sich wandelnden Belegschaft als auch dem Geschäftsumfeld gerecht zu werden.
Kosten berücksichtigen
Aufgrund von COVID-19 erwarteten 46% der Unternehmen in der Umfrage der Hackett Group einen Rückgang ihrer Einnahmen um bis zu 50%. Das bedeutet, dass Unternehmen nach Möglichkeiten suchen werden, ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und in allen Geschäftsbereichen effizienter zu gestalten. Die Suche nach Möglichkeiten, Ihren Finanzabschlussprozess zu automatisieren und fortschrittliche Technologien wie RPA und KI zu nutzen, wird dazu beitragen, die Effizienz und Effektivität Ihres Buchhaltungsteams zu steigern. Aus diesem Grund ist es wichtiger denn je, mit der Finanztransformation zu beginnen.
Eine gesunde Organisation benötigt ihre Finanzabteilung, um wertschöpfende Initiativen mit Kostensenkungen in Einklang zu bringen, wenn dies erforderlich ist. Auf diese Weise kann das Unternehmen ein nachhaltiges Wachstum schaffen, bei dem die Ausgaben gegebenenfalls minimiert und die sich bietenden Chancen genutzt werden.
Die Art und Weise, wie Ihre Organisation ihre Finanzprozesse abwickelt, erfordert diesen ausgewogenen Ansatz. Während manuelle Prozesse und Tabellenkalkulationen es Ihren Finanz- und Buchhaltungsteams nur erlauben, jeden Monat das absolute Minimum zu erledigen, ermöglicht es Ihrer Organisation nicht, ein Niveau an Exzellenz zu erreichen, das sie auf dem Markt erheblich voranbringen kann. Automatisierungs- und RPA-Initiativen mögen auf den ersten Blick kostspielig erscheinen, können aber neue Wachstumschancen schaffen und sowohl lang- als auch kurzfristig Einnahmen sparen.
Unternehmen müssen auch die Kosten – in Risiko und in Dollar – bedenken, die entstehen, wenn sie nichts tun, um die Finanzsysteme zu automatisieren. Teresa Mackintosh, CEO von Trintech, teilt diese Perspektive:
“Der Status quo hat seine eigene Dynamik. Im Moment ist es leicht, es aufzuschieben, bis wir ‘wieder zur Normalität’ zurückkehren, aber was wir bei den Unternehmen beobachten, ist, dass dies keine gute Option ist, weil es innerhalb des Finanzrahmens so viele Risiken schafft – und zwar nicht nur für die internen Kontrollen, sondern es besteht auch eine riesige Informationslücke, die für das Management des Unternehmens erforderlich ist.”
Sichern Sie Ihre Finanzprozesse für die Zukunft ab
Niemand sah die Pandemie kommen, und nur sehr wenige Unternehmen waren vollständig auf die unmittelbaren Auswirkungen der Pandemie vorbereitet. Viele Unternehmen mussten auf Business-Continuity-Pläne zurückgreifen oder sich nach neuen Technologien umsehen, um eine nachhaltigere Möglichkeit zu finden, ihre Arbeit virtuell zu erledigen.
Unternehmen, die bereits Cadency von Trintech zur Unterstützung ihres Record to Report-Prozesses implementiert hatten, stellten jedoch fest, dass der Wechsel zu einer virtuellen Belegschaft einfacher war als bei Unternehmen, die zu dieser Zeit Tabellenkalkulationen und manuelle Verfahren einsetzten. Darüber hinaus werden Unternehmen, die ihre Roadmaps zur Finanztransformation seit der Pandemie mit Cadency begonnen haben, ROI-Ergebnisse wie diese sehen:
- Reduzierung der Gesamtzahl der abzugleichenden Konten um bis zu 90%.
- Bis zu 76% weniger Cash Shortages
- Bis zu 75% Zeitersparnis bei Nacharbeiten aufgrund von Falschangaben
- Bis zu 62% Rückgang des Betrags von Abschreibungen
„Cadency has been an incredible investment for our organization, as it was a key step in our world-class finance initiative to regain control of our balance sheet, build capacity to absorb growth and simplify the month end process.” –Secure Trust Bank
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