Unabhängig davon, ob der Kontenabgleich eines Unternehmens intern oder über ein Shared Services Center (SSC) gehandhabt wird, die Herausforderungen sind dieselben. Dies liegt in erster Linie daran, dass die verwendeten Tools dieselben sind und fast immer fehleranfällige Tabellenkalkulationen enthalten.
Herausforderungen manueller Account Reconciliations
Tabellenkalkulationen sind seit Jahrzehnten das Rückgrat von Finanz- und Buchhaltungsteams. Obwohl sich die Technologie im Laufe der Jahre verändert und weiterentwickelt hat, verlassen sich viele Finanzabteilungen weiterhin stark auf ein veraltetes Tool, um den für die moderne Organisation äußerst komplizierten und detaillierten Abstimmungsprozess zu verwalten. Aufgrund dieser Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen befinden sich Unternehmen ständig in einem Berg von Arbeit begraben und verbringen übermäßig viel Zeit und Ressourcen, um den hochgradig manuellen Prozess aufrechtzuerhalten.
Zu den häufigsten Problemen im Zusammenhang mit dem Abstimmungsprozess gehören ein allgemeiner Mangel an Transparenz und Kontrolle, ineffiziente Prozesse und gesteigertes Risiko. Während sich Unternehmen häufig zuerst auf den Abstimmungsprozess konzentrieren, ist es unerlässlich, den R2R-Prozess ganzheitlich zu betrachten.
Kontrollen verbessern
Reconciliations sind die hauptsächliche Kontrolle um Fehler und Auslassungen in den Bilanzkonten aufzudecken und zu mindern. Die Planung und Effizienz Ihres Abstimmungsprozesses sind daher der Schlüssel zur Erkennung falscher Angaben vor der Publizierung. Alle Fehler, die von Ihrem Wirtschaftsprüfer und nicht vorher von Ihrem internen Team festgestellt werden, deuten auf eine wesentliche Schwäche Ihrer internen Kontrollumgebung hin.
Leider sind Tabellenkalkulationen das wichtigste Instrument, das in diesem Prozess verwendet wird. Da sie mit dem gesamten Team geteilt werden, wird es immer schwieriger, Änderungen zu verfolgen oder Fortschritte in Echtzeit sichtbar zu machen. Diese Probleme werden mit der Verteilung der Finanzteams auf verschiedene Standorte weltweit und dem einhergehenden Mangel an Kontrolle und Sichtbarkeit durch Tabellenkalkulationen verschärft.
Nehmen wir zum Beispiel an, ein Mitarbeiter hat eine Aufgabe in einer Checkliste zum Monatsende. Diese Aufgabe ist jedoch von einer anderen Person abhängig, die an einem anderen Ort ansässig ist und an dem Tag, an dem eine Aufgabe fällig ist, krank ist. Dies führt zu einem Engpass im Prozess, der vermieden werden könnte. Ähnliche Probleme entstehen, wenn Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeiten und Managern daher die Übersicht über die Fortschritte aktueller Aufgaben fehlt.
Eine solide Grundlage schaffen
Situationen wie diese sind auf die mit Tabellenkalkulationen einhergehenden Mängel zurückzuführen und stellen ein unnötiges Risiko für den Gesamtprozess dar. Bei Betrachtung des gesamten Abschlussprozesses bilden effiziente und effektive Abstimmungen die Grundlage für alle nachfolgenden Aktivitäten. Um sicherzustellen, dass Abschlussaufgaben rechtzeitig erledigt werden und von den entsprechenden Parteien genehmigt und überprüft werden können, erfordert es einen Kontrollrahmen. Mit einem funktionierenden System of Controls brauchen Sie sich nicht mehr um die Richtigkeit und Vollständigkeit aller Abschlussaufgaben sorgen, da sie wissen, dass alle Aufgaben mit entsprechender Dokumentation erledigt werden und genügend Zeit für die entsprechenden Parteien zur Genehmigung und Überprüfung vorhanden ist.
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