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Wie Kunden durch die Automatisierung ihres SAP®-Abschreibungsprozesses 3.600 Stunden im Jahr einsparen

Die Rolle des CFO hat in den letzten Jahren einen tiefgreifenden Wandel erfahren. Traditionell lag der Schwerpunkt auf Buchhaltung, Finanzberichterstattung und Compliance. Heute spielen CFOs eine eher strategische Rolle, bei der sie die Richtung und den Erfolg ihres Unternehmens vorantreiben, indem sie ihr Wissen und ihr Verständnis der finanziellen Lage des Unternehmens nutzen. Jedoch müssen traditionelle Aufgaben weiterhin korrekt und vollständig ausgeführt werden, sodass sie jetzt einfach mehr mit weniger erreichen müssen. Angesichts dieser Realität suchen Organisationen nach Möglichkeiten, alltägliche Aktivitäten in ihrem Abschlussprozess zu automatisieren, um Ressourcen für mehr kognitive Aktivitäten wie Analyse und Entscheidungsfindung freizusetzen.

Trintech hilft vielen Firmen, ihren Finanzabschlussprozess zu rationalisieren, indem innovative Technologien einsetzt werden, um Abschlussaufgaben innerhalb der ERP(s) des Kunden (wie SAP® ECC, S/4HANA, Oracle EBS usw.) zu automatisieren. Beispielsweise ist die Ausführung des “Abschreibungs-Buchungslaufs” ein Teil des Finanzabschlussprozesses, der traditionell von Finanz- und Buchhaltungsteams durchgeführt wird. Es handelt sich um einen langwierigen Prozess, der für jede Einheit innerhalb der Organisation gewissenhaft durchgeführt werden muss und jedes Jahr Hunderte von Stunden manueller Arbeit in Anspruch nehmen kann.

Das nachstehende Diagramm zeigt die typischen manuellen Schritte, die mit dem Abschreibungsbuchungsprozess verbunden sind:

  1. Firmeninterne Tools wie E-Mail und Tabellenkalkulationen werden verwendet, um den Arbeitsablauf für Abschlüsse zu verwalten und den Ausführungsstatus manuell zu verfolgen
  2. Manuelle Anmeldung in der ERP-Instanz und Durchführung von periodischen Anlagebuchungen
  3. Abschreibungslauf im Testmodus ausführen
  4. Extrahieren der Abschreibungssimulationsberichte, Anlagenänderungsstämme und Analyse der Protokolle auf eventuelle Fehler. Durchführung einer Abweichungsanalyse, indem die aktuellen Daten mit den Daten der letzten Periode verglichen werden.
  5. Abschreibungslauf im Produktivmodus und Protokollprüfung, um den erfolgreichen Lauf zu bestätigen
  6. Aktualisieren des Status der Aufgabe

Wie Sie sehen, ist die manuelle Vorgehensweise mühsam und erhöht nicht nur den Zeit- und Kostenaufwand für die Durchführung der Abschreibungsbuchung, sondern erhöht auch das Risiko von Fehlern, die möglicherweise eine Nacharbeit erfordern. Trintech kann dabei helfen, diesen Prozess zu rationalisieren und zu automatisieren und gleichzeitig Kosten und Risiko zu reduzieren.

Nun fragen Sie sich vielleicht, warum Sie in eine andere Lösung investieren sollten, wenn Sie bereits in ein teures ERP-System, andere RPA-Tools von Drittanbietern und selbst entwickelte Lösungen innerhalb Ihres ERP-Systems investiert haben oder planen, zu S/4HANA zu wechseln. ERP-Systeme wie SAP® ECC6, S/4HANA, Oracle EBS usw. leisten hervorragende Arbeit bei dem, wofür sie geschaffen wurden, bieten aber nicht die Automatisierung oder Kontrollen, die für einen effektiven und effizienten Finanzabschlussprozess erforderlich sind. Sie können einige dieser Herausforderungen lösen, indem Sie benutzerdefinierte Automatisierung und Integration mit RPA-Werkzeugen von Drittanbietern entwickeln, aber die meisten Anpassungen sind unerschwinglich teuer und sind nicht zukunftssicher. Wenn Unternehmen beispielsweise zu/von SAP® ECC6 oder S/4HANA migrieren, müssen die Automatisierungskomponenten von Grund auf neu konfiguriert werden. In der Regel werden diese Integrationen mit Hilfe eines „Presentation Layer“ durchgeführt, der fragil und fehleranfällig ist. So können einfache Änderungen der Bildschirmauflösung oder UI-Updates die automatische Ausführung von Aufgaben stoppen. Was Ihre Organisation braucht, ist ein holistischer Ansatz wie unser System of Accounting Intelligence™ (SOAI):

  • System of Integration – Nutzen Sie speziell entwickelte ERP- und JE-Konnektoren für die wichtigsten ERPs, APIs und RPA-Konnektoren von Drittanbietern für führende RPA-Tools.
  • System of Controls – Automatisieren Sie die wichtigsten Record to Report Prozesse, einschließlich Reconciliations (Balance Sheet, Intercompany und High Volume), Journalbuchungen (JE), Close-Management und Compliance, die nahtlos integriert werden können.
  • System of Automation – Wenden Sie innovatives, Risk Intelligent RPA™, wie z. B. Dynamic Account Maintenance, Dynamic Approval Routing usw., auf Ihre Prozesse an. Zudem ermöglichen eine Reihe von ERP-Bots, die native Automatisierung innerhalb führender ERPs, die Automatisierung von Journalbuchungen und die Automatisierung zum Durchführen von Close-Tasks.
  • Financial Controls AI™ (FC-AI) – Verwenden Sie durch maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz erstellte Algorithmen, um Trends in Ihren Daten zu untersuchen, Anomalien zu identifizieren und Arbeitsabläufe auf Grundlage des damit verbundenen Risikos zu automatisieren.

Wir wissen, dass sich die CFO-Organisation auf die Verbesserung und Optimierung des Record to Report-Prozesses konzentriert, um eine genaue Finanzberichterstattung zu erstellen und gleichzeitig Risiken und Kosten zu reduzieren. CIO-Organisationen legen Wert darauf, die Software von Drittanbietern auf ihre IT-Kernstrategien auszurichten, wie z. B. die Standardisierung von Tools und Prozessen, die Reduzierung des Anpassungsaufwands und Supports sowie die Gewährleistung der Einhaltung aller Sicherheitsanforderungen. Cadency wurde sowohl mit Blick auf den CFO als auch auf den CIO entwickelt. Unser System of Controls bietet CFOs Transparenz, während unser System of Integration and Automation direkt auf die Prioritäten des CIO abgestimmt ist. Es bietet Standardschnittstellen mit End-to-End-Daten- und Transportsicherheit und wird vollständig von Trintech gewartet und unterstützt. Dadurch entfällt nicht nur der teure Anpassungs-, Wartungs- und Support-Aufwand für unsere Kunden, sondern sie müssen sich auch zukünftig bei ERP-Upgrades keine Gedanken machen. Zudem sagt das Wall Street Journal, dass Unternehmen, die sich bei der Automatisierung von Rückstellungen, Anpassungen und internen Transaktionen auf Cloud-basierte Technologien verlassen, einen reibungslosen Abschluss erzielen können als Unternehmen, die On-Premise-Technologie in virtuellen privaten Netzwerken verwenden oder Daten manuell in Tabellenkalkulationen eingeben.

Für das Beispiel des “Abschreibungs-Buchungslaufs” bietet Cadency einen nahtlosen und völlig automatisierten Prozess, indem Cadency Close (System of Controls), Close Action Plan Router (System of Integration) und ERP Bots (System of Automation) zur Verbesserung von Kontrollen und Automatisierung eingesetzt werden. Mit Cadency sieht Ihr Abschreibungslauf wie folgt aus:

  • Verwenden Sie Cadency Close zur Verwaltung von Close-Tasks (sowohl manuell als auch automatisiert) und dessen Workflow.
  • Cadency Close löst die automatisierte Aufgabe unter Verwendung der Integration des Close Action Plan Routers (APR) aus
  • Verwenden Sie die sofort einsatzbereiten ERP-Bots von Cadency, um periodische Anlagenbuchungen und Abschreibungsbuchungen nativ innerhalb der ERPs wie SAP® ECC, S/4HANA, Oracle EBS usw. durchzuführen.
  • ERP-Bots verwenden Textanalysen zur Analyse von Abschreibungsberichten und protokollieren und berechnen Abweichungen als zusätzlichen Parameter, um die Genauigkeit des Laufs zu überprüfen.
  • ERP-Bots verwenden Close APR, um den Aufgabenstatus in Cadency Close zu aktualisieren.
  • Cadency Close löst die nächste Aufgabe aus, die im Plan für den Abschluss festgelegt ist

So sieht der vollautomatische Abschlussprozess nach der Implementierung unserer Cadency-Lösung aus:

Die Anwendung des oben beschriebenen Ansatzes rationalisiert den Finanzabschlussprozess und setzt wertvolle Ressourcen für kognitive Aufgaben frei, die dazu beitragen, die Finanzabteilung zu einem strategischen Akteur werden zu lassen. In einem Kundenbeispiel wurden allein durch die Automatisierung der Abschreibungsbuchung ca. 3.600 Stunden im Jahr eingespart. Nun stellen Sie sich dies für Hunderte von anderen Automatisierungsszenarien vor.

Für weitere Informationen darüber, wie Cadency Ihre Finanzabteilung transformieren kann, kontaktieren Sie uns.