Aufgrund einer steigenden Anzahl von amtlichen Compliance-Richtlinien und strengeren Finanzprüfungen werden viele Unternehmen vor die Herausforderung gestellt, stärkere Kontrollen im R2R-Prozess durchzusetzen – besonders in Wachstumsphasen, in denen ihre Unternehmensstrukturen komplexer und somit potenziell unübersichtlicher werden.
Gleichzeitig wird Risikomanagement eine immer wichtigere Priorität von CEOs. Durch effektives Risikomanagement lassen sich nicht nur potenziell rufschädigende Finanzpannen, sondern auch fehlerhafte Unterlagen für Führungsgremien vermeiden. Darüber hinaus wird Risikomanagement auch als Tool verwendet, um effektive Business-Strategien durch neue Erkenntnisse zu entwickeln.
Manuelle Prozesse im Umgang mit Finanzdaten sind in dieser Hinsicht ein großes Problem für Unternehmen, da sie es ihnen aufgrund ihrer unzureichenden Transparenz erschweren, Schwachstellen und Risikobereiche zu identifizieren. Der nicht vorhandene Überblick über den Finanzabschlussprozesses hindert Unternehmen daran, potenzielle und bereits bestehende Probleme aufzufinden.
Im Folgenden stellen wir fünf Best-Practices fürs Risikomanagement vor, damit Sie Ihren Risikorahmen optimieren und in Ihrem Unternehmen eine erfolgreiche Risikokultur aufbauen können.
1. Vermeiden Sie den Status Quo
Jedes Mal wenn Unternehmen darüber nachdenken, ob Sie Änderungen an bereits bestehenden Prozessen vornehmen sollen, gibt es einen Moment des Zögerns. Große Veränderungen können einen Dominoeffekt auf die gesamte Unternehmensstruktur haben, was den täglichen Betrieb in der Übergangsphase komplexer gestalten kann. Das kann in Organisationen Angst hervorrufen, doch diese Angst vor Veränderung kann dazu führen, dass einige Unternehmen nie Verbesserungen vornehmen.
Zögern an sich ist nichts schlechtes – Reflexion ist wichtig, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die richtige Lösung für entsprechendes Problem ausfindig macht. Es ist keine gute Idee, sofort die erste Option zu wählen, die gut klingt, ohne andere Optionen abzuwägen.
Die Strategien, die Unternehmen über die Jahre hinweg nutzen, um mehr Wachstum zu erzielen, wiederholen sich fast nie und sind kaum identisch. Indem Unternehmen das tun, was sie bereits schon immer getan haben, ohne neue Technologien einzusetzen, erhöht sich ihr Risiko von Schwachstellen, die zu zeitaufwändigen, fehlerhaften Audits und potenziellen Falschangaben führen können.
Ihr Unternehmen, egal ob beabsichtigt oder nicht, hat seinen eigenen Status Quo bezüglich der Handhabung von Veränderung und Wachstum generiert. Die Fortsetzung des Status Quo blockiert jedoch oft Innovation und Fortschritt, sodass die Vorteile, die durch gut geplante Veränderungen erzielt werden, ausbleiben. Dies erschwert es Unternehmen, sich in Zeiten von Marktfluktuationen zu bewähren.
2. Verstehen Sie Ihr Risikoprofil
Die Risikoumgebung vieler Organisationen wird aufgrund neuer inländischer und internationaler Compliance-Regulierungen immer komplexer und schwieriger zu verwalten. Viele CEOs haben „Risiko“ und „Risikokultur“ daher zu Prioritäten gemacht, die positiv zu ihren Entscheidungsfindungen beitragen sollen.
Um eine gesunde Risikokultur in einem Unternehmen effektiv durchzusetzen, sollten zunächst die grundlegenden Erwartungen geklärt werden. Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, was ihre spezifischen Risikomanagementziele und die übergeordneten Ziele des Unternehmens sind. Wie hoch ist die Risikotoleranz Ihres Unternehmens? Wie viel Zeit, Geld und Ressourcen sind Sie bereit in Ihr Risikomanagement zu investieren? Sind Sie bereit, mehr zu investieren, nachdem die kritischen Risiken abgedeckt sind, oder würden Sie eher einen Kompromiss eingehen?
Unternehmen sind sich generell über die wichtigen Probleme in ihrer Risikoumgebung im Klaren, doch nur wenige denken über die Einzelheiten und spezifische „Was wäre, wenn?“ Szenarien nach. Bevor Sie eine Strategie für das Erreichen Ihrer Ziele aufstellen, ist es wichtig, zu wissen, wo Sie sich derzeit befinden und welche Ziele Sie mit Bezug auf Ihre Gesamtentwicklung anstreben sollten.
3. Schaffen Sie eine solide Basis
Das ultimative Risikomanagementziel jedes Unternehmens ist es, die beste Risikominderungsstrategie mit dem wenigsten Zeit- und Geldaufwand aufzustellen. Dieses Ziel kann am besten durch ein solides Fundament in Ihrem Risikomanagement erreicht werden.
Zielen Sie zunächst auf „Flächendeckung“ ab. Eines der größten Probleme bei der Etablierung von finanziellen Kontrollmechanismen in Unternehmen ist, dass die meisten Risikobereiche nicht gleichbleibend sind. Eine der Ursachen von finanziellen und rufschädigenden Risiken ist das Nichtbefolgen neuer amtlichen Richtlinien. Der Arbeitsaufwand, der benötigt wird, um die Compliance bezüglich dieser Richtlinien zu sichern, ändert sich mit der Größe Ihres Unternehmens, insbesondere in Wachstumsphasen.
Sie sollten sich daher nicht nur auf ein spezifisches Problem konzentrieren, sondern eine „flächendeckende“ Strategie entwerfen, die mehrere Risikobereiche gleichzeitig abdecken kann. Um eine effektive Strategie zur Risikominderung aufzustellen, sollten sie betriebliche, reportingspezifische und compliancespezifische Risikokategorien genau betrachten und evaluieren. Nicht alle Kategorien benötigen gleich viel Aufmerksamkeit. Bestimmen Sie, was Sie in jeder Kategorie erreichen möchten, und messen Sie später die Ergebnisse, um ggf. Änderungen vorzunehmen.
Wenden Sie Best-Practices an
Viele Unternehmen sind sich bei der Erstellung eines Risikomanagement-Rahmens unsicher, womit Sie beginnen sollen. Jedes Unternehmen hat ein vielschichtiges Risikoprofil mit verschiedenen Leveln an akzeptablen und kritischen Risiken und es ist oft schwierig, ein Unternehmen mit exakt derselben Situation wie Ihr eigenes zu finden, was Sie als Modell nutzen können.
Wenn Sie eine Strategie entwerfen oder wenn Sie bereits eine Risikomanagement-Strategie implementiert haben, eignet es sich, Institutionen, die sich mit dem Thema beschäftigen, zu Rate zu ziehen. Das Committee of Sponsoring Organizations oder COSO ist ein gute Informationsquelle, wenn es darum geht Systeme für interne Kontrollen und Testmechanismen bezüglich der Effektivität der Kontrollen zu entwickeln. Egal, wie Sie Ihr Risikomanagement verwalten wollen, ist es wichtig von anderen zu lernen, um fundiertes Wissen für die Evaluierung Ihrer Risikomanagement-Lösung zu haben.
4. Legen Sie fest, wie viel und worein Sie investieren möchten
Die meisten Unternehmen haben bereits eine Strategie für ihr Risikomanagement – oft handelt es sich hierbei um eine Strategie, die in der Lage ist, sich neuen Risikobereichen und Herausforderungen anzupassen.
Leider hat die Mehrheit der Unternehmen keine klare Vorstellung davon, wie sie ihr Geld investieren sollen, um diese Strategie konsequent durchzusetzen. Administrative Kosten, Wartungskosten und alle weiteren Fix- und variablen Kosten werden oft außer Acht gelassen. Diese Kosten können sich anhäufen, wenn Sie nicht aufpassen. Es ist daher wichtig, einen genauen Budgetplan zu entwerfen.
5. Nutzen Sie Technologie
In Anbetracht der steigenden Wichtigkeit von Risikomanagement für CEOs und der expandierenden risikobasierten Entscheidungskultur als Tool für Business-Strategien sollten Finanzteams eine größere Rolle in diesen Bereichen spielen. Die Standardisierung von Finanzprozessen, Arbeitsabläufen und Formaten reduziert das Risiko bei Audits sofort. Technologie bietet hochentwickelte Ressourcen fürs Risikomanagement in Finanzabteilungen – das Problem ist, dass, obwohl die Technologie existiert, sie nicht oft genug genutzt wird.
Die Automatisierung von Kontrolltests hilft Ihren Mitarbeitern, Vertrauen in die vereinbarten Risikorichtlinien zu gewinnen und Entscheidungen souverän zu treffen. Journalvalidierung und Scoping sind typischerweise sehr manuelle Prozesse. Wenn Sie den manuellen Aspekt dieser Aufgaben eliminieren, muss Ihr Team weniger Zeit mit der Datenerfassung verbringen und kann mehr Zeit in die Analyse von Daten investieren. Darüber hinaus werden gängige Quellen für Risiken und Fehler eliminiert.
Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Automatisierungstechnologie nutzen können, um Ihre Risikomanagementstrategie zu optimieren, lesen Sie mehr über die Automatisierung Ihrer Varianzanalyse.
Von Caleb Walter & Jon Sykora
